SECRETAIRE GENERAL DE MAIRIE
Offre n° O059250630001091
Publiée le 30/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- rue de l'Eglise, Saint-Aybert (Nord)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
31/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 7 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste de secrétaire général de mairie dans une commune de moins de 2000 habitants. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste de secrétaire général de mairie dans une commune de moins de 2000 habitants. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps non complet,
20h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
TBI + NBI + RIFSEEP
Descriptif de l'emploi
Sous la directive des élus, la/le secrétaire de mairie met en oeuvre les
politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et
humains.
politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et
humains.
Missions / conditions d'exercice
Assurer l’assistance et le conseil aux élus
- Élaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal
- Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques
Assurer la préparation et le suivi du travail avec les élus
- Préparer et suivre le conseil municipal
- Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal et les actes administratifs du maire
- Préparer et suivre les réunions et commissions
- Garantir la préparation et la mise en œuvre des réunions publiques et des festivités officielles
- Garantir le traitement du courrier
Assurer l’animation et le pilotage des services
- Piloter, suivre et contrôler les activités des services en l’absence de l’adjoint chargé de cette tâche
- Réguler les dysfonctionnements et les conflits
Elaborer des documents administratifs et budgétaires
- Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires
- Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
Préparer les budgets et garantir la gestion financière de la commune
- Préparer le budget avec les élus
- Garantir le respect des prévisions budgétaires
- Assurer le suivi des emprunts
- Assurer le suivi de la trésorerie, rôle d’anticipation et d’alerte
- Rédiger, gérer et suivre les marchés publics sous réserve de formations complémentaires
- Préparer et suivre des dossiers de subventions
- Réaliser des analyses financières sur le coût des services permettant d’informer et d’éclairer les élus à la demande
Assurer la gestion du personnel et garantir le suivi des carrières
- Suivre les carrières du personnel : du recrutement à la retraite
- Réaliser les paies et l’établissement des états annuels
- Assurer le suivi des temps pour l’ensemble des agents (congés, gestion des absences et récupérations) en l’absence de l’adjoint chargé de cette tâche
- Elaborer le plan de formation et en assurer le suivi
- Assurer une démarche de prévention des risques professionnels pour l’ensemble des agents communaux dans le cadre où l’agent serait nommé en tant qu’assistant de prévention (élaboration et suivi du document unique suivi des équipements de protection individuelle, suivi des formations obligatoires…)
Assurer la gestion des équipements municipaux (en l’absence de l’adjoint chargé de cette tâche)
- Planifier la gestion des locaux et des équipements
- Définir les besoins en matériels et équipements
- Évaluer le patrimoine et les risques
Assurer le suivi des assurances, des contentieux, des contrats de maintenance
- Actualisation et suivi des assurances pour le personnel et la commune
- Actualisation et suivi des contrats de maintenance
- Suivi des contentieux
Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Renseignement, orientation des habitants
- Prise de rendez-vous pour le maire et les adjoints
- Constitution et enregistrement des dossiers de recensement militaire
- Gestion des demandes de salles,
- Assurer le suivi sur les aspects matériels avec les services techniques en l’absence de l’adjoint chargé de cette tâche
- Suivi des dossiers des étrangers (accueil, séjour, naturalisation …)
- Autorisations diverses, permis de détention de chiens dangereux
- Autorisations de débit de boisson
Suivre les dossiers liés à l’état civil
- Rédaction des actes de décès et des documents annexes, des actes de mariage, des actes de reconnaissance, préparation des dossiers de mariage, enregistrement des avis de naissance
- Tenue des actes (décès, mariage, divorce, nationalité, notoriété, pacs etc.) et établissement ou mise à jour de livrets de famille
- Traitement des demandes d’actes d’état civil
- Demandes notariales
- Relations avec l’INSEE
Assurer le bon déroulement des élections
- Tenue des listes : inscriptions / radiations
- Préparation et présence à la commission administrative
- Tableaux de préparation des scrutins
- Permanence lors des scrutins, aide au secrétariat lors du dépouillement, dépôt des résultats électoraux en dehors des heures de service habituelles dans les conditions de remboursement liées à la mission : heures du dimanche, indemnités kilométriques…
Assurer la gestion des dossiers de la garderie et de la restauration scolaire
- Inscription des enfants en cas d’urgence,
- Facturation
Suivre les dossiers liés au cimetière
- Délivrance de concessions, renouvellement, gestion du fichier et mise à jour des plans et des registres
- Procédures de reprises de concessions
- Mise en application de la législation funéraire
Suivre les dossiers liés à l’urbanisme
- Renseignement aux usagers
- Registre des permis de construire et des déclarations de travaux,
- Enregistrement, gestion, affichage, instruction réglementaire
- Rédaction des arrêtés des CUa, alignement
- Renseignements des notaires, déclaration d’intention d’aliéner
Assurer le fonctionnement du CCAS
- Aide au montage des dossiers sociaux : Allocations Personnalisées d’Autonomie, Aide sociale, remise des dossiers d’aide pour les personnes handicapées
- Téléalarme : renseignement
