Collaborateur/trice de la Directrice Générale des Services/Référent(e) du secrétariat général et de l’accueil (h/f)
Offre n° O054250905000660
Publiée le 08/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
3 RUE LOUIS MAJORELLE, Dombasle-sur-Meurthe (Meurthe-et-Moselle)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
24/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au cœur de l’organisation communautaire, ce poste de « collaboratrice de la Directrice Générale des Services/ Référent(e) du secrétariat général et de l’accueil » constitue un maillon essentiel du bon fonctionnement de la collectivité. Vous êtes l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des secrétariats de nos communes membres, de nos partenaires institutionnels et des élus dans le cadre des instances. Vous travaillez, en lien étroit, avec la direction générale sur l’ensemble des projets et dossiers du mandat.
Vous êtes, pour la DGS et les services communautaires, un véritable pilier du secrétariat. Vous contribuez activement à la sérénité de l’action communautaire, et êtes reconnu(e) comme un relais fiable, discret et incontournable de la direction.
Vous vous épanouirez dans la variété des missions et la dimension transversale du poste. En effet, le/la collaborateur/trice est associé(e) aux dynamiques de projets qui rythment l’année (conseils communautaires, bureaux, exécutif, commissions, projet de territoire, organisation d’événements, …), avec un champ d’action évolutif selon les priorités politiques et stratégiques.
Dans une logique de qualité et continuité du service public, l’agent(e) recruté(e) jouera également un rôle de référent(e) pour le binôme en place au sein du pôle accueil, en assurant la coordination et le bon déroulement des activités quotidiennes.
Nous recherchons une personne qui souhaite s’investir activement dans le fonctionnement d’une collectivité, structurer et faire évoluer les méthodes de travail, et jouer un rôle clé dans la fiabilité et la fluidité des activités du secrétariat.
Vous êtes, pour la DGS et les services communautaires, un véritable pilier du secrétariat. Vous contribuez activement à la sérénité de l’action communautaire, et êtes reconnu(e) comme un relais fiable, discret et incontournable de la direction.
Vous vous épanouirez dans la variété des missions et la dimension transversale du poste. En effet, le/la collaborateur/trice est associé(e) aux dynamiques de projets qui rythment l’année (conseils communautaires, bureaux, exécutif, commissions, projet de territoire, organisation d’événements, …), avec un champ d’action évolutif selon les priorités politiques et stratégiques.
Dans une logique de qualité et continuité du service public, l’agent(e) recruté(e) jouera également un rôle de référent(e) pour le binôme en place au sein du pôle accueil, en assurant la coordination et le bon déroulement des activités quotidiennes.
Nous recherchons une personne qui souhaite s’investir activement dans le fonctionnement d’une collectivité, structurer et faire évoluer les méthodes de travail, et jouer un rôle clé dans la fiabilité et la fluidité des activités du secrétariat.
Missions / conditions d'exercice
Détails des missions principales :
• Assistanat de direction : gestion des agendas, planification des réunions, organisation logistique des déplacements, organisation des cérémonies et évènements, suivi des échéances, des courriers et signatures. Mise à jour de bases de données (listages, invitations, partenaires...), gestion du suivi des invitations reçues (mise à jour des plannings, réponses).
• Secrétariat des assemblées : rédaction de délibérations, vérification du quorum, envoi des convocations, transmission au contrôle de légalité, affichage et respect des délais légaux.
• Référent(e) du secrétariat général et du pôle accueil : Assurer l'enregistrement et la diffusion du courrier entrant de l'ensemble des pôles de la collectivité, coordination des tâches du binôme chargé d’accueil, organisation de leur travail, suivi de la qualité et du respect des délais, appui à la démarche qualité et aux relations usagers, participation aux actions d’amélioration continue du service rendu à l’usager (enquêtes de satisfaction ou indicateurs interne, référentiel Marianne).
• Suivi des dossiers stratégiques : centralisation des informations, préparation des réunions, veille et relance des services.
• Production et gestion documentaire : rédaction et mise en forme de courriers, notes, délibérations, arrêtés, comptes rendus, documents à destination des élus ou des partenaires.
• Soutien aux services internes : mise à jour d’outils partagés, préparation de supports (procédures internes, ordre du jour, tableaux de bord, présentations), suivi administratif des archives de la communauté de communes, contribution à la mise en œuvre et au suivi du plan de classement et des procédures d’archivage, lien avec les services pour la gestion et l’organisation des archives courantes, intermédiaires et définitives, appui à la coordination avec les Archives départementales.
• Interface relationnelle : traitement et suivi des demandes à destination de la direction, traitement du courrier, gestion des sollicitations des partenaires externes
• Assistanat de direction : gestion des agendas, planification des réunions, organisation logistique des déplacements, organisation des cérémonies et évènements, suivi des échéances, des courriers et signatures. Mise à jour de bases de données (listages, invitations, partenaires...), gestion du suivi des invitations reçues (mise à jour des plannings, réponses).
• Secrétariat des assemblées : rédaction de délibérations, vérification du quorum, envoi des convocations, transmission au contrôle de légalité, affichage et respect des délais légaux.
• Référent(e) du secrétariat général et du pôle accueil : Assurer l'enregistrement et la diffusion du courrier entrant de l'ensemble des pôles de la collectivité, coordination des tâches du binôme chargé d’accueil, organisation de leur travail, suivi de la qualité et du respect des délais, appui à la démarche qualité et aux relations usagers, participation aux actions d’amélioration continue du service rendu à l’usager (enquêtes de satisfaction ou indicateurs interne, référentiel Marianne).
