Assistant-e de direction et Coordinateur-trice PA/PH
Offre n° O053250515001000
Publiée le 15/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
29 rue de la Libération, Craon (Mayenne)
Poste à pourvoir le
22/07/2025
Date limite de candidature
15/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Assistant socio-éducatif
Assistant socio-éducatif de classe exceptionnelle
Attaché principal
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Assistant socio-éducatif
Assistant socio-éducatif de classe exceptionnelle
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la Direction du CIAS, l'assistant-e de direction est responsable de l'administration générale du CIAS. Il-Elle est garant de l'accueil du public, de la gestion du courrier et du secrétariat. Il-Elle assiste et conseille la direction du CIAS. L'assistant-e de direction impulse, organise et dirige la mise en œuvre des plans d'actions liés à l'administration générale en fonction des objectifs définis par la direction. Il-Elle assure le bon fonctionnement des instances dans leur préparation, leur déroulement, les comptes rendus, ainsi que pour la sécurisation juridique et la mise en place des décisions.
Le-La coordinateur-trice Personnes âges impulse et met en œuvre en lien étroit avec la Direction, la politique des Personnes Agées et des Personnes en situation de Handicap sur territoire. Il-Elle anime et évalue sa mise en œuvre.
Le-La coordinateur-trice Personnes âges impulse et met en œuvre en lien étroit avec la Direction, la politique des Personnes Agées et des Personnes en situation de Handicap sur territoire. Il-Elle anime et évalue sa mise en œuvre.
Missions / conditions d'exercice
Pilotage de l'équipe de l'administration générale et du pôle Personnes âgées et Personnes en situation de handicap
- Encadrer, coordonner, prioriser et animer l'équipe du pôle administratif et du pôle PA / PH
- Assurer la continuité de service
- Faire adhérer les services du pôle administratif et du pôle PA/PH à un projet global
- Effectuer le suivi des plannings
- Assurer des entretiens réguliers et les entretiens professionnels
- Accompagner les agents dans le développement de leurs compétences professionnelles
- Gérer les litiges et les conflits
- Mettre en place un projet de service afin de mobiliser une synergie d'équipe
Assistanat de direction
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques de la Direction
- Prendre et organiser des rendez-vous en fonction des priorités de la Direction (suivi de l'agenda)
- Gérer la planification des diverses réunions et rencontres
- Organiser les déplacements professionnels de la Direction (réservation voiture, train...)
- Préparer et/ou soutenir administrativement et logistiquement les dossiers et événements organisés par la direction
- Etre en mesure de proposer une première proposition rédactionnelle de courriers, attestations
- Effectuer un travail de recherche et d'information afin de constituer les fonds de dossier
- Assurer le suivi des dossiers (reporting d'informations, rétro planning, relances ...), et en assurer le classement
- Rendre compte et alerter sur les éventuels points de blocage sur les dossiers et suivis de réunions
- Préparer les ordres du jour des bureaux, CODIR, compte-rendu, courrier, rapports, supports de réunion (projet délibération, diaporama, PowerPoint...)
Gestion de l'administration générale
- Concevoir et animer des outils de planification et des procédures de contrôle auprès de la direction et des services
- Préparer, suivre et garantir le bon déroulement des réunions des Conseils d'Administration
- Assurer, en relation avec la direction et les services, la rédaction et l'envoi des convocations et documents des Conseils d'administration
- Rédiger les comptes rendus des Conseils d'administration et assurer la transmission des décisions
- Rédiger, relire, sécuriser et valider les procédures, actes et conventions
- Contrôler le respect des procédures de transmission des actes (arrêtés, convention, délibérations) au contrôle de légalité
- Coordonner la gestion des délégations et représentations des élus au sein des organismes extérieurs
- Assurer la veille juridique et réglementaire, et conseiller la collectivité sur la sécurisation des actes et procédures
- Mettre en place des procédures et outils adaptés aux services
- Élaborer les rapports d'activités
- Contrôler la rédaction des documents administratifs produits par les services
- Établir le suivi des dispositifs contractuels et des mutualisations avec les communes
Impulsion et mise en oeuvre des politiques PA/PH et plus largement sociales
- Réaliser un diagnostic des actions mise en oeuvre sur le territoire
- Définir des orientations en lien avec la Direction et les élus du CIAS
- Traduire les orientations définies en plan d'actions
- Faire adhérer les responsables de sites aux projets
- Assurer l'analyse de l'activité sociale sur le terrain et proposer des axes d'amélioration
- Rendre compte des actions engagées sur le territoire
- Mettre en oeuvre les moyens et ressources nécessaires pour la bonne réalisation du projet (humains, financiers, outils d'évaluation...)
