Assistant-e Administratif-tive
Offre n° O053250513000233
Publiée le 13/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La Communauté de Communes du Pays de Craon, Située dans le grand-ouest, à 50 minutes d'Angers, 1h20 de Rennes et 1h45 de Nantes, regroupe 37 communes pour 30 000 habitants. La Communauté de Communes du Pays de Craon entend répondre aux enjeux économiques, sociaux et environnementaux dans une démarche de territoire cohérente et ambitieuse. Territoire à taille humaine, dynamique et riche de nouveaux équipements sportifs, culturels, économiques : Centre Aquatique, Médiathèque, Micro-crèche.... Le Pays de Craon est un lieu de vie possédant de nombreux atouts.
Lieu de travail
58 place Tussenhausen, Cossé-le-Vivien (Mayenne)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
13/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'assistant-e administratif-tive est chargé-e de la bonne organisation et du suivi administratif de l'ensemble des activités de l'établissement. Il / Elle recueille et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif de l'Établissement d'Enseignements Artistiques et du Pôle Culture. Il/Elle suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation définie.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales
Accueil téléphonique et physique de l'EEA et du Pôle Culture :
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, informatiques et physiques
- Recevoir et orienter les demandes
- Conseiller les usagers sur les procédures à suivre
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité
- Assurer la gestion des parapheurs
- Suivre les inscriptions et traiter les demandes via le portail famille
- Assurer la tenue des dossiers des élèves (attestations assurances, évaluations parcours...)
- Suivre l'activité de l'EEA (présence des élèves...)
- Informer les familles en fonction des modifications d'emploi du temps des élèves
Gestion administrative et facturation de l'EEA :
- Assurer la gestion administrative (contrat de location de matériels, conventions avec les partenaires, assurance du parc instrumental, règlement intérieur...)
- Gérer les conventions de mise à disposition des locaux et badges d'accès aux sites
- Mettre à jour les tableaux de bords de suivi des différentes activités (impayés, matériels, instruments...)
- Etablir des devis et des factures pour les prestataires et en assurer le suivi
- Assurer la facturation des usagers (inscription, location...) et des prestataires de l'EEA en lien avec le service comptable
- Assurer la gestion des commandes de fournitures
- Suivi de l'archivage des documents
Suivi des projets et activités de la direction de l'EEA et du Pôle :
- Gérer les agendas de la Direction de l'Etablissement d'Enseignements Artistiques et du Pôle Culture
- Saisir des documents de formes et de contenus divers (courriers, attestations, comptes rendus...)
- Préparer et /ou soutenir administrativement et logistiquement les dossiers et événements organisés par la direction de l'EEA et du Pôle (réserver un lieu, convoquer les participants...)
- Synthétiser et présenter des informations
- Recueillir des données et mettre à jour une base de données
- Assurer le suivi administratif en collaboration avec la Direction de l'EEA de la gestion du personnel (absence des enseignants, frais de déplacements...)
- Diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement de l'EEA et du Pôle (affichage sur les sites, transmission documents...)
Suivi du parc instrumental et de la location de matériels
Missions secondaires
- Aide logistique et accueil du public (ponctuellement) : lors des événements liés à la vie de l'EEA et du Pôle Culture
- Possibles permanences pour l'ouverture de la billetterie de la saison spectacles (accueil et information du public) et vente billets au public (logiciel de billetterie spécialisé Tickboss)
Accueil téléphonique et physique de l'EEA et du Pôle Culture :
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, informatiques et physiques
- Recevoir et orienter les demandes
- Conseiller les usagers sur les procédures à suivre
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité
- Assurer la gestion des parapheurs
- Suivre les inscriptions et traiter les demandes via le portail famille
- Assurer la tenue des dossiers des élèves (attestations assurances, évaluations parcours...)
- Suivre l'activité de l'EEA (présence des élèves...)
- Informer les familles en fonction des modifications d'emploi du temps des élèves
Gestion administrative et facturation de l'EEA :
- Assurer la gestion administrative (contrat de location de matériels, conventions avec les partenaires, assurance du parc instrumental, règlement intérieur...)
- Gérer les conventions de mise à disposition des locaux et badges d'accès aux sites
- Mettre à jour les tableaux de bords de suivi des différentes activités (impayés, matériels, instruments...)
- Etablir des devis et des factures pour les prestataires et en assurer le suivi
- Assurer la facturation des usagers (inscription, location...) et des prestataires de l'EEA en lien avec le service comptable
- Assurer la gestion des commandes de fournitures
- Suivi de l'archivage des documents
Suivi des projets et activités de la direction de l'EEA et du Pôle :
- Gérer les agendas de la Direction de l'Etablissement d'Enseignements Artistiques et du Pôle Culture
- Saisir des documents de formes et de contenus divers (courriers, attestations, comptes rendus...)
- Préparer et /ou soutenir administrativement et logistiquement les dossiers et événements organisés par la direction de l'EEA et du Pôle (réserver un lieu, convoquer les participants...)
