Gestionnnaire protocole H/F
Offre n° O059250618000410
Publiée le 18/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- Pertuis de la Marine, Dunkerque (Nord)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
03/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Vous souhaitez contribuer au bon fonctionnement des manifestations et des relations publiques ?
Ce poste est fait pour vous !
Fonction transversale par excellence au sein de la Communauté urbaine de Dunkerque, la direction de la communication mutualisée (80 agents) est une véritable courroie de transmission entre les élus, les services et leurs différents publics internes et externes, pour servir le projet de la collectivité. Elle doit conjuguer vision stratégique, conseil, expertise technique et capacité d’innovation pour valoriser et accompagner l’action publique, faciliter et animer la démocratie participative, éclairer les différents projets, expliciter les politiques publiques, promouvoir le territoire et ses acteurs, et proposer des animations qui permettent de faire société.
Dans ce cadre, vous assurez la gestion, la préparation, la production et le suivi administratif des activités protocolaires.
Ce poste est fait pour vous !
Fonction transversale par excellence au sein de la Communauté urbaine de Dunkerque, la direction de la communication mutualisée (80 agents) est une véritable courroie de transmission entre les élus, les services et leurs différents publics internes et externes, pour servir le projet de la collectivité. Elle doit conjuguer vision stratégique, conseil, expertise technique et capacité d’innovation pour valoriser et accompagner l’action publique, faciliter et animer la démocratie participative, éclairer les différents projets, expliciter les politiques publiques, promouvoir le territoire et ses acteurs, et proposer des animations qui permettent de faire société.
Dans ce cadre, vous assurez la gestion, la préparation, la production et le suivi administratif des activités protocolaires.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions :
Assistance protocolaire
Assister la responsable du protocole dans l'exécution des missions courantes et la représenter officiellement en cas d'absence lors de réunions institutionnelles ou de comités opérationnels
Participer à la coordination des aspects protocolaires en collaboration avec les élus, partenaires et équipes internes
Apporter une aide dans la définition des formats des évènements protocolaires, à la rédaction des cartons et au suivi des invitations protocolaires
Gestion des accueils
Assurer l'accueil physique et téléphonique des publics internes et externes, incluant l'orientation des visiteurs, le traitement des demandes, et l'acheminement vers les services compétents selon les procédures établies
Coordination événementielle
Coordonner les différentes prestations nécessaires à l’événement : agencement de l’espace et des éléments mobiliers et de décorum, sonorisation et technique, traiteur…
Accueillir et guider les invités lors des manifestations officielles ; superviser la signalétique et la distribution des supports d'information
Suivi administratif
Alimenter quotidiennement les outils de suivi (bases de données, tableaux de bord) ; réaliser des travaux de bureautique avancés (comptes rendus, synthèses, gestion documentaire)
Gestion des dossiers
Assurer le suivi intégral des dossiers manifestations : constitution, mise en forme, archivage physique et numérique, et actualisation des éléments logistiques
Production écrite
Concevoir et finaliser les cartons d'invitation selon les normes protocolaires ; garantir leur diffusion dans les délais impartis
Assistance protocolaire
Assister la responsable du protocole dans l'exécution des missions courantes et la représenter officiellement en cas d'absence lors de réunions institutionnelles ou de comités opérationnels
Participer à la coordination des aspects protocolaires en collaboration avec les élus, partenaires et équipes internes
Apporter une aide dans la définition des formats des évènements protocolaires, à la rédaction des cartons et au suivi des invitations protocolaires
Gestion des accueils
Assurer l'accueil physique et téléphonique des publics internes et externes, incluant l'orientation des visiteurs, le traitement des demandes, et l'acheminement vers les services compétents selon les procédures établies
Coordination événementielle
Coordonner les différentes prestations nécessaires à l’événement : agencement de l’espace et des éléments mobiliers et de décorum, sonorisation et technique, traiteur…
Accueillir et guider les invités lors des manifestations officielles ; superviser la signalétique et la distribution des supports d'information
Suivi administratif
Alimenter quotidiennement les outils de suivi (bases de données, tableaux de bord) ; réaliser des travaux de bureautique avancés (comptes rendus, synthèses, gestion documentaire)
Gestion des dossiers
Assurer le suivi intégral des dossiers manifestations : constitution, mise en forme, archivage physique et numérique, et actualisation des éléments logistiques
Production écrite
Concevoir et finaliser les cartons d'invitation selon les normes protocolaires ; garantir leur diffusion dans les délais impartis
Profils recherchés
Profil recherché
Savoir-Faire
- Gestion administrative
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion comptable
- Suite Microsoft Office
- Logiciels de gestion évènementielle
Savoir-Être
- Sens de l’organisation
- Qualités relationnelles
- Aisance orale
- Confidentialité et discrétion
- Rigueur
Savoir-Faire
- Gestion administrative
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion comptable
- Suite Microsoft Office
- Logiciels de gestion évènementielle
Savoir-Être
- Sens de l’organisation
- Qualités relationnelles
- Aisance orale
- Confidentialité et discrétion
- Rigueur
Contact et modalités de candidature
Contact
0328262569
Informations complémentaires
Environnement du poste :
Lieu : Hôtel communautaire
Temps de travail : temps plein – 38h45 avec 21 jours de RTT
Filière : Administrative
Grade : B – Rédacteur
Lieu : Hôtel communautaire
Temps de travail : temps plein – 38h45 avec 21 jours de RTT
Filière : Administrative
Grade : B – Rédacteur
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.