- Participer à l'élaboration, au suivi et à l'exécution des marchés publics, des contrats et conventions liés au pôle en lien étroit avec la Direction Finances et Commande publique
- Apporter Assistance et conseil technique aux élus institutionnels et associatifs
- Consolider la dynamique locale de partenariats et d'animation en associant les publics, les acteurs locaux et institutionnels
Animation et administration de la commission PA/PH et des différentes instances de concertation
- Mobiliser l'ensemble des acteurs
- Elaborer et mettre en oeuvre des outils et méthodes de mobilisation et de dialogue avec les acteurs locaux, institutionnels et associatifs
Gestion de proximité des services PA/PH (Portage de repas, Chartes Ainés, lien avec la MDA, l'ARS et le CLS)
- Assurer l'accompagnement des bénévoles engagés
- Analyser les besoins et assurer la mise en oeuvre de réponses adaptées
- Développer des liens de coopération avec les partenaires et les communes
Suivi social des bénéficiaires, en cohérence avec les orientations du CIAS et en lien avec les partenaires sociaux et médico- sociaux
- Encadrer, coordonner, prioriser et animer l'équipe du pôle administratif et du pôle PA / PH
- Assurer la continuité de service
- Faire adhérer les services du pôle administratif et du pôle PA/PH à un projet global
- Effectuer le suivi des plannings
- Assurer des entretiens réguliers et les entretiens professionnels
- Accompagner les agents dans le développement de leurs compétences professionnelles
- Gérer les litiges et les conflits
- Mettre en place un projet de service afin de mobiliser une synergie d'équipe
Assistanat de direction
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques de la Direction
- Prendre et organiser des rendez-vous en fonction des priorités de la Direction (suivi de l'agenda)
- Gérer la planification des diverses réunions et rencontres
- Organiser les déplacements professionnels de la Direction (réservation voiture, train...)
- Préparer et/ou soutenir administrativement et logistiquement les dossiers et événements organisés par la direction
- Etre en mesure de proposer une première proposition rédactionnelle de courriers, attestations
- Effectuer un travail de recherche et d'information afin de constituer les fonds de dossier
- Assurer le suivi des dossiers (reporting d'informations, rétro planning, relances ...), et en assurer le classement
- Rendre compte et alerter sur les éventuels points de blocage sur les dossiers et suivis de réunions
- Préparer les ordres du jour des bureaux, CODIR, compte-rendu, courrier, rapports, supports de réunion (projet délibération, diaporama, PowerPoint...)
Gestion de l'administration générale
- Concevoir et animer des outils de planification et des procédures de contrôle auprès de la direction et des services
- Préparer, suivre et garantir le bon déroulement des réunions des Conseils d'Administration
- Assurer, en relation avec la direction et les services, la rédaction et l'envoi des convocations et documents des Conseils d'administration
- Rédiger les comptes rendus des Conseils d'administration et assurer la transmission des décisions
- Rédiger, relire, sécuriser et valider les procédures, actes et conventions
- Contrôler le respect des procédures de transmission des actes (arrêtés, convention, délibérations) au contrôle de légalité
- Coordonner la gestion des délégations et représentations des élus au sein des organismes extérieurs
- Assurer la veille juridique et réglementaire, et conseiller la collectivité sur la sécurisation des actes et procédures
- Mettre en place des procédures et outils adaptés aux services
- Élaborer les rapports d'activités
- Contrôler la rédaction des documents administratifs produits par les services
- Établir le suivi des dispositifs contractuels et des mutualisations avec les communes
Impulsion et mise en oeuvre des politiques PA/PH et plus largement sociales
- Réaliser un diagnostic des actions mise en oeuvre sur le territoire
- Définir des orientations en lien avec la Direction et les élus du CIAS
- Traduire les orientations définies en plan d'actions
- Faire adhérer les responsables de sites aux projets
- Assurer l'analyse de l'activité sociale sur le terrain et proposer des axes d'amélioration
- Rendre compte des actions engagées sur le territoire
- Mettre en oeuvre les moyens et ressources nécessaires pour la bonne réalisation du projet (humains, financiers, outils d'évaluation...)
