Assistant manager (F/H)
Offre n° O059250704001626
Publiée le 04/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
2 Boulevard des cités unies, Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
31/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assister un.e encadrant.e en apportant un appui en termes d’organisation du temps, de traitement de l’information et de suivi des dossiers.
Apporter une assistance administrative pour l’ensemble du service Maintenance
Apporter une assistance administrative pour l’ensemble du service Maintenance
Missions / conditions d'exercice
Placé sous l’autorité de la cheffe de service, l’assistant manager sera principalement chargé de :
Assurer l’ensemble des missions liées au secrétariat et à l’accueil nécessaires au bon fonctionnement de l’entité :
- Organiser la gestion du temps et l’agenda de l’encadrant.e (prise de rendez-vous, organisation et planification des réunions…)
- Réaliser l’accueil téléphonique et physique en garantissant la gestion de l’information
- Assurer le traitement, le suivi et l’archivage des courriers
- Garantir la logistique administrative de l’entité
- Réaliser en fonction des dossiers suivis, ou à la demande de la hiérarchie, la rédaction de certains courriers spécifiques, documents ou notes
- Participer à la préparation des dossiers et rédiger les comptes rendus
- Assurer le suivi de projets et activités de l’entité
- Organiser et préparer les réunions (agendas, logistique, dossiers, comptes-rendus…)
- S’assurer de la bonne gestion documentaire des espaces-co SEZAM
Apporter une assistance administrative pour l’ensemble du service maintenance :
Gérer les bons de commande
- Vérifier les bons de commande y compris dans Grand Angle
- Relire les notes d’accompagnement des Bons de Commande
- Mettre en signature des bons et suivre le circuit
- Envoyer des bons de commande à la CSP finances et mettre à jour le tableau de suivi
- Relancer les différents interlocuteurs pour suivi de l’avancement
Gérer les bordereaux de prix supplémentaires
- Réceptionner les bordereaux des techniciens
- Vérifier la complétude des bordereaux, note d’accompagnement et mise en signature
Participer à la réception des travaux et levées de réserves
- Réceptionner les demandes des agents du service
- Vérifier la cohérence et préparer les documents avant mise en signature
- Envoyer en recommandé à l'entreprise ou à la CSP finances en cas de levée de garantie
- Suivre le tableau de suivi de complétude des documents de réception et levées de réserves par opération, relancer les agents du service ou de la CSP finances.
Participer à la validation des sous-traitants (DC4)
- Gérer les échanges avec les services financiers et mise en signature
- Suivre le tableau de suivi des actes de sous-traitances, relancer les agents du service ou de la CSP finances
Commander des fournitures et équipements
- Enregistrer et mettre à jour les habilitations pour chaque agent
- Suivre les attributions
- Suivre les contrôles des EPI (harnais)
Assurer l’intérim auprès de la Direction des Transports au sein de l’équipe d’assistante de la Direction
Assurer l’ensemble des missions liées au secrétariat et à l’accueil nécessaires au bon fonctionnement de l’entité :
- Organiser la gestion du temps et l’agenda de l’encadrant.e (prise de rendez-vous, organisation et planification des réunions…)
- Réaliser l’accueil téléphonique et physique en garantissant la gestion de l’information
- Assurer le traitement, le suivi et l’archivage des courriers
- Garantir la logistique administrative de l’entité
- Réaliser en fonction des dossiers suivis, ou à la demande de la hiérarchie, la rédaction de certains courriers spécifiques, documents ou notes
- Participer à la préparation des dossiers et rédiger les comptes rendus
- Assurer le suivi de projets et activités de l’entité
- Organiser et préparer les réunions (agendas, logistique, dossiers, comptes-rendus…)
- S’assurer de la bonne gestion documentaire des espaces-co SEZAM
Apporter une assistance administrative pour l’ensemble du service maintenance :
Gérer les bons de commande
- Vérifier les bons de commande y compris dans Grand Angle
- Relire les notes d’accompagnement des Bons de Commande
- Mettre en signature des bons et suivre le circuit
- Envoyer des bons de commande à la CSP finances et mettre à jour le tableau de suivi
- Relancer les différents interlocuteurs pour suivi de l’avancement
Gérer les bordereaux de prix supplémentaires
- Réceptionner les bordereaux des techniciens
- Vérifier la complétude des bordereaux, note d’accompagnement et mise en signature
Participer à la réception des travaux et levées de réserves
- Réceptionner les demandes des agents du service
- Vérifier la cohérence et préparer les documents avant mise en signature
- Envoyer en recommandé à l'entreprise ou à la CSP finances en cas de levée de garantie
- Suivre le tableau de suivi de complétude des documents de réception et levées de réserves par opération, relancer les agents du service ou de la CSP finances.
