Assistant administratif du SAD (f/h) - Responsable de secteur
Offre n° O058250528000592
Publiée le 28/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
41 avenue du Champ du Seigneur, La Charité-sur-Loire (Nièvre)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
27/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Descriptif de l'emploi
Domaine d’activités : Citoyenneté, éducation, culture et sport
Famille : Citoyenneté, population, affaires adm. et vie associative Référence métier CNFPT : Assistant ou assistante de gestion administrative Temps non complet
Taux d’emploi : 80%
Autorité hiérarchique : Directrice du C.I.A.S./SAD
Contexte du poste : La direction du C.I.A.S. pilote la déclinaison des orientations politiques locales et nationales liées aux solidarités au sein de la collectivité. Le C.I.A.S. est composé d’un service (le service d’autonomie à domicile) lui-même composé d’une cellule administrative et comptable. La direction assure par ailleurs la coordination et l’animation du SAD.
Le SAD est composé de 35 agents.
Relations régulières : Usagers, entourage familial et aidants, professionnels intervenant dans le soutien au domicile (services internes), professionnels de santé libéraux, mandataires judiciaires et représentant légal, aides-soignants de secteur et hospitalières, structures d’hébergement, Conseil Départemental, CPAM, Caisses de retraite, mutuelles
Famille : Citoyenneté, population, affaires adm. et vie associative Référence métier CNFPT : Assistant ou assistante de gestion administrative Temps non complet
Taux d’emploi : 80%
Autorité hiérarchique : Directrice du C.I.A.S./SAD
Contexte du poste : La direction du C.I.A.S. pilote la déclinaison des orientations politiques locales et nationales liées aux solidarités au sein de la collectivité. Le C.I.A.S. est composé d’un service (le service d’autonomie à domicile) lui-même composé d’une cellule administrative et comptable. La direction assure par ailleurs la coordination et l’animation du SAD.
Le SAD est composé de 35 agents.
Relations régulières : Usagers, entourage familial et aidants, professionnels intervenant dans le soutien au domicile (services internes), professionnels de santé libéraux, mandataires judiciaires et représentant légal, aides-soignants de secteur et hospitalières, structures d’hébergement, Conseil Départemental, CPAM, Caisses de retraite, mutuelles
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
Analyser le besoin des usagers :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique du public (renseignements et orientation).
- Evaluer les besoins des usagers lors des premières demandes d’accompagnement et réajustements en prenant en compte les contraintes du service pour y répondre : demande de l’usager, possibilités du service (horaires, quota d’heures attribué), aides financières possibles.
- Planifier les visites à domicile chez les usagers, en lien avec la responsable du service d’autonomie à domicile (SAD), notamment lors des débuts de prise en charge ou en cas de besoin de réajustement.
- Proposer des solutions adaptées aux situations individuelles.
- Suivre les dossiers de prise en charge et élaborer les demandes de renouvellement.
Assurer la gestion administrative
- Assurer les démarches nécessaires à l’admission de l’usager dans le service : réalisation de devis, contrat, décharge, complétude de dossier d’évaluation des besoins de l’usager.
- Constituer les dossiers de demande d’aides financières des usagers pour transmission
aux organismes financeurs.
- Réaliser la facturation : gestion des caisses, élaboration des factures, contrôle des heures via la télégestion.
Organiser les interventions et assurer la gestion du planning des équipes
- Assurer la gestion du planning : gestion hebdomadaire des heures de prestation des agents du SAD, des remplacements, suivi des absences des aides à domicile (congés, formations, arrêts, etc.), planification des temps collectifs (réunions d’équipe, analyses de la pratique) en lien avec la directrice du SAD, appels des usagers pour les informer de changements dans les prestations.
- Organiser les interventions des aides à domicile dans le respect de la législation sociale.
Gérer l’organisation fonctionnelle du service
- Assurer l’organisation fonctionnelle du service, en lien avec la directrice du SAD : échanges quotidiens avec les aides à domicile sur les suivis et l’organisation du travail, remise des plannings, organisation des temps de transmissions et des temps collectifs (réunion d’équipe, analyse).
- Gérer les informations liées au recrutement, en collaboration avec la directrice du
SAD et l’assistant(e) des ressources humaines (ARH).
- Suivre les contrats, en collaboration avec la responsable du SAD et la DRH.
- Assurer la phase d’intégration des nouveaux agents et stagiaires, en lien avec la Directrice du SAD et l’ARH
- Transmettre les éléments de paie à l’ARH en début de mois : heures complémentaires,
fiches kilométriques, temps de trajets.
Activités spécifiques
Assurer le suivi des fournitures, éditer et envoyer les courriers d’ attestation fiscale, Être en renfort et soutien les autres secteurs en cas de besoin (ex. : période de congé) et en cas de déclenchement du plan canicule.
Analyser le besoin des usagers :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique du public (renseignements et orientation).
- Evaluer les besoins des usagers lors des premières demandes d’accompagnement et réajustements en prenant en compte les contraintes du service pour y répondre : demande de l’usager, possibilités du service (horaires, quota d’heures attribué), aides financières possibles.
- Planifier les visites à domicile chez les usagers, en lien avec la responsable du service d’autonomie à domicile (SAD), notamment lors des débuts de prise en charge ou en cas de besoin de réajustement.
- Proposer des solutions adaptées aux situations individuelles.
- Suivre les dossiers de prise en charge et élaborer les demandes de renouvellement.
