Chargé de coordination
Offre n° O059251004000013
Publiée le 04/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- Grand Place - CS 70737, Roubaix (Nord)
Poste à pourvoir le
04/11/2025
Date limite de candidature
03/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Pilotage >
Organisation, contrôle de gestion, évaluation
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché hors classe
Attaché principal
Attaché hors classe
Attaché principal
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein du Pôle Management des Ressources, la direction des Affaires Juridiques, Assurances et Courrier (DAJAC) contribue, à la diffusion de la culture juridique au sein des services et à la défense des intérêts juridiques et institutionnels de la collectivité dans les contentieux et litiges qui la mettent en cause. En outre, elle assure la gestion de l’ensemble des sinistres mettant en cause les agents dans l’exercice de leurs fonctions, ou les biens de la collectivité (immeubles, flotte automobile, expositions du musée). Enfin, la direction assure, par le biais de la cellule courrier, la gestion, le suivi et la sécurisation des courriers, entrants et sortants, ainsi que des sollicitations écrites des administrés roubaisiens.
Dans ce cadre, le chargé de coordination (F/H) au sein de la DAJAC occupe une fonction de pilotage et de conseil.
Le chargé de coordination (F/H) a pour mission de piloter la restructuration de la cellule courrier et de repositionner les agents afin de sécuriser les flux entrants et sortants, de fluidifier les circuits internes et d’améliorer la qualité du service rendu. Ainsi, il/elle garantit l’identification, l’orientation et le suivi des courriers stratégiques ; il/elle développe des outils de pilotage et de reporting consolidés et assure un rôle transversal et d’interface avec les directions opérationnelles, les usagers et les partenaires institutionnels.
Disposant de solides compétences administratives, rédactionnelles et de management ainsi que d’une connaissance concrète du fonctionnement institutionnel des collectivités, Le chargé de coordination (F/H) contribue à la mise en place de nouveaux modes de fonctionnement, d’organisation, à la mise en œuvre des procédures internes et des outils de gestion, ainsi qu’à la préparation et à l’exécution du budget de la direction en lien avec la Directrice. Enfin il apporte, auprès du service juridique, un appui administratif et rédactionnel dans la gestion des sinistres et dans le traitement des litiges.
Placé/e sous la responsabilité hiérarchique de la directrice, Le chargé de coordination (F/H) est amené à travailler en lien direct avec l’ensemble des services de la ville de Roubaix (tous niveaux hiérarchiques), avec les élus et avec les partenaires de la Ville : opérateurs publics ou privés, auxiliaires de justice, juridictions, assurances…
Dans ce cadre, le chargé de coordination (F/H) au sein de la DAJAC occupe une fonction de pilotage et de conseil.
Le chargé de coordination (F/H) a pour mission de piloter la restructuration de la cellule courrier et de repositionner les agents afin de sécuriser les flux entrants et sortants, de fluidifier les circuits internes et d’améliorer la qualité du service rendu. Ainsi, il/elle garantit l’identification, l’orientation et le suivi des courriers stratégiques ; il/elle développe des outils de pilotage et de reporting consolidés et assure un rôle transversal et d’interface avec les directions opérationnelles, les usagers et les partenaires institutionnels.
Disposant de solides compétences administratives, rédactionnelles et de management ainsi que d’une connaissance concrète du fonctionnement institutionnel des collectivités, Le chargé de coordination (F/H) contribue à la mise en place de nouveaux modes de fonctionnement, d’organisation, à la mise en œuvre des procédures internes et des outils de gestion, ainsi qu’à la préparation et à l’exécution du budget de la direction en lien avec la Directrice. Enfin il apporte, auprès du service juridique, un appui administratif et rédactionnel dans la gestion des sinistres et dans le traitement des litiges.
Placé/e sous la responsabilité hiérarchique de la directrice, Le chargé de coordination (F/H) est amené à travailler en lien direct avec l’ensemble des services de la ville de Roubaix (tous niveaux hiérarchiques), avec les élus et avec les partenaires de la Ville : opérateurs publics ou privés, auxiliaires de justice, juridictions, assurances…
Missions / conditions d'exercice
❱ Activités principales :
● Restructurer, encadrer et coordonner la fonction courrier à l’échelle de la collectivité
o Encadrement direct de deux agents de catégorie C.
o Planification et suivi de leur activité
o Définition des priorités et accompagnement dans la montée en compétences
o Animation de réunions régulières de suivi
o Élaborer un plan d’action de réorganisation validé par la directrice.
o Revoir et formaliser les circuits internes pour garantir confidentialité, traçabilité et délais
o Mettre en place des procédures écrites et en assurer le suivi.
