MISSIONS :
L’Agent d’Etat Civil et d’Accueil intervient au sein du service Affaires Générales
A ce titre, il exerce des missions multiples en lien avec la diversité d’activités du service.
Il apporte une aide permanente au chef de service dans la conduite des dossiers

SITUATION FONCTIONNELLE :
• Directement rattaché à la Direction du Service des Affaires Générales et de la Direction du Pôle Animation & Vie de la Cité

RELATIONS FONCTIONNELLES :
• Contacts directs et échanges permanents avec le directeur de service qu’il assiste, et les collègues du service
• Contacts directs et échanges permanents avec les usagers
• Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures accueillies au sein du centre administratif (Maison de la Justice, Sécurité sociale, Inspection académique...)
• Relations avec l’ensemble des partenaires institutionnels de la commune
• Contacts avec divers intervenants extérieurs (Pompes funèbres, prestataires de service…)

AUTONOMIE ET RESPONSABILITES :
• Missions définies, suivies et évaluées par la personne qu’il assiste
• Relais d’informations avec le supérieur hiérarchique
• Prise d’initiatives
• Garant de l’image de la personne qu’il assiste et de la collectivité
• Des négligences dans l’instruction et le suivi de dossiers peuvent entrainer des contentieux ou compromettre l’accomplissement d’activités, de projets ou de manifestations

CONDITIONS D’EXERCICES :
• Travail de bureau (et / ou au sein des équipements de la commune le cas échéant)
• Horaires réguliers à variables en fonction des obligations du service (permanences en soirée, cérémonies avec des administrés, scrutins électoraux…)
• Disponibilité vis-à-vis du directeur de service ou de l’élu auprès desquels il travaille
• Respect des obligations de discrétion, de confidentialité
• Bonne condition et résistance psychologique
• Devoir de réserve et sens du service public

MOYENS TECHNIQUES :
• Technologies de l’information et de la communication ;
• Standard téléphonique, photocopieur, matériel de bureautique, etc
• Logiciels métiers (titres d’identité, élections, cimetière, population…)
• Maitrise des outils « office » : Word, Excel, Outlook…

ACTIVITES PRINCIPALES D’ETAT CIVIL :
• Accueil physique et téléphonique des usagers
• Cartes d’identité et passeports : enregistrements des dossiers, remises des titres, renseignements et rendez-vous
• Délivrance d’actes d’Etat-Civil*, remise des actes d’Etat-Civil reçus par courrier
• Saisie informatique des actes d’Etat-Civil (Comedec)
• Recensement militaire
• Délivrance des livrets de famille et demandes de duplicata
• Réception des demandes de changement d’adresse
• Mise à jour des données Populations
• Constitution et enregistrement des dossiers de Mariage et PACS
• Célébration des mariages, PACS et baptêmes républicains avec un élu, remise des dossiers
• Légalisation de signature*
• Certificats de vie*
• Photocopies certifiées conformes de documents destinés à l’étranger*
• Réception des dossiers de changement de nom
• Reconnaissances anticipées ou postérieures à la naissance
• Autorisations d’ouverture de buvette

• Réception des déclarations de décès et enregistrement des actes de décès
• Enregistrement des transcriptions de décès
• Délivrance des documents funéraires*

• Préparation et participation si nécessaire au déroulement de cérémonies (banquet des ainés, médailles, citoyenneté, noces d’or, nouveaux arrivants…)

*soumis à un arrêté de délégation de signature

ACTIVITES SECONDAIRES D’ACCUEIL :
• Accueil et orientation du public du centre administratif
• Filtrage des appels et des demandes des administrés
• Réception des appels téléphoniques et gestion du standard
• Délivrance des informations concernant les permanences et réunions tenues en mairie
• Réception du courrier de la Poste et distribution dans les casiers des services
• Affranchissement du courrier de la mairie
• Relevé mensuel de l’affranchissement
• Gestion des demandes Numéro Vert (réclamations)
• Mise à jour de l’affichage (documentation – panneau d’affichage)
• Accompagnement « pro actif » des usagers (Photos d’identité au photomaton, démarches en ligne au moyen de supports numériques )
• Enregistrement du courrier (arrivée et départ)