- Repas à domicile : renseignement
- Secours
- Élaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal
- Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques
Assurer la préparation et le suivi du travail avec les élus
- Préparer et suivre le conseil municipal
- Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal et les actes administratifs du maire
- Préparer et suivre les réunions et commissions
- Garantir la préparation et la mise en œuvre des réunions publiques et des festivités officielles
- Garantir le traitement du courrier
Assurer l’animation et le pilotage des services
- Piloter, suivre et contrôler les activités des services en l’absence de l’adjoint chargé de cette tâche
- Réguler les dysfonctionnements et les conflits
Elaborer des documents administratifs et budgétaires
- Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires
- Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
Préparer les budgets et garantir la gestion financière de la commune
- Préparer le budget avec les élus
- Garantir le respect des prévisions budgétaires
- Assurer le suivi des emprunts
- Assurer le suivi de la trésorerie, rôle d’anticipation et d’alerte
- Rédiger, gérer et suivre les marchés publics sous réserve de formations complémentaires
- Préparer et suivre des dossiers de subventions
- Réaliser des analyses financières sur le coût des services permettant d’informer et d’éclairer les élus à la demande
Assurer la gestion du personnel et garantir le suivi des carrières
- Suivre les carrières du personnel : du recrutement à la retraite
- Réaliser les paies et l’établissement des états annuels
- Assurer le suivi des temps pour l’ensemble des agents (congés, gestion des absences et récupérations) en l’absence de l’adjoint chargé de cette tâche
- Elaborer le plan de formation et en assurer le suivi
- Assurer une démarche de prévention des risques professionnels pour l’ensemble des agents communaux dans le cadre où l’agent serait nommé en tant qu’assistant de prévention (élaboration et suivi du document unique suivi des équipements de protection individuelle, suivi des formations obligatoires…)
Assurer la gestion des équipements municipaux (en l’absence de l’adjoint chargé de cette tâche)
- Planifier la gestion des locaux et des équipements
- Définir les besoins en matériels et équipements
- Évaluer le patrimoine et les risques
Assurer le suivi des assurances, des contentieux, des contrats de maintenance
- Actualisation et suivi des assurances pour le personnel et la commune
- Actualisation et suivi des contrats de maintenance
- Suivi des contentieux
Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Renseignement, orientation des habitants
- Prise de rendez-vous pour le maire et les adjoints
- Constitution et enregistrement des dossiers de recensement militaire
- Gestion des demandes de salles,
- Assurer le suivi sur les aspects matériels avec les services techniques en l’absence de l’adjoint chargé de cette tâche
- Suivi des dossiers des étrangers (accueil, séjour, naturalisation …)
- Autorisations diverses, permis de détention de chiens dangereux
- Autorisations de débit de boisson
Suivre les dossiers liés à l’état civil
- Rédaction des actes de décès et des documents annexes, des actes de mariage, des actes de reconnaissance, préparation des dossiers de mariage, enregistrement des avis de naissance
- Tenue des actes (décès, mariage, divorce, nationalité, notoriété, pacs etc.) et établissement ou mise à jour de livrets de famille
- Traitement des demandes d’actes d’état civil
- Demandes notariales
- Relations avec l’INSEE
Assurer le bon déroulement des élections
- Tenue des listes : inscriptions / radiations
- Préparation et présence à la commission administrative
- Tableaux de préparation des scrutins
- Permanence lors des scrutins, aide au secrétariat lors du dépouillement, dépôt des résultats électoraux en dehors des heures de service habituelles dans les conditions de remboursement liées à la mission : heures du dimanche, indemnités kilométriques…
Assurer la gestion des dossiers de la garderie et de la restauration scolaire
- Inscription des enfants en cas d’urgence,
- Facturation
Suivre les dossiers liés au cimetière
- Délivrance de concessions, renouvellement, gestion du fichier et mise à jour des plans et des registres
- Procédures de reprises de concessions
- Mise en application de la législation funéraire
Suivre les dossiers liés à l’urbanisme
- Renseignement aux usagers
- Registre des permis de construire et des déclarations de travaux,
- Enregistrement, gestion, affichage, instruction réglementaire
- Rédaction des arrêtés des CUa, alignement
- Renseignements des notaires, déclaration d’intention d’aliéner
Assurer le fonctionnement du CCAS
- Aide au montage des dossiers sociaux : Allocations Personnalisées d’Autonomie, Aide sociale, remise des dossiers d’aide pour les personnes handicapées
- Téléalarme : renseignement
- Repas à domicile : renseignement
- Secours
Profils recherchés
SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur
organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et
justifications de subventions et des déclarations financières ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les
actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
- contrôler et évaluer les actions des services ;
- piloter, suivre et contrôler les activités des agents.
SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.
- connaître les domaines de compétences des communes et leur
organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et
justifications de subventions et des déclarations financières ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les
actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
- contrôler et évaluer les actions des services ;
- piloter, suivre et contrôler les activités des agents.
SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.