Assistant administratif - Cellule élections / recensement
Offre n° O057251013000748
Publiée le 13/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 place d'armes - service du personnel, Metz (Moselle)
Poste à pourvoir le
01/12/2025
Date limite de candidature
12/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
A seulement 1h20 de Paris et au cœur d'un espace de coopération regroupant des partenaires européens historiques (France, Allemagne, Luxembourg, Belgique), la Ville de Metz bénéficie d'une situation géographique offrant un rayonnement exceptionnel dont témoignent les nombreuses marques de reconnaissance obtenues en termes de qualité de vie et compétitivité. Capitale de l’écologie urbaine et ville jardin, cité créative UNESCO, territoire de 3 000 ans d’histoire, la Ville de Metz est également tournée vers l’innovation numérique et bénéficie de nombreuses formations d’excellence (innovation, recherche photonique). Elle est aussi un lieu de nombreux rendez-vous culturels et sportifs avec Constellations de Metz, Metz Handball, FC Metz, Moselle Open, le Centre-Pompidou-Metz...
Au cœur de son action municipale, la Direction Déléguée Proximité incarne l’engagement de la Ville de Metz en faveur d’un service public de proximité, d’écoute et de réactivité.
En lien direct avec les élus de proximité, les services municipaux et les partenaires institutionnels, la DDP œuvre à une administration accessible, humaine et efficace, ancrée dans les territoires et à l’écoute des besoins réels des habitants. Elle contribue activement à la modernisation de l'action publique, à la simplification des démarches administratives, à la valorisation de l’action citoyenne et à la promotion du vivre ensemble.
Au-delà des fonctions administratives qui la caractérisent, la DDP est un acteur central de la démocratie locale : elle encourage la participation citoyenne, soutient les dispositifs de concertation (Conseils de quartier, Conseil municipal des enfants, Conseil communal consultatif) et accompagne les projets de territoire portés par les Messins.
Au sein du service Formalités - élections, vous contribuez pleinement aux missions de la DDP, en garantissant la fiabilité des procédures, la qualité du service rendu aux usagers et le bon déroulement des dispositifs démocratiques et civiques portés par la Ville de Metz. A ce titre, vous assurez la gestion administrative des listes électorales, la préparation matérielle et logistique des scrutins, ainsi que le suivi des opérations de recensement en lien avec les équipes de terrain.
Au cœur de son action municipale, la Direction Déléguée Proximité incarne l’engagement de la Ville de Metz en faveur d’un service public de proximité, d’écoute et de réactivité.
En lien direct avec les élus de proximité, les services municipaux et les partenaires institutionnels, la DDP œuvre à une administration accessible, humaine et efficace, ancrée dans les territoires et à l’écoute des besoins réels des habitants. Elle contribue activement à la modernisation de l'action publique, à la simplification des démarches administratives, à la valorisation de l’action citoyenne et à la promotion du vivre ensemble.
Au-delà des fonctions administratives qui la caractérisent, la DDP est un acteur central de la démocratie locale : elle encourage la participation citoyenne, soutient les dispositifs de concertation (Conseils de quartier, Conseil municipal des enfants, Conseil communal consultatif) et accompagne les projets de territoire portés par les Messins.
Au sein du service Formalités - élections, vous contribuez pleinement aux missions de la DDP, en garantissant la fiabilité des procédures, la qualité du service rendu aux usagers et le bon déroulement des dispositifs démocratiques et civiques portés par la Ville de Metz. A ce titre, vous assurez la gestion administrative des listes électorales, la préparation matérielle et logistique des scrutins, ainsi que le suivi des opérations de recensement en lien avec les équipes de terrain.