Participer à la validation des sous-traitants (DC4)
- Gérer les échanges avec les services financiers et mise en signature
- Suivre le tableau de suivi des actes de sous-traitances, relancer les agents du service ou de la CSP finances
Commander des fournitures et équipements
- Enregistrer et mettre à jour les habilitations pour chaque agent
- Suivre les attributions
- Suivre les contrôles des EPI (harnais)
Assurer l’intérim auprès de la Direction des Transports au sein de l’équipe d’assistante de la Direction
Profils recherchés
Idéalement, vous êtes fonctionnaire ou lauréat du concours de la fonction publique territoriale catégorie C, filière administrative ;
Vous avez le sens du service public
Vous disposez d’une expérience réussie sur un poste similaire ou dont les attendus sont assimilables et une appétence sur la thématique des transports / dossiers techniques (suivi de travaux) serait un plus
Vous êtes la personne qui sait accueillir et guider nos agents et manager avec aisance et professionnalisme. Vous êtes leur premier point de contact, et vous avez des capacités à les orienter et à répondre à leurs demandes ;
Vous êtes autonome et force de proposition, vous n’hésitez pas à anticiper les besoins de votre manager ;
Vous faites preuve de réactivité et vous cherchez à apporter les solutions aux problématiques que vous rencontrerez ;
Votre disposez d’une expérience en gestion administrative et votre connaissance de l'environnement institutionnel est un atout majeur ;
Vos compétences informatiques ne sont plus à démontrer ;
La confidentialité et la discrétion font partie intégrante de vos valeurs professionnelles. Vous respectez pleinement les engagements en matière de protection des données personnelles.
Pour vous, la MEL s'engage sur les conditions de travail :
Sur la rémunération :
Rémunération selon le profil et complément de rémunération versée en 2 fois (juin et novembre)
Allocation annuelle enfant à charge
Participation aux frais de la complémentaire santé
Chèques vacances
Remboursement des frais d’abonnement transport à hauteur de 75%
Sur le bien-être au travail
Lieu de travail Euralliance - 4 Av. de Kaarst, 59110 La Madeleine avec toutes les facilités d’accès (train, métro, tramway, parking)
2 cycles de travail au choix 35h ou 37h30 pouvant générer des RTT
Possibilité d'effectuer son temps de travail sur 4,5j / semaine ou 9j / quinzaine
Télétravail possible au bout de 2 mois et à hauteur d’un jour / semaine
Jours de CET monétisables
Restaurant métropolitain ou facilité de restauration sur place
Sur le processus de recrutement :
Des étapes identifiées et graduées : un entretien en visioconférence et un entretien en présentiel,
Un retour systématique quelles que soient les suites données à votre candidature.
Vous avez le sens du service public
Vous disposez d’une expérience réussie sur un poste similaire ou dont les attendus sont assimilables et une appétence sur la thématique des transports / dossiers techniques (suivi de travaux) serait un plus
Vous êtes la personne qui sait accueillir et guider nos agents et manager avec aisance et professionnalisme. Vous êtes leur premier point de contact, et vous avez des capacités à les orienter et à répondre à leurs demandes ;
Vous êtes autonome et force de proposition, vous n’hésitez pas à anticiper les besoins de votre manager ;
Vous faites preuve de réactivité et vous cherchez à apporter les solutions aux problématiques que vous rencontrerez ;
Votre disposez d’une expérience en gestion administrative et votre connaissance de l'environnement institutionnel est un atout majeur ;
Vos compétences informatiques ne sont plus à démontrer ;
La confidentialité et la discrétion font partie intégrante de vos valeurs professionnelles. Vous respectez pleinement les engagements en matière de protection des données personnelles.
Pour vous, la MEL s'engage sur les conditions de travail :
Sur la rémunération :
Rémunération selon le profil et complément de rémunération versée en 2 fois (juin et novembre)
Allocation annuelle enfant à charge
Participation aux frais de la complémentaire santé
Chèques vacances
Remboursement des frais d’abonnement transport à hauteur de 75%
Sur le bien-être au travail
Lieu de travail Euralliance - 4 Av. de Kaarst, 59110 La Madeleine avec toutes les facilités d’accès (train, métro, tramway, parking)
2 cycles de travail au choix 35h ou 37h30 pouvant générer des RTT
Possibilité d'effectuer son temps de travail sur 4,5j / semaine ou 9j / quinzaine
Télétravail possible au bout de 2 mois et à hauteur d’un jour / semaine
Jours de CET monétisables
Restaurant métropolitain ou facilité de restauration sur place
Sur le processus de recrutement :
Des étapes identifiées et graduées : un entretien en visioconférence et un entretien en présentiel,
Un retour systématique quelles que soient les suites données à votre candidature.
Contact et modalités de candidature
Contact
0320212223
Informations complémentaires
Candidature via le lien suivant : https://lillemetropole.gestmax.fr/5881/44/assistant-manager-h-f
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.