• Suivi des dossiers stratégiques : centralisation des informations, préparation des réunions, veille et relance des services.
• Production et gestion documentaire : rédaction et mise en forme de courriers, notes, délibérations, arrêtés, comptes rendus, documents à destination des élus ou des partenaires.
• Soutien aux services internes : mise à jour d’outils partagés, préparation de supports (procédures internes, ordre du jour, tableaux de bord, présentations), suivi administratif des archives de la communauté de communes, contribution à la mise en œuvre et au suivi du plan de classement et des procédures d’archivage, lien avec les services pour la gestion et l’organisation des archives courantes, intermédiaires et définitives, appui à la coordination avec les Archives départementales.
• Interface relationnelle : traitement et suivi des demandes à destination de la direction, traitement du courrier, gestion des sollicitations des partenaires externes
Profils recherchés
SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences d’une communauté de communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs.
SAVOIR FAIRE :
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- maîtriser parfaitement l'orthographe et la syntaxe
- maîtriser les techniques rédactionnelles (courriers, mails, comptes rendus, notes, rapports, etc.)
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil communautaire et les actes administratifs ;
- connaître et respecter les procédures administratives, de contrôle des actes ;
- respecter les délais réglementaires ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- piloter, suivre et contrôler les activités des agents ;
- organiser une réunion ;
- classer, archiver ;
- maîtrise des outils bureautiques et logiciels (Word, Excel, messagerie, SPL-XDEMAT) ;
- expérience en secrétariat de direction ou gestion administrative, avec idéalement une posture de coordination d’équipe.
SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- savoir travailler en autonomie ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer d'une capacité à animer une petite équipe et de capacités managériales ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles ;
- filtrer et orienter les informations ;
- communiquer en s'adaptant aux différents interlocuteurs internes et externes ;
- sens de la discrétion, fiabilité, rigueur.
Relations avec les partenaires :
- Partenaires internes : hiérarchie, services de la collectivité, communes
- Partenaires externes : tout acteur de la vie économique et de la société civile
- connaître les domaines de compétences d’une communauté de communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs.
SAVOIR FAIRE :
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- maîtriser parfaitement l'orthographe et la syntaxe
- maîtriser les techniques rédactionnelles (courriers, mails, comptes rendus, notes, rapports, etc.)
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil communautaire et les actes administratifs ;
- connaître et respecter les procédures administratives, de contrôle des actes ;
- respecter les délais réglementaires ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- piloter, suivre et contrôler les activités des agents ;
- organiser une réunion ;
- classer, archiver ;
- maîtrise des outils bureautiques et logiciels (Word, Excel, messagerie, SPL-XDEMAT) ;
- expérience en secrétariat de direction ou gestion administrative, avec idéalement une posture de coordination d’équipe.
SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- savoir travailler en autonomie ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer d'une capacité à animer une petite équipe et de capacités managériales ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles ;
- filtrer et orienter les informations ;
- communiquer en s'adaptant aux différents interlocuteurs internes et externes ;
- sens de la discrétion, fiabilité, rigueur.
Relations avec les partenaires :
- Partenaires internes : hiérarchie, services de la collectivité, communes
- Partenaires externes : tout acteur de la vie économique et de la société civile
Contact et modalités de candidature
Contact
0383452332
Informations complémentaires
Information utile :
Des réunions sont à prévoir en soirée ( 1 fois par mois )
Avantages :
- CNAS (identique à un comité d'entreprise),
- Contrat de groupe mutuelle et prévoyance avec participation employeur à hauteur de 15 et 25 euros,
- Chèques déjeuner d'une valeur de 7 euros par jour travaillé (prise en charge à 60% par l'employeur),
- CIA (complément indemnitaire annuel).
- Horaires de travail : 37h avec 12 jours de RTT.
Plages fixes : 9h00-12h00 ; 14h00-16h00
Plages variables : 8h00-09h00 ; 12h00-14h00 ; 16h00-18h00.
- 1 journée bien-être par an
- Tarif préférentiel à la piscine ATRIUM située à l'arrière de nos locaux
- Parking sécurisé
Les candidatures sont à adresser à Monsieur le Président : FISCHER David
CTE COM. PAYS DU SEL ET DU VERMOIS
3 RUE LOUIS MAJORELLE
54110 DOMBASLE-SUR-MEURTHE
Ou par mail à Madame Adéva BONJEAN, Responsable Ressources Humaines : a.bonjean@ccseletvermois.fr
Des réunions sont à prévoir en soirée ( 1 fois par mois )
Avantages :
- CNAS (identique à un comité d'entreprise),
- Contrat de groupe mutuelle et prévoyance avec participation employeur à hauteur de 15 et 25 euros,
- Chèques déjeuner d'une valeur de 7 euros par jour travaillé (prise en charge à 60% par l'employeur),
- CIA (complément indemnitaire annuel).
- Horaires de travail : 37h avec 12 jours de RTT.
Plages fixes : 9h00-12h00 ; 14h00-16h00
Plages variables : 8h00-09h00 ; 12h00-14h00 ; 16h00-18h00.
- 1 journée bien-être par an
- Tarif préférentiel à la piscine ATRIUM située à l'arrière de nos locaux
- Parking sécurisé
Les candidatures sont à adresser à Monsieur le Président : FISCHER David
CTE COM. PAYS DU SEL ET DU VERMOIS
3 RUE LOUIS MAJORELLE
54110 DOMBASLE-SUR-MEURTHE
Ou par mail à Madame Adéva BONJEAN, Responsable Ressources Humaines : a.bonjean@ccseletvermois.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.