Assistante administrative
Offre n° O054250610001461
Publiée le 10/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
HOTEL DE VILLE - 4 AVENUE DE LA GRANDE DUCHESSE CHARLOTTE - BP 80048, Longwy (Meurthe-et-Moselle)
Poste à pourvoir le
15/07/2025
Date limite de candidature
10/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Rémunération indicative
Rémunération statutaire - régime indemnitaire - prime de fin d'année - participation mutuelle - possibilité restauration collective - véhicule de service
Descriptif de l'emploi
La Ville de Longwy, employant 270 agents, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour les services culture / animation / santé & cohésion sociale / médiation / vie associative / jeunesse.
Sous l'autorité du responsable hiérarchique, vous assurez le soutien organisationnel, logistique et administratif du responsable de ces services. Vous facilitez la coordination, le suivi des dossiers et la circulation de l’information entre les services.
Sous l'autorité du responsable hiérarchique, vous assurez le soutien organisationnel, logistique et administratif du responsable de ces services. Vous facilitez la coordination, le suivi des dossiers et la circulation de l’information entre les services.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
1. Assistance au fonctionnement du Responsable
o Gestion de l’agenda du responsable et prise de rendez-vous
o Organisation des réunions (convocations, réservation de salles, préparation des documents)
o Rédaction, mise en forme et diffusion de courriers, comptes rendus, notes internes, etc.
o Gestion des appels téléphoniques et de l’accueil physique des interlocuteurs
2. Suivi administratif transversal des services
o Centralisation et suivi des courriers entrants/sortants du responsable
o Suivi des tableaux de bord, échéanciers, plannings et projets transversaux
o Mise à jour de documents de référence : annuaire des partenaires financiers, logistiques, associatifs, etc.
o Coordination logistique (commandes, fournitures, déplacements, etc.)
3. Support aux services rattachés au responsable
o Aide ponctuelle à la préparation d’événements, réunions de service, commissions
o Consolidation de bilans d’activités et de rapports transmis par les chefs de service
o Interface avec les services supports (RH, finances, informatique, etc.)
o Lien et soutien avec l’assistant administratif culturel, événementiel et vie associative.
4. Gestion documentaire
o Classement et archivage (physique et numérique)
o Application des règles de confidentialité et d’archivage de la collectivité
1. Assistance au fonctionnement du Responsable
o Gestion de l’agenda du responsable et prise de rendez-vous
o Organisation des réunions (convocations, réservation de salles, préparation des documents)
o Rédaction, mise en forme et diffusion de courriers, comptes rendus, notes internes, etc.
o Gestion des appels téléphoniques et de l’accueil physique des interlocuteurs
2. Suivi administratif transversal des services
o Centralisation et suivi des courriers entrants/sortants du responsable
o Suivi des tableaux de bord, échéanciers, plannings et projets transversaux
o Mise à jour de documents de référence : annuaire des partenaires financiers, logistiques, associatifs, etc.
o Coordination logistique (commandes, fournitures, déplacements, etc.)
3. Support aux services rattachés au responsable
o Aide ponctuelle à la préparation d’événements, réunions de service, commissions
o Consolidation de bilans d’activités et de rapports transmis par les chefs de service
o Interface avec les services supports (RH, finances, informatique, etc.)
o Lien et soutien avec l’assistant administratif culturel, événementiel et vie associative.
4. Gestion documentaire
o Classement et archivage (physique et numérique)
o Application des règles de confidentialité et d’archivage de la collectivité
Profils recherchés
Compétences requises
Savoirs
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Connaissance des procédures administratives et des circuits de décision internes
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.)
• Connaissance des outils de GED (gestion électronique des documents) appréciée
Savoir-faire
• Rédaction claire et synthétique
• Sens de l’organisation et de la gestion des priorités
• Capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Source de proposition d’organisation et de fonctionnement
• Une veille administrative permanente auprès du responsable
Savoir-être
• Rigueur, autonomie, réactivité
• Esprit d’équipe, sens du service public
• Bon relationnel, diplomatie, adaptabilité
________________________________________
Contraintes particulières du poste
• Travail en transversalité avec plusieurs interlocuteurs internes et externes
• Pic d’activité en période de préparation budgétaire, événements ou échéances administratives
Savoirs
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Connaissance des procédures administratives et des circuits de décision internes
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.)
• Connaissance des outils de GED (gestion électronique des documents) appréciée
Savoir-faire
• Rédaction claire et synthétique
• Sens de l’organisation et de la gestion des priorités
• Capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Source de proposition d’organisation et de fonctionnement
• Une veille administrative permanente auprès du responsable
Savoir-être
• Rigueur, autonomie, réactivité
• Esprit d’équipe, sens du service public
• Bon relationnel, diplomatie, adaptabilité
________________________________________
Contraintes particulières du poste
• Travail en transversalité avec plusieurs interlocuteurs internes et externes
• Pic d’activité en période de préparation budgétaire, événements ou échéances administratives
Contact et modalités de candidature
Contact
0382445436
Informations complémentaires
Envoyez lettre de motivation + CV
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.