● Evaluer et fluidifier les circuits internes
o Création et animation d’un comité de pilotage avec la directrice, la cellule courrier et les assistantes de direction
o Définition d’indicateurs de performance (délai, qualité)
o Suivi des délais de transmission aux directions et de réponse aux administrés
o Relances auprès des services et reporting à la directrice
o Accompagner les agents de la cellule courrier dans la mise en place de réponses-type
o
● Développer et suivre et les outils de pilotage Conception et mise en œuvre à jour les outils de traçabilité et de reporting
o Suivi des indicateurs d’activité (volumes, délais, réponses)
o Production des tableaux de bord réguliers pour la direction
● Identifier et orienter les courriers à forts enjeux
o Lecture et qualification des courriers sensibles (juridiques, institutionnels, administrés stratégiques).
o Première analyse et alerte la direction.
o Orientation vers les services compétents en précisant les éventuels points de vigilance
● Appui au suivi contentieux et assurances
o Suivi et aide à la gestion des contentieux de masse (réponse aux recours administratifs ou aux contestations de toute nature) : IMR, contestation des titres de recettes PU ou PM etc.
o Prise en charge de Télérecours et des échanges avec les juridictions administratives
o Mise à jour des tableaux de bord des contentieux et assurances
o Contribution à la rédaction d’actes et à la préparation des conseils municipaux
● Appui à la direction dans la préparation et l’exécution budgétaire
o Participation à l’élaboration et au suivi du budget de la direction (BP/DM/BS)
o Analyse des écarts et propositions d’arbitrage à la Directrice
o Suivi de l’exécution budgétaire et contrôle des engagements et factures
o Pilotage des coûts liés aux activités juridiques, courrier et assurance et élaboration d’un plan d’économies annuel
● Etablir un bilan annuel des activités de la Direction
o Consolider les données du service juridique, assurances et de la cellule courrier
o Rédiger rapport annuel d’activités détaillé (contentieux, assurances, courriers)
o Présentation de ce rapport et propositions des pistes d’amélioration
● Restructurer, encadrer et coordonner la fonction courrier à l’échelle de la collectivité
o Encadrement direct de deux agents de catégorie C.
o Planification et suivi de leur activité
o Définition des priorités et accompagnement dans la montée en compétences
o Animation de réunions régulières de suivi
o Élaborer un plan d’action de réorganisation validé par la directrice.
o Revoir et formaliser les circuits internes pour garantir confidentialité, traçabilité et délais
o Mettre en place des procédures écrites et en assurer le suivi.
● Evaluer et fluidifier les circuits internes
o Création et animation d’un comité de pilotage avec la directrice, la cellule courrier et les assistantes de direction
o Définition d’indicateurs de performance (délai, qualité)
o Suivi des délais de transmission aux directions et de réponse aux administrés
o Relances auprès des services et reporting à la directrice
o Accompagner les agents de la cellule courrier dans la mise en place de réponses-type
o
● Développer et suivre et les outils de pilotage Conception et mise en œuvre à jour les outils de traçabilité et de reporting
o Suivi des indicateurs d’activité (volumes, délais, réponses)
o Production des tableaux de bord réguliers pour la direction
● Identifier et orienter les courriers à forts enjeux
o Lecture et qualification des courriers sensibles (juridiques, institutionnels, administrés stratégiques).
o Première analyse et alerte la direction.
o Orientation vers les services compétents en précisant les éventuels points de vigilance
● Appui au suivi contentieux et assurances
o Suivi et aide à la gestion des contentieux de masse (réponse aux recours administratifs ou aux contestations de toute nature) : IMR, contestation des titres de recettes PU ou PM etc.
