Chargé(e) d'accueil et d'état civil
Offre n° O054250519001476
Publiée le 19/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
35 rue du général patton, Laneuveville-devant-Nancy (Meurthe-et-Moselle)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
18/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La commune de Laneuveville-devant-Nancy recrute un(e) chargée d’accueil et de l’état civil.
Placé(e) sous la responsabilité du secrétariat de direction, le/la chargé(e) d’accueil et d’état civil assure l’accueil physique et téléphonique de la commune et gère l’état civil/élections.
Elle remplace la secrétaire de direction en son absence.
Placé(e) sous la responsabilité du secrétariat de direction, le/la chargé(e) d’accueil et d’état civil assure l’accueil physique et téléphonique de la commune et gère l’état civil/élections.
Elle remplace la secrétaire de direction en son absence.
Missions / conditions d'exercice
Missions :
Accueil et renseignement du public sur place ou par téléphone :
- Accueillir le public avec amabilité, politesse, empathie, rigueur, confidentialité,
- Accompagner et introduire les visiteurs, participer et assurer le bon déroulement des missions de réception,
- Réaliser les réponses des courriers et mails relevant de l'accueil et état civil puis orienter les autres,
- Préciser et reformuler les demandes, comprendre les demandes, traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible pour tous,
- Recevoir, prendre l'information, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Identifier et gérer la demande de renseignement et son degré d'urgence,
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité, désigner le service concerné par la demande et l'urgence du traitement,
- Rechercher et mettre en relation des correspondants,
- Rechercher, sélectionner et synthétiser des documents
- Tenir à jour et compléter le classeur méthodo accueil
- Gérer les demandes de la population, assurer le suivi, veiller à apporter une réponse à toute demande, établir un tableau de contrôle qualitatif,
- Veiller à la qualité d'agencement et à l'organisation des lieux d'accueil (brochures, plantes...)
Diffusion des informations au public et aux services :
- Connaître sommairement les dossiers principaux traités par la collectivité et leurs évolutions,
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services, organiser un affichage clair, effectuer la mise à jour de celui-ci,
- Délivrer des documents administratifs (attestation, formulaires),
- Assurer l'organisation, la gestion et le suivi du planning de la salle municipale du conseil,
- Gestion et suivi des licences, débits de boissons,
- Gestion et suivi des attestations d’accueil puis remontée trimestrielle,
- Gestion et suivi des attestations de recensement CSNJ puis remontée trimestrielle,
- Assurer la liaison avec le service intercommunal de gestion des ordures ménagères,
- Réaliser des retours réguliers sur les problèmes rencontrés lors de l'information au public.
Fonction d’Officier d'état civil
- Assurer l'accueil et le renseignement du public sur les questions d'état-civil, expliquer l'indivisibilité de la filiation, la teneur des actes et leurs conséquences, les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état-civil,
- Assurer la veille juridique et réglementaire en matière d'état-civil,
- Réceptionner les déclarations et établir les actes d'état-civil :
* Prendre acte des déclarations,
* Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis de séjour...),
* Contrôler l'authenticité des attestations, vérifier la validité des informations traitées,
* Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès),
- Établir les dossiers de mariage/PACS/baptême civil :
* Auditionner les couples afin d'apprécier leur consentement mutuel,
* Apprécier les actes d'état civil du pays, vérifier leur statut,
* Etablir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur éventuel affichage,
* Préparer le livret de famille aux mariés,
* Inscrire le mariage dans le registre, transmettre le PACS,
* Préparer le mariage, la salle de réception,
- Gérer les registres d'état-civil,
* Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits,
* Contrôler le droit à l'acte des mandats et l'exactitude des renseignements consignés,
* Rédiger des mentions et des courriers.
Soutien aux services municipaux
- Assurer les missions diverses demandées par le DGS,
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Rechercher des informations, mettre en forme et présenter des dossiers,
- Trier, photocopie et assembler des documents,
- Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous, opérer un tri régulier,
- Mettre à jour les contacts communs et assurer la sauvegarde.
- Assurer des missions de polyvalence pour assurer la continuité du service public et répondre aux besoins ponctuels
- Réaliser des missions de polyvalence diverses au sein de la collectivité,
- Assurer les missions de l'agent en charge de la gestion des cimetières en son absence.
