En votre qualité de gestionnaire des secrétariats médicaux, vous assurez les missions suivantes :

1. Accueil du public de l’établissement (¼ du temps de travail) :
o Assurer l'accueil téléphonique, physique et électronique du public.
o Recevoir, filtrer et orienter les usagers grâce à une présentation et une attitude professionnelle exemplaire.
o S’adapter à des publics différents et appliquer les techniques d'accueil et de communication appropriées.

2. Gestion administrative :
o Collecter et traiter les informations nécessaires pour le bon fonctionnement administratif du service.
o Assurer l'organisation et le suivi des dossiers administratifs.
o Participer à la tenue des réunions en tant que secrétaire et gérer la logistique associée.

3. Soutien à l'organisation du service :
o Assister les responsables dans l'organisation du travail de l'équipe.
o Planifier et suivre les missions de surveillance médicale des personnels.

4. Gestion et traitement des documents :
o Prendre des notes, rédiger et mettre en forme des courriers et documents divers.
o Gérer et actualiser une base d'informations en respect des techniques de secrétariat et de veille réglementaire.

5. Organisation et archivage :
o Mettre en place et gérer le classement et l'archivage des documents, physiques et dématérialisés.
o Assurer la gestion du courrier, arrivée et départ.

6. Compétences transversales :
o Travailler, partager et échanger efficacement avec l’équipe.
o Être force de proposition, savoir écouter et exprimer ses idées.
o Garantir la confidentialité et discrétion dans le traitement des informations sensibles.
o Conseiller et sécuriser les pratiques au sein des services.