Missions / conditions d'exercice
Gestion et suivi des listes électorales
- Superviser le traitement des demandes d’inscription et de changement d’adresse en veillant au respect de la réglementation
- Contrôler la complétude des dossiers et coordonner les relances auprès des usagers
- Garantir la prise en charge rapide et qualitative des correspondances (courriers, courriels) et le suivi des réclamations
- Organiser le tirage au sort des listes préparatoires des jurés d’assises titulaires et suppléants, coordonner l’envoi des notifications et assurer l’envoi au tribunal judiciaire
Organisation des scrutins politiques communaux
- Piloter la constitution et le suivi des bureaux de vote
- Elaborer les notes, arrêtés, convocations et courriers relatifs aux scrutins électoraux
- Participer à l’organisation matérielle et logistique des différents scrutins politiques (implantation des bureaux de vote et des panneaux d’affichage, préparation des bulletins de vote)
- Superviser la préparation logistique du matériel de vote pour chaque bureau de vote (valises, enveloppes, bulletins de vote, documents réglementaires, petit matériel)
- Garantir la mise à jour des listes électorales en période de scrutin (procurations, impressions des listes d’émargement, impression et envoi des cartes électorales…)
-Encadrer et assister l’équipe mobilisée le jour du scrutin au bureau des élections
- Coordonner en lien avec les ressources humaines la rémunération des agents mobilisés
- Participer à l’organisation, le cas échéant, de la mise sous pli de la propagande électorale
- Préparer en lien avec le service Protocole :
> les cérémonies de citoyenneté (remise de la carte électorale aux jeunes atteignant la majorité)
> les cérémonies de remerciement aux bénévoles des bureaux de vote
Coordination du recensement de la population
- Contribuer au découpage des secteurs à recenser avec le coordonnateur communal
- Rédiger les courriers liés aux opérations de recensement (convocations, arrêtés de recrutement)
- Superviser et encadrer les équipes de contrôleurs et d’agents recenseurs en collaboration avec le coordonnateur communal (briefings, suivi terrain, appui technique)
- Rendre compte à la hiérarchie de l’avancement de l’opération et proposer des améliorations organisationnelles
- Coordonner en lien avec les ressources humaines le suivi administratif et financier de la rémunération des agents recenseurs
Instruire les dossiers de regroupement familial
- Contrôler la complétude des dossiers et analyser la situation des demandeurs
- Calculer les ressources du demandeur et finaliser les dossiers avant transmission à l’élu référent
- Assurer le suivi des dossiers signés et leur transmission à l’OFII (Office Français de l'Immigration et de l'Intégration)
- Superviser le traitement des demandes d’inscription et de changement d’adresse en veillant au respect de la réglementation
- Contrôler la complétude des dossiers et coordonner les relances auprès des usagers
- Garantir la prise en charge rapide et qualitative des correspondances (courriers, courriels) et le suivi des réclamations
- Organiser le tirage au sort des listes préparatoires des jurés d’assises titulaires et suppléants, coordonner l’envoi des notifications et assurer l’envoi au tribunal judiciaire
Organisation des scrutins politiques communaux
- Piloter la constitution et le suivi des bureaux de vote
- Elaborer les notes, arrêtés, convocations et courriers relatifs aux scrutins électoraux
- Participer à l’organisation matérielle et logistique des différents scrutins politiques (implantation des bureaux de vote et des panneaux d’affichage, préparation des bulletins de vote)
- Superviser la préparation logistique du matériel de vote pour chaque bureau de vote (valises, enveloppes, bulletins de vote, documents réglementaires, petit matériel)
- Garantir la mise à jour des listes électorales en période de scrutin (procurations, impressions des listes d’émargement, impression et envoi des cartes électorales…)
-Encadrer et assister l’équipe mobilisée le jour du scrutin au bureau des élections
- Coordonner en lien avec les ressources humaines la rémunération des agents mobilisés
- Participer à l’organisation, le cas échéant, de la mise sous pli de la propagande électorale
- Préparer en lien avec le service Protocole :