o Prise en charge de Télérecours et des échanges avec les juridictions administratives
o Mise à jour des tableaux de bord des contentieux et assurances
o Contribution à la rédaction d’actes et à la préparation des conseils municipaux
● Appui à la direction dans la préparation et l’exécution budgétaire
o Participation à l’élaboration et au suivi du budget de la direction (BP/DM/BS)
o Analyse des écarts et propositions d’arbitrage à la Directrice
o Suivi de l’exécution budgétaire et contrôle des engagements et factures
o Pilotage des coûts liés aux activités juridiques, courrier et assurance et élaboration d’un plan d’économies annuel
● Etablir un bilan annuel des activités de la Direction
o Consolider les données du service juridique, assurances et de la cellule courrier
o Rédiger rapport annuel d’activités détaillé (contentieux, assurances, courriers)
o Présentation de ce rapport et propositions des pistes d’amélioration
Profils recherchés
❱ Savoirs
● Connaissance des procédures et des circuits administratifs
● Création et gestion d’outils bureautiques complexes (tableaux de bord, saisie de données)
● Gestion administrative et financière d’un service (suivi des contrats et factures, préparation et exécution budgétaire, suivi comptable)
● Conception et déploiement d’outils d’évaluation et de communication de données
● Connaissance des outils de dématérialisation et de gestion documentaire (GED, Télérecours, parapheur électronique…)
● Conception et mise en place de procédures internes interservices (concertation, recueil des besoins, identification des problématiques, prise en compte d’une pluralité d’intérêts)
● Capacité rédactionnelles (courriers administratifs, rapports, notes, synthèses, actes contentieux, compte-rendu de réunion…)
● Connaissance du cadre juridique applicable au fonctionnement de la Ville (fonctionnement institutionnel, règles de marchés publics et finances publiques…)
● Organisation territoriale des collectivités et des services de l’Etat (missions et compétences)
● Procédures juridiques et contentieuses
❱ Savoir faire
● Management d’équipe (planification, suivi, évaluation, accompagnement)
● Conception, suivi et mise à jour d’outils de gestion et de tableaux de bord consolidés
● Comprendre et développer les enjeux juridiques et institutionnels liés à la conformité des procédures
● Capacités d’extraction, d’analyse et de synthèse de données
● Capacité à réguler des dysfonctionnements et à formuler des propositions argumentées auprès de la direction
● Sens de la rigueur, de l’organisation et de l’autonomie
● Sens de la rigueur, de la discrétion professionnelle et de la confidentialité
● Conduite de projet et conduite du changement
● Capacité à argumenter et à convaincre tant à l’oral qu’à l’écrit
❱ Savoir être
● Leadership et capacité à fédérer une équipe
● Esprit d’analyse et de synthèse
● Sens de l’initiative et force de proposition
● Rigueur, autonomie et polyvalence
● Capacité de travail en transversalité
● Discrétion professionnelle, confidentialité et loyauté
● Disponibilité et implication
● Connaissance des procédures et des circuits administratifs
● Création et gestion d’outils bureautiques complexes (tableaux de bord, saisie de données)
● Gestion administrative et financière d’un service (suivi des contrats et factures, préparation et exécution budgétaire, suivi comptable)
● Conception et déploiement d’outils d’évaluation et de communication de données
● Connaissance des outils de dématérialisation et de gestion documentaire (GED, Télérecours, parapheur électronique…)
● Conception et mise en place de procédures internes interservices (concertation, recueil des besoins, identification des problématiques, prise en compte d’une pluralité d’intérêts)
● Capacité rédactionnelles (courriers administratifs, rapports, notes, synthèses, actes contentieux, compte-rendu de réunion…)
● Connaissance du cadre juridique applicable au fonctionnement de la Ville (fonctionnement institutionnel, règles de marchés publics et finances publiques…)
● Organisation territoriale des collectivités et des services de l’Etat (missions et compétences)
● Procédures juridiques et contentieuses
❱ Savoir faire
● Management d’équipe (planification, suivi, évaluation, accompagnement)
● Conception, suivi et mise à jour d’outils de gestion et de tableaux de bord consolidés
● Comprendre et développer les enjeux juridiques et institutionnels liés à la conformité des procédures
● Capacités d’extraction, d’analyse et de synthèse de données
● Capacité à réguler des dysfonctionnements et à formuler des propositions argumentées auprès de la direction
● Sens de la rigueur, de l’organisation et de l’autonomie
● Sens de la rigueur, de la discrétion professionnelle et de la confidentialité
● Conduite de projet et conduite du changement
● Capacité à argumenter et à convaincre tant à l’oral qu’à l’écrit
❱ Savoir être
● Leadership et capacité à fédérer une équipe
● Esprit d’analyse et de synthèse
● Sens de l’initiative et force de proposition
● Rigueur, autonomie et polyvalence
● Capacité de travail en transversalité
● Discrétion professionnelle, confidentialité et loyauté
● Disponibilité et implication
Contact et modalités de candidature
Contact
0320664600
Informations complémentaires
Rejoignez-nous en adressant votre candidature (CV + lettre de motivation) sur :
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Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.