• Information des usagers et des services
o Expliciter la demande de l’usager
o Expliquer les démarches et l’orientation le cas échéant vers les services compétents
o Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais
o Présenter les dispositifs et les modalités d’accompagnement de la demande
o Remettre ou transmettre les formulaires et les notices explicatives nécessaires à l’instruction de la demande
o Enregistrer le dossier et établir le récépissé de dépôt de la demande

• Instruction administrative et technique des dossiers des autorisations d’urbanisme et de publicités extérieurs

o Vérifier les pièces constitutives d’un dossier (éligibilité, conformité, etc)
o Réceptionner et ouvrir les plis en ligne
o Conduire des recherches techniques, juridiques et des vérifications administratives
o Consulter les autres services et recueillir leurs avis
o Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attributions, motifs des rejets, etc)
o Conduire une analyse technique du dossier de demande et prendre en compte les avis émis par les services compétents
o Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles
o Rédiger des décisions ou des délibérations
o Préparer les actes juridiques de la notification
o Mettre à jour les fichiers et registres d’instruction
o Représenter l’administration dans les réunions ou groupes interinstitutionnels organisé au titre des procédures d’instruction
o Assurer le suivi et le contrôle des ordres de service
o Notifier la décision du demandeur
o Assurer le suivi et la vérification des déclarations d’achèvement de travaux dans les délais

• Suivi et gestion des dossiers
o Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi et mise en œuvre des travaux sur la voie publique par un opérateur extérieur
o Contrôler le respect des obligations réglementaires et la conformité des réalisations et déclencher les procédures de régularisation ou de sanction y compris les DICT et mise en œuvre des travaux sur la voie publique par un opérateur extérieur
o Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d’instruction
o Transmettre des données pour établir des rapports annuels d’activités
o Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions
o Effectuer un pré contrôle de légalité
o Sensibilise les services et les élus sur les risques juridiques, notamment pénaux
o Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures
o Mettre en place un système de contrôle des ordres de services
o Classer et archiver les dossiers