Collaborateur-trice de la Direction Générale des Services
Offre n° O059250616001228
Publiée le 16/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- 89 rue du Général Leclerc, Saint-André-lez-Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
01/08/2025
Date limite de candidature
16/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Oui
Experience souhaitée
Expert
Descriptif de l'emploi
Apporte une aide permanente au Directeur Général des Services en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Assurer l’organisation et le fonctionnement des assemblées délibérantes.
Assurer l’organisation et le fonctionnement des assemblées délibérantes.
Missions / conditions d'exercice
Missions
Organisation de la vie professionnelle du D.G.S.
• Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du D.G.S. (gestion complète)
• Rappeler les informations importantes et transmettre des messages
• Etablir une relation de confiance avec le D.G.S.
• Gérer le suivi des parapheurs
• Gestion du courrier du D.G.S.
• Préparer les dossiers pour les réunions
• Rédiger des compte-rendu
• Préparer des supports de présentation des informations générales
Organiser le Conseil municipal
• Préparer les dossiers (projets de délibération, dossier du conseil…)
• Assister au conseil municipal
• Contrôle de légalité
Suivi des projets et activités de la direction
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Participer aux groupes de travail
• Suivre l’exécution budgétaire du service (préparer le budget, émettre les bons de commande, contrôle des factures..)
Coordonner le secrétariat général
• Assurer la circulation de l’information
• Veiller à la continuité des missions
• Animer, piloter, encadrer l’équipe
Organisation et planification des réunions (Codir, commissions.)
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le D.G.S.
• Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion
• Prendre des notes lors des réunions
• Rédiger les comptes rend
• us
Archives de la collectivité
• Assure le lien avec le SIVOM
Gestion du DICRIM, PCS, CatNat
• Rédaction et suivi du PCS
• Rédaction et suivi du DICRIM
Organisation des élections
• Organiser les élections en lien avec la responsable du service
Taches diverses
Veiller à la bonne tenue, la mise à jour et l’archivage de tous les dossiers sur le serveur de la DGS
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Adapter son discours en fonction des interlocuteurs
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers
Assurer le lien avec les autres directions et notamment les Directeurs
Organisation de la vie professionnelle du D.G.S.
• Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du D.G.S. (gestion complète)
• Rappeler les informations importantes et transmettre des messages
• Etablir une relation de confiance avec le D.G.S.
• Gérer le suivi des parapheurs
• Gestion du courrier du D.G.S.
• Préparer les dossiers pour les réunions
• Rédiger des compte-rendu
• Préparer des supports de présentation des informations générales
Organiser le Conseil municipal
• Préparer les dossiers (projets de délibération, dossier du conseil…)
• Assister au conseil municipal
• Contrôle de légalité
Suivi des projets et activités de la direction
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Participer aux groupes de travail
• Suivre l’exécution budgétaire du service (préparer le budget, émettre les bons de commande, contrôle des factures..)
Coordonner le secrétariat général
• Assurer la circulation de l’information
• Veiller à la continuité des missions
• Animer, piloter, encadrer l’équipe
Organisation et planification des réunions (Codir, commissions.)
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le D.G.S.
• Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion
• Prendre des notes lors des réunions
• Rédiger les comptes rend
• us
Archives de la collectivité
• Assure le lien avec le SIVOM
Gestion du DICRIM, PCS, CatNat
• Rédaction et suivi du PCS
• Rédaction et suivi du DICRIM
Organisation des élections
• Organiser les élections en lien avec la responsable du service
Taches diverses
Veiller à la bonne tenue, la mise à jour et l’archivage de tous les dossiers sur le serveur de la DGS
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Adapter son discours en fonction des interlocuteurs
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers
Assurer le lien avec les autres directions et notamment les Directeurs
Profils recherchés
Savoirs socioprofessionnels
- Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note…)
- Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et de suivi
- Principe rédactionnel de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte rendu
- Parfaite connaissance de l’organisation d’un conseil municipal
Savoirs généraux
- Faire preuve d’initiative
- Savoir rendre compte
- Être attentif
- Connaitre l’organisation générale la Collectivité
- Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note…)
- Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et de suivi
- Principe rédactionnel de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte rendu
- Parfaite connaissance de l’organisation d’un conseil municipal
Savoirs généraux
- Faire preuve d’initiative
- Savoir rendre compte
- Être attentif
- Connaitre l’organisation générale la Collectivité
Contact et modalités de candidature
Contact
0320630750
Informations complémentaires
LETTRE MOTIVATION ET CV OBLIGATOIRE A l'ATTENTION DE MME LE MAIRE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.