ASSISTANTE ADMINISTRATIVE SECRÉTARIAT PARTAGÉ DE LA DIRECTION GÉNÉRALE F/H
Offre n° O059251001407281
Publiée le 02/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
PLACE SALVADOR ALLENDE VILLENEUVE D' ASCQ, Villeneuve-d'Ascq (Nord)
Poste à pourvoir le
01/11/2025
Date limite de candidature
01/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Ville verte et innovante Villeneuve d'Ascq cultive sa spécificité au coeur de la Métropole européenne de Lille (Mel)..
Verte : la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles ont été préservées.
Innovante : pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises.
Métropolitaine : elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...).
Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière".
Quelques chiffres : 63 000 habitants, 45 000 étudiants et enseignants-chercheurs, 55 000 emplois, 1400 agents municipaux
Verte : la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles ont été préservées.
Innovante : pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises.
Métropolitaine : elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...).
Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière".
Quelques chiffres : 63 000 habitants, 45 000 étudiants et enseignants-chercheurs, 55 000 emplois, 1400 agents municipaux
Missions / conditions d'exercice
Assurer le secrétariat partagé des directeurs généraux et du directeur général du service ainsi que l' accueil physique et téléphonique :
Organisation des agendas de la direction générale : Organiser les rendez vous et en assurer le suivi
Planifier les ressources
Préparer les dossiers pour les réunions et rendez-vous
Organiser les déplacements
Assurer la gestion des ordres de mission Traitement et diffusion de l'information -
secrétariat : Enregistrer, analyser, traiter et diffuser le courrier
Collecter et transmettre les informations nécessaires à l'administration des projets de la collectivité
Réaliser du reporting, assurer l'interface avec l'ensemble des services
Concevoir et alimenter des outils de suivi ,
Mettre en forme et saisir tout document administratif
Assurer le tri, le classement et l'archivage des dossiers
Assurer la gestion des fournitures
Accueil physique et téléphonique : Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriels Renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur concerné
Jours travaillés et horaires spécifiques : ce poste nécessite régulièrement une présence jusque 18h parfois plus si urgence, la personne retenue pourra travailler sur 4,5 ou 5 jours/semaine tout en ayant l'obligation d'être présente le samedi matin et le lundi après -midi
Organisation des agendas de la direction générale : Organiser les rendez vous et en assurer le suivi
Planifier les ressources
Préparer les dossiers pour les réunions et rendez-vous
Organiser les déplacements
Assurer la gestion des ordres de mission Traitement et diffusion de l'information -
secrétariat : Enregistrer, analyser, traiter et diffuser le courrier
Collecter et transmettre les informations nécessaires à l'administration des projets de la collectivité
Réaliser du reporting, assurer l'interface avec l'ensemble des services
Concevoir et alimenter des outils de suivi ,
Mettre en forme et saisir tout document administratif
Assurer le tri, le classement et l'archivage des dossiers
Assurer la gestion des fournitures
Accueil physique et téléphonique : Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriels Renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur concerné
Jours travaillés et horaires spécifiques : ce poste nécessite régulièrement une présence jusque 18h parfois plus si urgence, la personne retenue pourra travailler sur 4,5 ou 5 jours/semaine tout en ayant l'obligation d'être présente le samedi matin et le lundi après -midi
Profils recherchés
SAVOIR-ETRE :
Discrétion professionnelle, diplomatie, confidentialité
Autonomie, méthode/rigueur
Capacité à faire preuve de responsabilité,
Aisance relationnelle
Capacité à respecter les procédures internes et externes et les délais
Capacité de travail en équipe,
Communiquer, s'exprimer verbalement et/ou par écrit sans difficulté
SAVOIRS : Organigramme et fonctionnement de la collectivité
Contexte et enjeux de la collectivité Techniques et outils de planification
Techniques d'accueil et de secrétariat
SAVOIR-FAIRE : Utiliser les progiciels et outils bureautiques
Alimenter des tableaux de bord
Préparer des dossiers pour les instances
Collecter, traiter et diffuser l'information
Expérience avérée dans le domaine du secrétariat et sur ce type de poste
Discrétion professionnelle, diplomatie, confidentialité
Autonomie, méthode/rigueur
Capacité à faire preuve de responsabilité,
Aisance relationnelle
Capacité à respecter les procédures internes et externes et les délais
Capacité de travail en équipe,
Communiquer, s'exprimer verbalement et/ou par écrit sans difficulté
SAVOIRS : Organigramme et fonctionnement de la collectivité
Contexte et enjeux de la collectivité Techniques et outils de planification
Techniques d'accueil et de secrétariat
SAVOIR-FAIRE : Utiliser les progiciels et outils bureautiques
Alimenter des tableaux de bord
Préparer des dossiers pour les instances
Collecter, traiter et diffuser l'information
Expérience avérée dans le domaine du secrétariat et sur ce type de poste
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
ilaurent@villeneuvedascq.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.