Un assistant de direction à l’Administration générale et à la Direction du Numérique et des Systèmes d’Information
Offre n° O051250528000231
Publiée le 28/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville - 7 Bis Avenue de Champagne, Épernay (Marne)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
27/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Rattaché à l’Administration Générale et à la Direction du Numérique et des Systèmes d’Information (DNSI), et placé sous l’autorité du Directeur Général Adjoint en charge des Affaires Générales, vous serez en charge du suivi administratif et financier des contrats, de la gestion budgétaire et de l’intendance de l’Hôtel de Ville, ainsi que de l’accueil physique et téléphonique de la direction du numérique et des systèmes d’information.
Missions / conditions d'exercice
À ce titre, vos principales missions seront les suivantes :
1. Suivi des contrats et gestion financière
• Assurer la gestion administrative et le suivi des contrats de prestations, de services et de fournitures.
• Vérifier la conformité des contrats, des engagements juridiques et financiers.
• Participer à l’élaboration et à la préparation budgétaire.
• Suivre l’exécution budgétaire et le contrôle des dépenses.
• Élaborer les bons de commande et entretenir les relations avec les fournisseurs.
2. Accueil et secrétariat de la Direction du Numérique et des Systèmes d’Information
• Accueillir les usagers, répondre aux appels téléphoniques et orienter les demandes.
• Gérer les agendas, organiser les rendez-vous et réunions.
• Rédiger des comptes rendus, relevés de décisions et courriers administratifs.
3. Support de premier niveau aux utilisateurs
• Répondre aux demandes d’informations courantes des utilisateurs.
• Fournir une assistance de premier niveau pour les pannes ou incidents informatiques simples.
• Assurer l’enregistrement et l’affectation des tickets de dépannage auprès des agents compétents.
4. Intendance de l’Hôtel de Ville (en lien avec l’assistante du DGA)
• Traiter les demandes de réservation des salons municipaux et organiser les moyens logistiques associés.
• Participer à la préparation matérielle des réceptions, cérémonies et vins d’honneur (commande de denrées, boissons, coordination interservices).
• Gérer les stocks de fournitures administratives et alimentaires de l’Hôtel de Ville.
1. Suivi des contrats et gestion financière
• Assurer la gestion administrative et le suivi des contrats de prestations, de services et de fournitures.
• Vérifier la conformité des contrats, des engagements juridiques et financiers.
• Participer à l’élaboration et à la préparation budgétaire.
• Suivre l’exécution budgétaire et le contrôle des dépenses.
• Élaborer les bons de commande et entretenir les relations avec les fournisseurs.
2. Accueil et secrétariat de la Direction du Numérique et des Systèmes d’Information
• Accueillir les usagers, répondre aux appels téléphoniques et orienter les demandes.
• Gérer les agendas, organiser les rendez-vous et réunions.
• Rédiger des comptes rendus, relevés de décisions et courriers administratifs.
3. Support de premier niveau aux utilisateurs
• Répondre aux demandes d’informations courantes des utilisateurs.
• Fournir une assistance de premier niveau pour les pannes ou incidents informatiques simples.
• Assurer l’enregistrement et l’affectation des tickets de dépannage auprès des agents compétents.
4. Intendance de l’Hôtel de Ville (en lien avec l’assistante du DGA)
• Traiter les demandes de réservation des salons municipaux et organiser les moyens logistiques associés.
• Participer à la préparation matérielle des réceptions, cérémonies et vins d’honneur (commande de denrées, boissons, coordination interservices).
• Gérer les stocks de fournitures administratives et alimentaires de l’Hôtel de Ville.
Profils recherchés
Titulaire d’un diplôme en comptabilité ou en assistanat à action managériale, vous possédez une solide connaissance de la comptabilité publique ainsi qu'une très bonne maîtrise des outils numériques (Word, Excel, outils de communication, Windows…). Vous avez l’habitude de gérer et de suivre des contrats de prestation et de service, tout comme de participer à la préparation et à l’exécution budgétaire.
Dans le contexte de la création d’une direction du numérique et des systèmes d’information, vous contribuerez activement à la mise en place du pôle administratif.
Votre rigueur, votre sens de l’organisation, votre créativité et votre réactivité seront des atouts essentiels pour assurer le suivi des procédures, la gestion des documents administratifs et le bon déroulement des opérations quotidiennes.
Vous saurez vous adapter à un environnement en construction, en participant à la structuration des outils de suivi, à l’archivage des données, et à la coordination des échanges entre les différents services.
Votre capacité à travailler en équipe, à respecter les délais et à faire preuve de discrétion contribuera à la réussite de cette nouvelle organisation.
Dans le contexte de la création d’une direction du numérique et des systèmes d’information, vous contribuerez activement à la mise en place du pôle administratif.
Votre rigueur, votre sens de l’organisation, votre créativité et votre réactivité seront des atouts essentiels pour assurer le suivi des procédures, la gestion des documents administratifs et le bon déroulement des opérations quotidiennes.
Vous saurez vous adapter à un environnement en construction, en participant à la structuration des outils de suivi, à l’archivage des données, et à la coordination des échanges entre les différents services.
Votre capacité à travailler en équipe, à respecter les délais et à faire preuve de discrétion contribuera à la réussite de cette nouvelle organisation.
Contact et modalités de candidature
Contact
0326564773
Informations complémentaires
Merci d’adresser avant le 27 juin 2025, votre candidature avec un CV et une lettre de motivation à : Madame La Maire, Direction des Ressources Humaines, Hôtel de Ville, 7 bis, avenue de Champagne BP 505, 51331 Epernay cedex.
Ou par voie électronique : recrutement@epernay-agglo.fr
Ou par voie électronique : recrutement@epernay-agglo.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.