Un·e assistant·e de direction
Offre n° O047250929000469
Publiée le 29/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1633 avenue du général leclerc, Agen (Lot-et-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/12/2025
Date limite de candidature
29/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le Département de Lot-et-Garonne recrute un·e assistant·e de direction
Direction administrative et financière
Direction générale adjointe des ressources et de l'éducation
Direction administrative et financière
Direction générale adjointe des ressources et de l'éducation
Missions / conditions d'exercice
Placé·e sous l’autorité de la directrice administrative et financière, agent chargé d’apporter une aide permanente aux directeurs et chefs de service de la DGA en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers de la direction générale adjointe.
Les activités principales du poste sont les suivantes :
- Accueil physique et téléphonique, planification et organisation matérielle des réunions, gestion des agendas des directeurs et chefs de services, gestion des déplacements,
- Réalisation / mise en forme de travaux de bureautique
Courrier :
- Ouverture et tri du courrier par service
- Enregistrement courrier départ et arrivée et gestion chrono, gestion sous AIRS Courrier
- Mise en forme /saisie de courriers / publipostage/ envoi dans le respect de la charte graphique du Département,
- Suivi des instances de la direction : Suivi des demandes DGS (transmission aux directions et services, s’assurer des réponses dans les délais…)
- Rédiger des courriers, assurer les publipostages,
Rapports et notes :
- Rapports VP / commissions / CP/sessions (Gedelib) : saisie et veille sur la qualité formelle des rapports- respect des circuits de validation du processus décisionnel de la collectivité, en lien avec le service de l’Assemblée,
- Mise en forme de différents rapports (orientations budgétaires, rapport d’activités..) notes d’information, …
- Divers travaux de mise en forme (diaporama / modèle de documents, formulaires, tableau sous Excel…)
- Suivi des parapheurs,
- Photocopies diverses
Secrétariat de commissions spécialisées :
- Ordre du jour, convocation, gestion dématérialisée des rapports, établissement des comptes-rendus,
Suivi et tenue de tableaux de bords à la demande des directions :
- Tableau récapitulatif de suivi de tous les rapports
- Suivi des évaluations et plan de formation des ATTEE
Classement et archivage :
- Organisation du classement physique et numérique des dossiers de la direction sous le serveur commun « dgam »
- Gestion des chronos notes par direction,
- Classement de dossiers numériques et physiques
- Bordereaux d’élimination des documents périmés et de versement aux Archives départementales.
- Gestion commandes des fournitures et documentation pour les directions, gestion des copieurs de services de la DGA
Suivi des projets et activités des directions :
- Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne du secrétariat/ Préparation de dossiers avant réunions / anticipation des besoins des services / Rappeler les échéances pour les respecter /
- Appui en secrétariat auprès des services de la direction et participation à l’organisation de manifestions organisée par la DGARE
- Saisie de frais de déplacement des ATTEE, « Chœur en scènes », journée de cohésion…
- Remplacement des autres assistants de direction de la DGARE
Les activités principales du poste sont les suivantes :
- Accueil physique et téléphonique, planification et organisation matérielle des réunions, gestion des agendas des directeurs et chefs de services, gestion des déplacements,
- Réalisation / mise en forme de travaux de bureautique
Courrier :
- Ouverture et tri du courrier par service
- Enregistrement courrier départ et arrivée et gestion chrono, gestion sous AIRS Courrier
- Mise en forme /saisie de courriers / publipostage/ envoi dans le respect de la charte graphique du Département,
- Suivi des instances de la direction : Suivi des demandes DGS (transmission aux directions et services, s’assurer des réponses dans les délais…)
- Rédiger des courriers, assurer les publipostages,
Rapports et notes :
- Rapports VP / commissions / CP/sessions (Gedelib) : saisie et veille sur la qualité formelle des rapports- respect des circuits de validation du processus décisionnel de la collectivité, en lien avec le service de l’Assemblée,
- Mise en forme de différents rapports (orientations budgétaires, rapport d’activités..) notes d’information, …
- Divers travaux de mise en forme (diaporama / modèle de documents, formulaires, tableau sous Excel…)
- Suivi des parapheurs,
- Photocopies diverses
Secrétariat de commissions spécialisées :
- Ordre du jour, convocation, gestion dématérialisée des rapports, établissement des comptes-rendus,
Suivi et tenue de tableaux de bords à la demande des directions :
- Tableau récapitulatif de suivi de tous les rapports
- Suivi des évaluations et plan de formation des ATTEE
Classement et archivage :
- Organisation du classement physique et numérique des dossiers de la direction sous le serveur commun « dgam »
- Gestion des chronos notes par direction,
- Classement de dossiers numériques et physiques
- Bordereaux d’élimination des documents périmés et de versement aux Archives départementales.
