1297-Secrétaire Autonomie H/F
Offre n° O054250506000140
Publiée le 09/05/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
D.r.h - 48 esplanade j. baudot - rue du sergent blandan - co 900 - 19, Nancy (Meurthe-et-Moselle)
Poste à pourvoir le
30/06/2025
Date limite de candidature
09/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Il.elle assure le secrétariat de différentes missions au sein de la direction de l’Autonomie :
- secrétariat du programme de soutien aux proches aidants,
- secrétariat de l’accueil familial en lien avec le responsable et le référent départemental de l’accueil familial PA PH,
- secrétariat du CDCA en lien avec la directrice de l’Autonomie,
- soutien au secrétariat de la direction Autonomie.
- secrétariat du programme de soutien aux proches aidants,
- secrétariat de l’accueil familial en lien avec le responsable et le référent départemental de l’accueil familial PA PH,
- secrétariat du CDCA en lien avec la directrice de l’Autonomie,
- soutien au secrétariat de la direction Autonomie.
Missions / conditions d'exercice
Programme de soutien aux proches aidants
• Assure l’accueil téléphonique et gère l’organisation des réunions
• Saisit et met en forme les courriers, effectue l’envoi des convocations aux réunions
• Assure la continuité du recensement de l’offre de l’aide aux aidants et l’envoi aux partenaires
Accueil familial
• Assure l’accueil téléphonique
• Gère l’envoi des courriers et des agréments
• Organise les réunions des accueillants familiaux et apporte son appui dans l’organisation de leur formation
• Participe aux réunions de service, en assure l’organisation, la prise de notes et la rédaction des comptes rendus
• Participe à la promotion de l’accueil familial ( outils de communication, forums etc….)
• Participe à la tenue des dossiers et à leur classement et archivage
• Assure la mise à jour des tableaux de bord et des statistiques
Conseil Départemental de la Citoyenneté et de l’Autonomie (CDCA)
• Assure l’organisation des réunions, y participe, en assure la prise de notes et la rédaction des comptes rendus (Bureau et Assemblée plénière)
• Saisit et met en forme les courriers et comptes rendus
• Collabore à l’organisation de manifestations, forums, ….
• Assure la mise à jour des éléments de communication du CDCA
Secrétariat de la direction de l’Autonomie
• Intervient en appui du secrétariat de la direction, en assurant l’accueil téléphonique et physique du service, en prenant les messages et en orientant les demandes vers le bon interlocuteur
• Gère la commande, la distribution et la gestion des fournitures pour l’ensemble des agents de la direction
• De façon transitoire, jusqu’au retour à un effectif complet au sein de l’équipe d’instructeurs APA, gère la boite mail « Rejets APA à domicile » et enregistre les données sur la plateforme en lien avec la CARSAT
De manière transversale
• Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers
• Gère le planning des activités du responsable de service : rendez-vous, réunions, déplacements, ….
• En lien avec le responsable de service ou le cadre responsable du dossier, prépare les dossiers des différentes réunions
• Peut intervenir pour assurer l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, …)
• Apporte de manière ponctuelle, un appui administratif ou logistique à l’organisation de manifestations ou opérations particulières liées au domaine d’activités du service
• Trie, classe et archive les documents du service
• Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire.
• Assure l’accueil téléphonique et gère l’organisation des réunions
• Saisit et met en forme les courriers, effectue l’envoi des convocations aux réunions
• Assure la continuité du recensement de l’offre de l’aide aux aidants et l’envoi aux partenaires
Accueil familial
• Assure l’accueil téléphonique
• Gère l’envoi des courriers et des agréments
• Organise les réunions des accueillants familiaux et apporte son appui dans l’organisation de leur formation
• Participe aux réunions de service, en assure l’organisation, la prise de notes et la rédaction des comptes rendus
• Participe à la promotion de l’accueil familial ( outils de communication, forums etc….)
• Participe à la tenue des dossiers et à leur classement et archivage
• Assure la mise à jour des tableaux de bord et des statistiques
Conseil Départemental de la Citoyenneté et de l’Autonomie (CDCA)
• Assure l’organisation des réunions, y participe, en assure la prise de notes et la rédaction des comptes rendus (Bureau et Assemblée plénière)
• Saisit et met en forme les courriers et comptes rendus
• Collabore à l’organisation de manifestations, forums, ….
• Assure la mise à jour des éléments de communication du CDCA
Secrétariat de la direction de l’Autonomie
• Intervient en appui du secrétariat de la direction, en assurant l’accueil téléphonique et physique du service, en prenant les messages et en orientant les demandes vers le bon interlocuteur
• Gère la commande, la distribution et la gestion des fournitures pour l’ensemble des agents de la direction
• De façon transitoire, jusqu’au retour à un effectif complet au sein de l’équipe d’instructeurs APA, gère la boite mail « Rejets APA à domicile » et enregistre les données sur la plateforme en lien avec la CARSAT
De manière transversale
• Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers
• Gère le planning des activités du responsable de service : rendez-vous, réunions, déplacements, ….
• En lien avec le responsable de service ou le cadre responsable du dossier, prépare les dossiers des différentes réunions
• Peut intervenir pour assurer l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, …)
• Apporte de manière ponctuelle, un appui administratif ou logistique à l’organisation de manifestations ou opérations particulières liées au domaine d’activités du service
• Trie, classe et archive les documents du service
• Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire.
Profils recherchés
Compétences techniques :
• Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint,…)
• Maîtriser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)
• Utiliser les logiciels spécifiques du service/de l’activité
Compétences relationnelles :
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Etre en mesure de travailler en équipe
• Savoir écouter
• Collaborer avec l'ensemble des personnels
• Savoir respecter des règles/des échéances
• Savoir rendre compte de ses actions
Compétences stratégiques :
• Etre capable de prendre des initiatives
• Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers/demandes par degré d’importance ou d’urgence
• Planifier les activités en fonction des contraintes
• Savoir orienter les personnes vers l’interlocuteur ou l’organisme adéquat
• Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint,…)
• Maîtriser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)
• Utiliser les logiciels spécifiques du service/de l’activité
Compétences relationnelles :
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Etre en mesure de travailler en équipe
• Savoir écouter
• Collaborer avec l'ensemble des personnels
• Savoir respecter des règles/des échéances
• Savoir rendre compte de ses actions
Compétences stratégiques :
• Etre capable de prendre des initiatives
• Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers/demandes par degré d’importance ou d’urgence
• Planifier les activités en fonction des contraintes
• Savoir orienter les personnes vers l’interlocuteur ou l’organisme adéquat
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.