- Synthétiser et présenter des informations
- Recueillir des données et mettre à jour une base de données
- Assurer le suivi administratif en collaboration avec la Direction de l'EEA de la gestion du personnel (absence des enseignants, frais de déplacements...)
- Diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement de l'EEA et du Pôle (affichage sur les sites, transmission documents...)
Suivi du parc instrumental et de la location de matériels
Missions secondaires
- Aide logistique et accueil du public (ponctuellement) : lors des événements liés à la vie de l'EEA et du Pôle Culture
- Possibles permanences pour l'ouverture de la billetterie de la saison spectacles (accueil et information du public) et vente billets au public (logiciel de billetterie spécialisé Tickboss)
Profils recherchés
Profil :
- Permis B
- Diplômes : Bac +2 ; BTS, DUT, DEUG
- Spécialité : fonctionnement d'une collectivité
- Expérience : 1 an sur un poste similaire appréciée
Compétences :
- Savoir recueillir une information et la traiter en fonction des consignes
- Savoir rédiger une note, un rapport
- Connaissance des techniques de secrétariat
- Connaissance des techniques de communication (orales et écrites)
- Maitriser les règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe
- Maitriser les logiciels bureautiques et outils collaboratifs (portail familles, Berger Lervrault, E-parapheur...)
- Maîtrise de la facturation
- Réactivité
- Rigueur, sens de l'organisation
- Discrétion
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Etre force de proposition
- Capacité à s'intégrer dans une équipe
- Bonne connaissance du milieu culturel et du territoire
- Respect sens du service public, confidentialité et devoirs du fonctionnaire
- Permis B
- Diplômes : Bac +2 ; BTS, DUT, DEUG
- Spécialité : fonctionnement d'une collectivité
- Expérience : 1 an sur un poste similaire appréciée
Compétences :
- Savoir recueillir une information et la traiter en fonction des consignes
- Savoir rédiger une note, un rapport
- Connaissance des techniques de secrétariat
- Connaissance des techniques de communication (orales et écrites)
- Maitriser les règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe
- Maitriser les logiciels bureautiques et outils collaboratifs (portail familles, Berger Lervrault, E-parapheur...)
- Maîtrise de la facturation
- Réactivité
- Rigueur, sens de l'organisation
- Discrétion
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Etre force de proposition
- Capacité à s'intégrer dans une équipe
- Bonne connaissance du milieu culturel et du territoire
- Respect sens du service public, confidentialité et devoirs du fonctionnaire
Contact et modalités de candidature
Contact
0243096161
Informations complémentaires
Modalités de recrutement :
- Par voie statutaire : Ouvert au cadre d'emploi des Adjoints Administratifs Territoriaux
- Par voie contractuelle : Contrat à Durée Déterminée de 1 an avec possibilité de renouvellement
Rémunération :
- Rémunération selon la grille indiciaire de la Fonction Publique
- RIFSEEP (Régime indemnitaire)
- S.F.T. (Supplément Familial de Traitement)
Conditions d'exercice :
- Temps de travail du poste : 35 heures annualisées (80 % EEA - 20 % Pôle Culture)
- Droits à congé : 175 heures
- Période de congés fixés par la fermeture de l'Etablissement : 1 mois l'été et une semaine de vacances à chaque période de congés scolaires.
- Jours de présence : du Lundi au Vendredi
Horaires fixes sur les heures d'ouverture au public.
- Travail ponctuel en soirée, samedis, dimanches et jours fériés.
Avantage sociaux :
- CNAS (Comité National d'Action Sociale) après 6 mois d'ancienneté
- Participation de la collectivité à la mutuelle et à la prévoyance
Poste à pourvoir le 1er septembre 2025
Candidature (CV + LM) : Monsieur le Président de la Communauté de Communes du Pays de Craon - rue de Buchenberg - 53400 CRAON ou par e-mail : recrutement@paysdecraon.fr
- Par voie statutaire : Ouvert au cadre d'emploi des Adjoints Administratifs Territoriaux
- Par voie contractuelle : Contrat à Durée Déterminée de 1 an avec possibilité de renouvellement
Rémunération :
- Rémunération selon la grille indiciaire de la Fonction Publique
- RIFSEEP (Régime indemnitaire)
- S.F.T. (Supplément Familial de Traitement)
Conditions d'exercice :
- Temps de travail du poste : 35 heures annualisées (80 % EEA - 20 % Pôle Culture)
- Droits à congé : 175 heures
- Période de congés fixés par la fermeture de l'Etablissement : 1 mois l'été et une semaine de vacances à chaque période de congés scolaires.
- Jours de présence : du Lundi au Vendredi
Horaires fixes sur les heures d'ouverture au public.
- Travail ponctuel en soirée, samedis, dimanches et jours fériés.
Avantage sociaux :
- CNAS (Comité National d'Action Sociale) après 6 mois d'ancienneté
- Participation de la collectivité à la mutuelle et à la prévoyance
Poste à pourvoir le 1er septembre 2025
Candidature (CV + LM) : Monsieur le Président de la Communauté de Communes du Pays de Craon - rue de Buchenberg - 53400 CRAON ou par e-mail : recrutement@paysdecraon.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.