- Gestion commandes des fournitures et documentation pour les directions, gestion des copieurs de services de la DGA
Suivi des projets et activités des directions :
- Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne du secrétariat/ Préparation de dossiers avant réunions / anticipation des besoins des services / Rappeler les échéances pour les respecter /
- Appui en secrétariat auprès des services de la direction et participation à l’organisation de manifestions organisée par la DGARE
- Saisie de frais de déplacement des ATTEE, « Chœur en scènes », journée de cohésion…
- Remplacement des autres assistants de direction de la DGARE
Profils recherchés
Compétences requises pour occuper l’emploi
Les savoirs
Qualifications obligatoires
- Connaissance de l'environnement institutionnel des collectivités territoriales,
- Techniques de secrétariat - Organisation et gestion du temps- Règles d’expression orales et écrites – Maitrise de l’orthographe, de la grammaire et de la syntaxe,
- Maîtrise des outils de bureautique (WORD, OUTLOOK, POWER POINT, EXCEL)
Qualifications autres
- Maîtrise des logiciels AIRS Courrier, GEDELIB, GSO, ASTRE
- Connaissance de l’organisation de la collectivité – Maîtrise des circuits et procédures
- Vocabulaire professionnel de la direction
- Utilisation du site de commandes de fournitures Web du fournisseur
Les savoirs faire
- Savoir s'organiser et gérer les priorités
- Savoir planifier et organiser des réunions
- Savoir respecter des procédures et circuits d’information
- Savoir relayer des informations, savoir communiquer,
- Savoir rédiger des invitations à des réunions, des courriers, des comptes-rendus de réunions,
- Savoir procéder au classement et à l’archivage physique et numérique des pièces et documents administratifs, comptables ou financiers.
- Tenues de tableaux de bord et outils de planification et suivi
Les savoirs être
- Sens de l’organisation, Autonomie
- Réactivité, disponibilité, adaptabilité
- Dynamisme, Initiative
- Qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe
- Discrétion professionnelle
– Respect de la confidentialité
Particularités liées au poste
- Travail en équipe
- Disponibilité, cycle et pics d’activité liée au processus décisionnel de la collectivité.
- Lien fonctionnel avec le service de l’Assemblée, le secrétariat général, le Cabinet de la présidence.
- Personne ressources pour l’organisation matérielle des activités de la DGA
Les savoirs
Qualifications obligatoires
- Connaissance de l'environnement institutionnel des collectivités territoriales,
- Techniques de secrétariat - Organisation et gestion du temps- Règles d’expression orales et écrites – Maitrise de l’orthographe, de la grammaire et de la syntaxe,
- Maîtrise des outils de bureautique (WORD, OUTLOOK, POWER POINT, EXCEL)
Qualifications autres
- Maîtrise des logiciels AIRS Courrier, GEDELIB, GSO, ASTRE
- Connaissance de l’organisation de la collectivité – Maîtrise des circuits et procédures
- Vocabulaire professionnel de la direction
- Utilisation du site de commandes de fournitures Web du fournisseur
Les savoirs faire
- Savoir s'organiser et gérer les priorités
- Savoir planifier et organiser des réunions
- Savoir respecter des procédures et circuits d’information
- Savoir relayer des informations, savoir communiquer,
- Savoir rédiger des invitations à des réunions, des courriers, des comptes-rendus de réunions,
- Savoir procéder au classement et à l’archivage physique et numérique des pièces et documents administratifs, comptables ou financiers.
- Tenues de tableaux de bord et outils de planification et suivi
Les savoirs être
- Sens de l’organisation, Autonomie
- Réactivité, disponibilité, adaptabilité
- Dynamisme, Initiative
- Qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe
- Discrétion professionnelle
– Respect de la confidentialité
Particularités liées au poste
- Travail en équipe
- Disponibilité, cycle et pics d’activité liée au processus décisionnel de la collectivité.
- Lien fonctionnel avec le service de l’Assemblée, le secrétariat général, le Cabinet de la présidence.
- Personne ressources pour l’organisation matérielle des activités de la DGA
Contact et modalités de candidature
Contact
0553694036
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation, CV récent et un arrêté de dernière situation administrative obligatoire pour les agents titulaires de la fonction publique), au lien ci-dessous :
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.