Agent du service population
Offre n° O059250902000733
Publiée le 02/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- place Charles de Gaulle, Bavay (Nord)
Poste à pourvoir le
01/02/2026
Date limite de candidature
02/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
- Etat civil
- Traitement des titres d’identité
- Accueil partagé physique et téléphonique du public
- Renseignement et orientation du public
- Affichage d’informations
- Tâches administratives diverses
- Traitement des titres d’identité
- Accueil partagé physique et téléphonique du public
- Renseignement et orientation du public
- Affichage d’informations
- Tâches administratives diverses
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES
I. Missions relatives à l’Etat civil
1. Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil :
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance , décès, etc.) et produire les documents annexes
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d’établissement ou de séjour, etc.)
- Contrôler l'authenticité des attestations fournies
- Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.)
2. Accueil et renseignement du public :
- Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l’état civil
- Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
3. Établissement des dossiers de mariage :
- Auditionner les couples
- Etablir les actes de publication en vue de leur affichage
- Préparer et remettre aux mariés le livret de famille
- Inscrire le mariage dans le registre
4. Tenue administrative des registres d'état civil :
-Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
-Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
-Rédiger des mentions et des courriers
-Constitution des archives et de l’envoi des registres au procureur
II. Traitement des titres d’identité
- Instruction des dossiers, suivi des demandes, prise de rdv téléphonique , renseignement du public, réception des colis, contrôle des titres, rangement, restitution des titres
III. Accueil partagé physique et téléphonique du public
- Accueillir le public avec amabilité
- Prendre des messages
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et mails
- Mettre en relation les correspondants
- Réguler l’entrée des visiteurs, des groupes et surveiller les accès
IV. Renseignement et orientation du public
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité territoriale
V. Gestion et affichage d’informations
- Diffuser des informations ou document par voie d’affichage ou au sein des services
VI. Gestion administrative diverse
- Rédiger les courriers émanant du service
- Gérer les agendas des élus
- Instruire les dossiers relatifs à l’occupation de certaines salles communales
- Instruire les dossiers relatifs aux inscriptions - radiations élèves des écoles publiques
- Prise de rendez-vous, organisation matérielle de réunions
- Gestion de documents émanant du service
- Archivage des documents du service
- Appui et soutien au service d’administration générale
VII. En matière d’élections :
- Tenir les listes électorales inscriptions et radiations
- Préparation matérielle des bureaux de vote
- Tenue d’une permanence électorale - mobilisation les week-ends d’élection
MISSIONS SECONDAIRES
- Recenser les questions des administrés pour améliorer le bulletin municipal, participation à la rédaction d’articles liés au service et aux questions des usagers
- Mobilisation pendant la période électorale : préparation des scrutins, présence lors de l’ouverture, clôture des scrutins pour gestion
- Alimenter les présentoirs à l’accueil et les panneaux d’affichage intérieurs et extérieurs
- Participer à la rédaction d'articles
I. Missions relatives à l’Etat civil
1. Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil :
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance , décès, etc.) et produire les documents annexes
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d’établissement ou de séjour, etc.)
- Contrôler l'authenticité des attestations fournies
- Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.)
2. Accueil et renseignement du public :
- Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l’état civil
- Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
3. Établissement des dossiers de mariage :
- Auditionner les couples
- Etablir les actes de publication en vue de leur affichage
- Préparer et remettre aux mariés le livret de famille
- Inscrire le mariage dans le registre
4. Tenue administrative des registres d'état civil :
-Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
-Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
-Rédiger des mentions et des courriers
-Constitution des archives et de l’envoi des registres au procureur
II. Traitement des titres d’identité
- Instruction des dossiers, suivi des demandes, prise de rdv téléphonique , renseignement du public, réception des colis, contrôle des titres, rangement, restitution des titres
III. Accueil partagé physique et téléphonique du public
- Accueillir le public avec amabilité
- Prendre des messages
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et mails
- Mettre en relation les correspondants
- Réguler l’entrée des visiteurs, des groupes et surveiller les accès
IV. Renseignement et orientation du public
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité territoriale
V. Gestion et affichage d’informations
- Diffuser des informations ou document par voie d’affichage ou au sein des services
VI. Gestion administrative diverse
- Rédiger les courriers émanant du service
- Gérer les agendas des élus