Accueil et renseignement du public sur place ou par téléphone :
- Accueillir le public avec amabilité, politesse, empathie, rigueur, confidentialité,
- Accompagner et introduire les visiteurs, participer et assurer le bon déroulement des missions de réception,
- Réaliser les réponses des courriers et mails relevant de l'accueil et état civil puis orienter les autres,
- Préciser et reformuler les demandes, comprendre les demandes, traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible pour tous,
- Recevoir, prendre l'information, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Identifier et gérer la demande de renseignement et son degré d'urgence,
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité, désigner le service concerné par la demande et l'urgence du traitement,
- Rechercher et mettre en relation des correspondants,
- Rechercher, sélectionner et synthétiser des documents
- Tenir à jour et compléter le classeur méthodo accueil
- Gérer les demandes de la population, assurer le suivi, veiller à apporter une réponse à toute demande, établir un tableau de contrôle qualitatif,
- Veiller à la qualité d'agencement et à l'organisation des lieux d'accueil (brochures, plantes...)
Diffusion des informations au public et aux services :
- Connaître sommairement les dossiers principaux traités par la collectivité et leurs évolutions,
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services, organiser un affichage clair, effectuer la mise à jour de celui-ci,
- Délivrer des documents administratifs (attestation, formulaires),
- Assurer l'organisation, la gestion et le suivi du planning de la salle municipale du conseil,
- Gestion et suivi des licences, débits de boissons,
- Gestion et suivi des attestations d’accueil puis remontée trimestrielle,
- Gestion et suivi des attestations de recensement CSNJ puis remontée trimestrielle,
- Assurer la liaison avec le service intercommunal de gestion des ordures ménagères,
- Réaliser des retours réguliers sur les problèmes rencontrés lors de l'information au public.
Fonction d’Officier d'état civil
- Assurer l'accueil et le renseignement du public sur les questions d'état-civil, expliquer l'indivisibilité de la filiation, la teneur des actes et leurs conséquences, les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état-civil,
- Assurer la veille juridique et réglementaire en matière d'état-civil,
- Réceptionner les déclarations et établir les actes d'état-civil :
* Prendre acte des déclarations,
* Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis de séjour...),
* Contrôler l'authenticité des attestations, vérifier la validité des informations traitées,
* Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès),
- Établir les dossiers de mariage/PACS/baptême civil :
* Auditionner les couples afin d'apprécier leur consentement mutuel,
* Apprécier les actes d'état civil du pays, vérifier leur statut,
* Etablir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur éventuel affichage,
* Préparer le livret de famille aux mariés,
* Inscrire le mariage dans le registre, transmettre le PACS,
* Préparer le mariage, la salle de réception,
- Gérer les registres d'état-civil,
* Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits,
* Contrôler le droit à l'acte des mandats et l'exactitude des renseignements consignés,
* Rédiger des mentions et des courriers.
Soutien aux services municipaux
- Assurer les missions diverses demandées par le DGS,
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Rechercher des informations, mettre en forme et présenter des dossiers,
- Trier, photocopie et assembler des documents,
- Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous, opérer un tri régulier,
- Mettre à jour les contacts communs et assurer la sauvegarde.
- Assurer des missions de polyvalence pour assurer la continuité du service public et répondre aux besoins ponctuels
- Réaliser des missions de polyvalence diverses au sein de la collectivité,
- Assurer les missions de l'agent en charge de la gestion des cimetières en son absence.
Profils recherchés
Profils recherchés
SAVOIRS ET SAVOIR FAIRE :
Maitriser les techniques de recueil, de traitement et de restitution de l'information
Maîtriser parfaitement la langue française, à l'écrit et à l'oral,
Maîtriser les techniques et outils de communication et de régulation,
Maîtriser les techniques de secrétariat (écriture abrégée, prise de notes...), les techniques rédactionnelles et de synthèse
Maîtriser la recherche documentaire, la rédaction de synthèse opérationnelle et le classement de documents,
Maîtriser la mise en place et le suivi de tableaux de bord pertinents et d'outils de planification et de suivi, savoir élaborer des indicateurs et critères, savoir présenter synthétiquement des données,
Maîtriser les techniques de classement, d'archivage et de recherche d'archives
Maîtriser les notions d'organisation et de gestion du temps
Maîtriser le fonctionnement des outils mis à disposition : ordinateur, internet, standard téléphonique, annuaires
Maîtriser le fonctionnement des instances et processus de décision de la collectivité
Connaître le fonctionnement, l'organisation, l'organigramme et les activités des services,
Connaître les réponses aux principales questions posées par le public en matière, d'élections, scolaires, d'informations générales sur la collectivité,
Maîtriser l'information générale relative à l'état civil, les règles communes à la rédaction des actes d'état civil, les procédures administratives de délivrance des actes, le cadre réglementaire en matière de nom de famille, le droit des personnes au travers des registres, les règles en matière de diffusion de documents administratifs,
Maîtriser les logiciels d'état civil,
Maîtriser les procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis), le rôle du livret de famille, au PACS, baptêmes.
