Assistant de direction
Offre n° O059250617001185
Publiée le 17/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Rue Lamartine (Dunkerque), Dunkerque (Nord)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
31/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la Responsable administrative, et au sein de l’équipe de direction, l’assistant ou l’assistante de direction a la charge de suivre et soutenir les activités et les tâches administratives de l’équipe. C’est un rôle central, qui est au cœur de la Direction.
Vous assurez l’organisation de l’équipe de direction et les soutenez sur les différentes tâches administratives :
Vous assurez l’organisation de l’équipe de direction et les soutenez sur les différentes tâches administratives :
Missions / conditions d'exercice
Vous assurez l’organisation de l’équipe de direction et les soutenez sur les différentes tâches administratives :
- Vous gérez les agendas et la messagerie électroniques,
- Vous préparez les réunions, assurez les prises de notes et rédigez les comptes rendus
- Vous assurez et organisez le secrétariat pour le service : rédaction de notes, courriers, mailings, rapports. Vous gérez et suivez le courrier interne, externe
- Vous renseignez les outils de suivi de l’activité administrative et les tableaux de bord de suivi RH, en lien avec la responsable administrative
- Vous assurez l’accueil physique et téléphonique du secrétariat et standard
- Vous assurez l’interface entre la direction et les services de la mairie
- Vous suivez le plan d’archivage du service
- Vous participez à l’évaluation de l’activité administrative du service pour le rapport d’activité annuel
Vous suppléez la responsable administrative sur une partie de son activité :
- Vous assurez le suivi administratif des contrats de prestation, des conventions…
- Vous préparez des délibérations en lien avec les contrats de prestation
- Vous assurez en binôme (en l’absence de l’agent comptable et du responsable administratif) les activités comptables courantes : engagement, liquidation de factures, suivi des tableaux de bord sur teams en suivant les procédures
- Vous gérez en binôme avec l’agent comptable les commandes : devis, commandes, réception et pointage des commandes
- Vous gérez en binôme avec l’agent comptable les relations avec les fournisseurs
- Vous gérez les agendas et la messagerie électroniques,
- Vous préparez les réunions, assurez les prises de notes et rédigez les comptes rendus
- Vous assurez et organisez le secrétariat pour le service : rédaction de notes, courriers, mailings, rapports. Vous gérez et suivez le courrier interne, externe
- Vous renseignez les outils de suivi de l’activité administrative et les tableaux de bord de suivi RH, en lien avec la responsable administrative
- Vous assurez l’accueil physique et téléphonique du secrétariat et standard
- Vous assurez l’interface entre la direction et les services de la mairie
- Vous suivez le plan d’archivage du service
- Vous participez à l’évaluation de l’activité administrative du service pour le rapport d’activité annuel
Vous suppléez la responsable administrative sur une partie de son activité :
- Vous assurez le suivi administratif des contrats de prestation, des conventions…
- Vous préparez des délibérations en lien avec les contrats de prestation
- Vous assurez en binôme (en l’absence de l’agent comptable et du responsable administratif) les activités comptables courantes : engagement, liquidation de factures, suivi des tableaux de bord sur teams en suivant les procédures
- Vous gérez en binôme avec l’agent comptable les commandes : devis, commandes, réception et pointage des commandes
- Vous gérez en binôme avec l’agent comptable les relations avec les fournisseurs
Profils recherchés
Compétences techniques :
Maitrise des outils bureautiques
Maîtrise de l’application Elise
Connaître les applications Air Délib, Astre et AsTech (formations a posteriori acceptées)
Savoir utiliser les fichiers partagés et les divers modes de communication (teams, one drive…)
Compétences comportementales : Qualités relationnelles
Esprit d’initiative, autonomie, polyvalence
Sens du travail en en équipe
Respect de la confidentialité
Curiosité et ouverture d’esprit
Aptitude au dialogue et à la diplomatie
Maitrise des outils bureautiques
Maîtrise de l’application Elise
Connaître les applications Air Délib, Astre et AsTech (formations a posteriori acceptées)
Savoir utiliser les fichiers partagés et les divers modes de communication (teams, one drive…)
Compétences comportementales : Qualités relationnelles
Esprit d’initiative, autonomie, polyvalence
Sens du travail en en équipe
Respect de la confidentialité
Curiosité et ouverture d’esprit
Aptitude au dialogue et à la diplomatie
Contact et modalités de candidature
Contact
0328591234
Informations complémentaires
Cycle de travail : 37h30/semaine
Affectation géographique : Lamartine
Les p’tits + : un poste avec des missions variées, de la diversité, du contact humain, tout cela au cœur d’un milieu culturel !
Le service étant en phase de pré-écriture de son projet de service, le poste est susceptible d’évoluer.
Affectation géographique : Lamartine
Les p’tits + : un poste avec des missions variées, de la diversité, du contact humain, tout cela au cœur d’un milieu culturel !
Le service étant en phase de pré-écriture de son projet de service, le poste est susceptible d’évoluer.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.