En véritable binôme avec la Responsable, vos missions consisteront à :
• Assurer l’organisation administrative et logistique des formations
o Lorsque la demande de formation est validée par la collectivité, procéder aux inscriptions auprès des organismes de formation et assurer le suivi des conventions, convocations et facturations en lien avec l’assistante de formation chargée de la comptabilité
o Organiser la logistique des formations (réservations de salles, envoi des documents pédagogiques, relations avec les prestataires…)
o Saisir les éléments de formation qui ont lien avec l’accompagnement des parcours professionnel dans le logiciel métier Hr Acess
o Suivre les préparations, inscriptions et demandes d’absences pour concours, examens professionnels et de toutes les formations en lien avec l’accompagnement des parcours professionnels
o Préparer des réponses aux demandes de formation en lien avec l’'accompagnement des parcours professionnel et notamment le Compte personnel de formation.
o Alimenter et suivre des tableaux de bord / Préparer des tableaux de suivi
o Effectuer et partager un reporting sur les activités / travail en équipe
o Vous participerez également au fonctionnement global du service avec notamment le suivi administratif des obligations de formation.

• Assurer l’accueil et l’orientation des agents et prestataires
o Répondre aux sollicitations téléphoniques et physiques et orienter les interlocuteurs
o Fournir un premier niveau d’information sur les concours, formations et dispositifs en lien avec l’accompagnement des parcours professionnels
o Gérer les agendas et prises de rendez-vous pour le service « Accompagnement des parcours professionnels » et participer à la préparation et au suivi des réunions du Pôle