Assurer la gestion administrative
- Assurer les démarches nécessaires à l’admission de l’usager dans le service : réalisation de devis, contrat, décharge, complétude de dossier d’évaluation des besoins de l’usager.
- Constituer les dossiers de demande d’aides financières des usagers pour transmission
aux organismes financeurs.
- Réaliser la facturation : gestion des caisses, élaboration des factures, contrôle des heures via la télégestion.
Organiser les interventions et assurer la gestion du planning des équipes
- Assurer la gestion du planning : gestion hebdomadaire des heures de prestation des agents du SAD, des remplacements, suivi des absences des aides à domicile (congés, formations, arrêts, etc.), planification des temps collectifs (réunions d’équipe, analyses de la pratique) en lien avec la directrice du SAD, appels des usagers pour les informer de changements dans les prestations.
- Organiser les interventions des aides à domicile dans le respect de la législation sociale.
Gérer l’organisation fonctionnelle du service
- Assurer l’organisation fonctionnelle du service, en lien avec la directrice du SAD : échanges quotidiens avec les aides à domicile sur les suivis et l’organisation du travail, remise des plannings, organisation des temps de transmissions et des temps collectifs (réunion d’équipe, analyse).
- Gérer les informations liées au recrutement, en collaboration avec la directrice du
SAD et l’assistant(e) des ressources humaines (ARH).
- Suivre les contrats, en collaboration avec la responsable du SAD et la DRH.
- Assurer la phase d’intégration des nouveaux agents et stagiaires, en lien avec la Directrice du SAD et l’ARH
- Transmettre les éléments de paie à l’ARH en début de mois : heures complémentaires,
fiches kilométriques, temps de trajets.
Activités spécifiques
Assurer le suivi des fournitures, éditer et envoyer les courriers d’ attestation fiscale, Être en renfort et soutien les autres secteurs en cas de besoin (ex. : période de congé) et en cas de déclenchement du plan canicule.
Profils recherchés
Prérequis obligatoires : Attrait relationnel, bonne utilisation des outils informatiques. Prérequis souhaités : expérience dans le champ de l’action sociale et/ou du secteur de l’aide à domicile. Connaissance du logiciel MAD (ARCHE MC2), Lancelot, Perceval
Compétences
Compétences professionnelles et techniques (savoir et savoir-faire)
Savoirs :
- Connaissance des enjeux liés à l’accompagnement des personnes en perte
d’autonomie.
- Connaissance des enjeux de l’aide à domicile et des différents financements.
Savoirs faire :
- Savoir susciter le dialogue et la transmission d’informations.
- Savoir personnaliser le dialogue aux différents usagers.
- Compétences en informatique sur les logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook).
- Capacités d’adaptation et de réactivité.
- Sens de l’organisation et rigueur.
- Aptitudes rédactionnelles.
- Capacité à déléguer et à travailler en équipe.
Savoirs être et compétences relationnelles (individuels et collectifs)
Savoirs être :
- Sens de l’accueil du public et des relations humaines.
- Souci de la qualité de service.
- Sens de l’observation et de l’écoute.
- Respect de la personne, de sa culture, de son choix de vie, de son espace privé et de son intimité.
- Discrétion.
- Devoir de réserve.
- Disponibilité.
- Gestion du stress et de l’agressivité.
Conditions de travail
Horaires de travail et organisation du temps de travail
Nombre d’heures hebdomadaires : 28 Nombre de jours hebdomadaires : 5
Amplitude horaires : 08h30 – 17h
Statut, rémunération
Catégorie : C
Filière : Administrative
Cadre d’emplois : Adjoints administratifs Régime indemnitaire : RIFSEEP
Compétences
Compétences professionnelles et techniques (savoir et savoir-faire)
Savoirs :
- Connaissance des enjeux liés à l’accompagnement des personnes en perte
d’autonomie.
- Connaissance des enjeux de l’aide à domicile et des différents financements.
Savoirs faire :
- Savoir susciter le dialogue et la transmission d’informations.
- Savoir personnaliser le dialogue aux différents usagers.
- Compétences en informatique sur les logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook).
- Capacités d’adaptation et de réactivité.
- Sens de l’organisation et rigueur.
- Aptitudes rédactionnelles.
- Capacité à déléguer et à travailler en équipe.
Savoirs être et compétences relationnelles (individuels et collectifs)
Savoirs être :
- Sens de l’accueil du public et des relations humaines.
- Souci de la qualité de service.
- Sens de l’observation et de l’écoute.
- Respect de la personne, de sa culture, de son choix de vie, de son espace privé et de son intimité.
- Discrétion.
- Devoir de réserve.
- Disponibilité.
- Gestion du stress et de l’agressivité.
Conditions de travail
Horaires de travail et organisation du temps de travail
Nombre d’heures hebdomadaires : 28 Nombre de jours hebdomadaires : 5
Amplitude horaires : 08h30 – 17h
Statut, rémunération
Catégorie : C
Filière : Administrative
Cadre d’emplois : Adjoints administratifs Régime indemnitaire : RIFSEEP
Contact et modalités de candidature
Contact
0386700743
Informations complémentaires
Envoyer une lettre de motivation accompagnée d'un CV au :
Service d'Autonomie à Domicile
41 Avenue du Champ du Seigneur
58400 La Charité-sur-Loire
Service d'Autonomie à Domicile
41 Avenue du Champ du Seigneur
58400 La Charité-sur-Loire
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.