- Instruire les dossiers relatifs à l’occupation de certaines salles communales
- Instruire les dossiers relatifs aux inscriptions - radiations élèves des écoles publiques
- Prise de rendez-vous, organisation matérielle de réunions
- Gestion de documents émanant du service
- Archivage des documents du service
- Appui et soutien au service d’administration générale
VII. En matière d’élections :
- Tenir les listes électorales inscriptions et radiations
- Préparation matérielle des bureaux de vote
- Tenue d’une permanence électorale - mobilisation les week-ends d’élection
MISSIONS SECONDAIRES
- Recenser les questions des administrés pour améliorer le bulletin municipal, participation à la rédaction d’articles liés au service et aux questions des usagers
- Mobilisation pendant la période électorale : préparation des scrutins, présence lors de l’ouverture, clôture des scrutins pour gestion
- Alimenter les présentoirs à l’accueil et les panneaux d’affichage intérieurs et extérieurs
- Participer à la rédaction d'articles
Profils recherchés
• Savoirs :
- Connaissances générales en état civil
- Connaissances générales en matière électorale (conditions inscriptions - radiations - calendrier électoral - fonctionnement de la commission - organisation du scrutin)
- Techniques d’accueil, règles de communication
- Fonctionnement du standard téléphonique, internet
- Techniques de secrétariat
- Techniques de classement des documents
- Technique de recherche d’informations
- Connaissances de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
- Maîtrise de l’expression écrite et orale
- Maitrise des outils informatiques (word, excel, outlook)
- Maitrise des techniques de recherches documentaires
- Maitrise de la législation relative à la protection des données personnelles
• Savoirs faire :
- Orienter les usagers du service public
- Utiliser le standard téléphonique, savoir prendre plusieurs lignes en même temps, savoir faire patienter
- Travailler en équipe
- S’organiser et gérer les priorités
- Gérer les situations de stress
- Respecter les procédures, être méthodique
- Appliquer les règles d’hygiène et de sécurité
- Entretenir et développer ses compétences
- Respecter la confidentialité requise au poste
- Appliquer les directives données
- Egalité de traitement envers les usagers
• Savoirs être :
- Sens du service public
- Discrétion professionnelle
- Autonomie et réactivité
- Efficace et consciencieux
- Sens des relations humaines dans la gestion quotidienne du public : patience et écoute avec les usagers
- Disponibilité et esprit d’équipe
- Rigueur dans le rangement et méthode
- Agréable, souriant
- Ponctuel
• Facteurs de pénibilité :
- Grande disponibilité vis-à-vis du public avec risques de conflits, devoir de confidentialité et de neutralité
- Travail assis et debout
- Port de charges lourdes (ramettes de papier, réception des colis…)
- Environnement bruyant (open-space), concentration difficile
• Compétences et conditions de diplôme :
- Expérience sur un poste similaire souhaitée
- Des connaissances en anglais serait un plus
- Diplôme souhaité : Bac
- Connaissances générales en état civil
- Connaissances générales en matière électorale (conditions inscriptions - radiations - calendrier électoral - fonctionnement de la commission - organisation du scrutin)
- Techniques d’accueil, règles de communication
- Fonctionnement du standard téléphonique, internet
- Techniques de secrétariat
- Techniques de classement des documents
- Technique de recherche d’informations
- Connaissances de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
- Maîtrise de l’expression écrite et orale
- Maitrise des outils informatiques (word, excel, outlook)
- Maitrise des techniques de recherches documentaires
- Maitrise de la législation relative à la protection des données personnelles
• Savoirs faire :
- Orienter les usagers du service public
- Utiliser le standard téléphonique, savoir prendre plusieurs lignes en même temps, savoir faire patienter
- Travailler en équipe
- S’organiser et gérer les priorités
- Gérer les situations de stress
- Respecter les procédures, être méthodique
- Appliquer les règles d’hygiène et de sécurité
- Entretenir et développer ses compétences
- Respecter la confidentialité requise au poste
- Appliquer les directives données
- Egalité de traitement envers les usagers
• Savoirs être :
- Sens du service public
- Discrétion professionnelle
- Autonomie et réactivité
- Efficace et consciencieux
- Sens des relations humaines dans la gestion quotidienne du public : patience et écoute avec les usagers
- Disponibilité et esprit d’équipe
- Rigueur dans le rangement et méthode
- Agréable, souriant
- Ponctuel
• Facteurs de pénibilité :
- Grande disponibilité vis-à-vis du public avec risques de conflits, devoir de confidentialité et de neutralité
- Travail assis et debout
- Port de charges lourdes (ramettes de papier, réception des colis…)
- Environnement bruyant (open-space), concentration difficile
• Compétences et conditions de diplôme :
- Expérience sur un poste similaire souhaitée
- Des connaissances en anglais serait un plus
- Diplôme souhaité : Bac
Contact et modalités de candidature
Contact
0327630674
Informations complémentaires
Candidature (CV + lettre de motivation) à adresser par voie postale à Madame le Maire, Mairie de Bavay, Place Charles de Gaulle, 59570 BAVAY
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE BAVAY
>- place Charles de Gaulle
59570 BAVAY
>- place Charles de Gaulle
59570 BAVAY
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.