SAVOIR ÊTRE :
Être garant de l'image du service public et adopter un comportement irréprochable, tenue vestimentaire adaptée
Garantir l'image du service public,
Savoir écouter et comprendre les demandes,
Respecter les droits et devoirs du fonctionnaire et avoir le sens du service public
Être attaché à une grande discrétion professionnelle et appliquer le secret professionnel et le devoir de réserve
Faire preuve de polyvalence et de souplesse dans l'organisation et l'exécution du travail,
Être capable d'initiative et de réactivité dans la gestion des accueils,
Savoir s'exprimer dans un français oral et écrit irréprochable, tant sur la forme que sur le fond.
Gérer les situations de stress, savoir gérer une situation conflictuelle physique/téléphonique
Être curieux, s'intéresser aux activités des autres services, des autres collectivités, des secteurs similaires,
Savoir rendre compte de son travail et de l'avancement de ses dossiers, être transparent et sélectionner les informations utiles à diffuser, alerter son supérieur en cas de retard ou problème sous-jacent
SAVOIRS ET SAVOIR FAIRE :
Maitriser les techniques de recueil, de traitement et de restitution de l'information
Maîtriser parfaitement la langue française, à l'écrit et à l'oral,
Maîtriser les techniques et outils de communication et de régulation,
Maîtriser les techniques de secrétariat (écriture abrégée, prise de notes...), les techniques rédactionnelles et de synthèse
Maîtriser la recherche documentaire, la rédaction de synthèse opérationnelle et le classement de documents,
Maîtriser la mise en place et le suivi de tableaux de bord pertinents et d'outils de planification et de suivi, savoir élaborer des indicateurs et critères, savoir présenter synthétiquement des données,
Maîtriser les techniques de classement, d'archivage et de recherche d'archives
Maîtriser les notions d'organisation et de gestion du temps
Maîtriser le fonctionnement des outils mis à disposition : ordinateur, internet, standard téléphonique, annuaires
Maîtriser le fonctionnement des instances et processus de décision de la collectivité
Connaître le fonctionnement, l'organisation, l'organigramme et les activités des services,
Connaître les réponses aux principales questions posées par le public en matière, d'élections, scolaires, d'informations générales sur la collectivité,
Maîtriser l'information générale relative à l'état civil, les règles communes à la rédaction des actes d'état civil, les procédures administratives de délivrance des actes, le cadre réglementaire en matière de nom de famille, le droit des personnes au travers des registres, les règles en matière de diffusion de documents administratifs,
Maîtriser les logiciels d'état civil,
Maîtriser les procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis), le rôle du livret de famille, au PACS, baptêmes.
SAVOIR ÊTRE :
Être garant de l'image du service public et adopter un comportement irréprochable, tenue vestimentaire adaptée
Garantir l'image du service public,
Savoir écouter et comprendre les demandes,
Respecter les droits et devoirs du fonctionnaire et avoir le sens du service public
Être attaché à une grande discrétion professionnelle et appliquer le secret professionnel et le devoir de réserve
Faire preuve de polyvalence et de souplesse dans l'organisation et l'exécution du travail,
Être capable d'initiative et de réactivité dans la gestion des accueils,
Savoir s'exprimer dans un français oral et écrit irréprochable, tant sur la forme que sur le fond.
Gérer les situations de stress, savoir gérer une situation conflictuelle physique/téléphonique
Être curieux, s'intéresser aux activités des autres services, des autres collectivités, des secteurs similaires,
Savoir rendre compte de son travail et de l'avancement de ses dossiers, être transparent et sélectionner les informations utiles à diffuser, alerter son supérieur en cas de retard ou problème sous-jacent
Contact et modalités de candidature
Contact
0383512146
Informations complémentaires
Candidature (CV et lettre de motivation) à transmettre à M le Maire de la commune de Laneuveville-devant-Nancy
35, rue du Général PATTON
54410 Laneuveville-devant-Nancy
Rémunération statutaire + RIFSEEP (IFSE + CIA)
Prime en complément de la rémunération
Chèque restaurant
RTT
Compte épargne temps
Prévoyance Garantie maintien de salaire
35, rue du Général PATTON
54410 Laneuveville-devant-Nancy
Rémunération statutaire + RIFSEEP (IFSE + CIA)
Prime en complément de la rémunération
Chèque restaurant
RTT
Compte épargne temps
Prévoyance Garantie maintien de salaire
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.