> les cérémonies de citoyenneté (remise de la carte électorale aux jeunes atteignant la majorité)
> les cérémonies de remerciement aux bénévoles des bureaux de vote
Coordination du recensement de la population
- Contribuer au découpage des secteurs à recenser avec le coordonnateur communal
- Rédiger les courriers liés aux opérations de recensement (convocations, arrêtés de recrutement)
- Superviser et encadrer les équipes de contrôleurs et d’agents recenseurs en collaboration avec le coordonnateur communal (briefings, suivi terrain, appui technique)
- Rendre compte à la hiérarchie de l’avancement de l’opération et proposer des améliorations organisationnelles
- Coordonner en lien avec les ressources humaines le suivi administratif et financier de la rémunération des agents recenseurs
Instruire les dossiers de regroupement familial
- Contrôler la complétude des dossiers et analyser la situation des demandeurs
- Calculer les ressources du demandeur et finaliser les dossiers avant transmission à l’élu référent
- Assurer le suivi des dossiers signés et leur transmission à l’OFII (Office Français de l'Immigration et de l'Intégration)
Profils recherchés
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ainsi que des partenaires institutionnels, des usages et procédures administratives
- Maitrise des procédures électorales et du recensement de la population
- Bonne connaissance de la réglementation générale relative aux différentes missions (droit civil, droit électoral)
- Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser des logiciels métiers
- La connaissance de logiciels métier dédiés constitue un atout (SuffrageWeb, Siècle, OMER Insee, application AirsCourrier)
- Rigueur, organisation et sens des responsabilités
- Faire preuve de réactivité, d’adaptabilité, d’autonomie et de polyvalence
- Faire preuve de diplomatie et de discrétion
- Qualités relationnelles confirmées et sens du service public
- Aptitude au travail en équipe et à l’encadrement d’agents temporaires
- Sens du service public et capacité à rendre compte
- Maitrise des procédures électorales et du recensement de la population
- Bonne connaissance de la réglementation générale relative aux différentes missions (droit civil, droit électoral)
- Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser des logiciels métiers
- La connaissance de logiciels métier dédiés constitue un atout (SuffrageWeb, Siècle, OMER Insee, application AirsCourrier)
- Rigueur, organisation et sens des responsabilités
- Faire preuve de réactivité, d’adaptabilité, d’autonomie et de polyvalence
- Faire preuve de diplomatie et de discrétion
- Qualités relationnelles confirmées et sens du service public
- Aptitude au travail en équipe et à l’encadrement d’agents temporaires
- Sens du service public et capacité à rendre compte
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Temps de travail
- 36h09 hebdomadaires du lundi au vendredi :
▻ Plages horaires fixes : de 09h00 à 11h30 & de 14h15 à 16h45
▻ Plages horaires variables : de 07h45 à 19h00
- 27 CA + 2 RTT libres / an + 1 RTT fixe / quinzaine ou ½ / semaine
- Télétravail possible
Rémunération
- Statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
- Primes annuelles : 13ème mois, CIA
Avantages
- Participation de la collectivité aux frais liés :
▻ aux transports en commun (75%)
▻ à la couverture mutuelle et prévoyance (suivant le contrat choisi)
- Amicale du personnel
- Adhésion PLURÉLYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)
La Ville de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances ! Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
- 36h09 hebdomadaires du lundi au vendredi :
▻ Plages horaires fixes : de 09h00 à 11h30 & de 14h15 à 16h45
▻ Plages horaires variables : de 07h45 à 19h00
- 27 CA + 2 RTT libres / an + 1 RTT fixe / quinzaine ou ½ / semaine
- Télétravail possible
Rémunération
- Statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
- Primes annuelles : 13ème mois, CIA
Avantages
- Participation de la collectivité aux frais liés :
▻ aux transports en commun (75%)
▻ à la couverture mutuelle et prévoyance (suivant le contrat choisi)
- Amicale du personnel
- Adhésion PLURÉLYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)
La Ville de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances ! Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.