- Participer à l'élaboration, au suivi et à l'exécution des marchés publics, des contrats et conventions liés au pôle en lien étroit avec la Direction Finances et Commande publique
- Apporter Assistance et conseil technique aux élus institutionnels et associatifs
- Consolider la dynamique locale de partenariats et d'animation en associant les publics, les acteurs locaux et institutionnels
Animation et administration de la commission PA/PH et des différentes instances de concertation
- Mobiliser l'ensemble des acteurs
- Elaborer et mettre en oeuvre des outils et méthodes de mobilisation et de dialogue avec les acteurs locaux, institutionnels et associatifs
Gestion de proximité des services PA/PH (Portage de repas, Chartes Ainés, lien avec la MDA, l'ARS et le CLS)
- Assurer l'accompagnement des bénévoles engagés
- Analyser les besoins et assurer la mise en oeuvre de réponses adaptées
- Développer des liens de coopération avec les partenaires et les communes
Suivi social des bénéficiaires, en cohérence avec les orientations du CIAS et en lien avec les partenaires sociaux et médico- sociaux
Profils recherchés
Profil :
- Diplôme de niveau V (Bac +2) : BTS, DUT, DEUG... ou diplôme équivalent
- Spécialité : Fonctionnement d'une collectivité, d'un CIAS
- Expérience 1 an sur un poste similaire appréciée
- Permis B (exigé)
Compétences :
- Maîtrise du statut de la fonction publique territoriale
- Maîtrise du fonctionnement des collectivités
- Maîtrise des modes de gestion des services publics locaux
- Maîtrise des procédures d'autorisation, de tarifications et d'agréments
- Maîtrise du cadre comptable
- Connaissances des méthodes et outils d'évaluation des politiques publiques
- Connaissance des techniques de communication institutionnelle
- Connaissances du cadre règlementaire des politiques PA/PH
- Savoir élaborer des outils de suivi, indicateurs et tableaux de bord
- Savoir assurer la gestion administrative, financière et technique d'un projet
- Savoir organiser et conduire des réunions
- Savoir gérer des litiges ou conflits
- Savoir accompagner les changements de conduite des pratiques de l'intervention sociales
- Savoir manager des équipes
- Rigueur
- Autonomie
- Sens de l'organisation du travail
- Qualités relationnelles
- Qualité managériales
- Capacité à fédérer des équipes autour de projets
- Capacité à mener une concertation, à négocier
- Savoir déléguer
- Sens du service public
- Diplôme de niveau V (Bac +2) : BTS, DUT, DEUG... ou diplôme équivalent
- Spécialité : Fonctionnement d'une collectivité, d'un CIAS
- Expérience 1 an sur un poste similaire appréciée
- Permis B (exigé)
Compétences :
- Maîtrise du statut de la fonction publique territoriale
- Maîtrise du fonctionnement des collectivités
- Maîtrise des modes de gestion des services publics locaux
- Maîtrise des procédures d'autorisation, de tarifications et d'agréments
- Maîtrise du cadre comptable
- Connaissances des méthodes et outils d'évaluation des politiques publiques
- Connaissance des techniques de communication institutionnelle
- Connaissances du cadre règlementaire des politiques PA/PH
- Savoir élaborer des outils de suivi, indicateurs et tableaux de bord
- Savoir assurer la gestion administrative, financière et technique d'un projet
- Savoir organiser et conduire des réunions
- Savoir gérer des litiges ou conflits
- Savoir accompagner les changements de conduite des pratiques de l'intervention sociales
- Savoir manager des équipes
- Rigueur
- Autonomie
- Sens de l'organisation du travail
- Qualités relationnelles
- Qualité managériales
- Capacité à fédérer des équipes autour de projets
- Capacité à mener une concertation, à négocier
- Savoir déléguer
- Sens du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
0243096161
Informations complémentaires
Modalités de recrutement :
Par voie statutaire ou à défaut contractuelle :
- Voie statutaire : Poste ouvert au cadre d'emploi des Attachés, des Assistants socio-Educatifs, des Rédacteurs et des Adjoints Administratifs Territoriaux
- Voie contractuelle : Contrat à Durée Déterminée de 3 ans avec possibilité de reconduction
Rémunération :
- Rémunération selon la grille indiciaire de la Fonction Publique
- RIFSEEP (Régime indemnitaire)
- SFT (Supplément Familial de Traitement)
Avantage sociaux :
- CNAS (Comité National d'Action Sociale) après 6 mois d'ancienneté
- Participation de la collectivité à la mutuelle et à la prévoyance
- Poste ouvert au télétravail
Conditions d'exercice :
- Temps de travail du poste : 39h00
- Travail en bureau
- Gestion du temps arythmique : horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonctions des obligations de service public
- Rythme de travail soutenu, pics d'activité liés aux échéances de la collectivité, à l'agenda des élus et aux imprévus
- Grande disponibilité, réunions en soirée
- Déplacements dans les services opérationnels
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve
- Droits à congé : 25 jours
- Droits à ARTT : 23 jours (dont 1 jour pour la journée de solidarité)
- Possibilité de demander la fiche de poste
Par voie statutaire ou à défaut contractuelle :
- Voie statutaire : Poste ouvert au cadre d'emploi des Attachés, des Assistants socio-Educatifs, des Rédacteurs et des Adjoints Administratifs Territoriaux
- Voie contractuelle : Contrat à Durée Déterminée de 3 ans avec possibilité de reconduction
Rémunération :
- Rémunération selon la grille indiciaire de la Fonction Publique
- RIFSEEP (Régime indemnitaire)
- SFT (Supplément Familial de Traitement)
Avantage sociaux :
- CNAS (Comité National d'Action Sociale) après 6 mois d'ancienneté
- Participation de la collectivité à la mutuelle et à la prévoyance
- Poste ouvert au télétravail
Conditions d'exercice :
- Temps de travail du poste : 39h00
- Travail en bureau
- Gestion du temps arythmique : horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonctions des obligations de service public
- Rythme de travail soutenu, pics d'activité liés aux échéances de la collectivité, à l'agenda des élus et aux imprévus
- Grande disponibilité, réunions en soirée
- Déplacements dans les services opérationnels
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve
- Droits à congé : 25 jours
- Droits à ARTT : 23 jours (dont 1 jour pour la journée de solidarité)
- Possibilité de demander la fiche de poste
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.