- Assurer une prestation d'accueil, d'orientation, d'assistance et de conseil :
Recevoir, filtrer et transmettre les demandes / messages (téléphonique et mail, des CIS, des entités du SDIS et des fournisseurs) au bon interlocuteur du service. Assurer le suivi de la suite donnée, du traitement de ces demandes (appels, mails, courriers). Accueillir et orienter le public vers le bon interlocuteur et lors de réunions.
- Définir les documents et données à archiver :
Pour les données pharmaceutiques et documents, en format dématérialisé et papier: renseigner et actualiser les données liées au référencement des produits de santé ( Ex : Prix, référence catalogue pharmacie, numéro de lot, numéro de série...). Mettre à jour la base de données Guichet Unique en collaboration avec l'équipe. Classer, ordonner et enregistrer ces données de manière réfléchie, fonctionnelle, accessible et consultable par tous. Procéder très régulièrement au tri de ces données ( A conserver, à jeter, à archiver).
- Préparer et suivre des dossiers administratifs :
Préparer et suivre les réunions de service Pharmacie et celles organisées par les pharmaciens responsables. Préparer l'organisation de ces réunions ( convocation, préparation et envoi de documents, réservation de salle). Préparer l'ordre du jour, en concertation avec le cadre et ensuite rédiger les comptes rendus. Préparer et suivre les réunions et événements spécifiques ( réunion essais de matériels, démonstration laboratoire ... ) les organiser, les planifier, les suivre, en concertation avec le chef de service.
Mettre en place des outils administratifs de suivi de ces réunion.
- Gestion comptable et financière :
Exécuter, élaborer, contrôler et suivre l'exécution des bons de commande. Suivre les livraisons et interactions avec les fournisseurs. Instruire et suivre des procédures administratives financières. Effectuer les demandes de devis. Participer au suivi de l'exécution budgétaire.
- Recueillir et traiter des données et / ou informations :
Saisir des données de stock lors des livraisons et des inventaires ; classer, ordonner et enregistrer ces données de manière réfléchie, fonctionnelle, accessible et consultable par tous. Renseigner et actualiser les données liées au référencement des produits de santé (ex : prix, référence catalogue pharmacie, numéro de lot, numéro de série...). Mettre en place des tableaux de suivi de l'exécution et du suivi des commandes. Recueillir, actualiser et agréger avec méthode, les données administratives et financières dans les logiciels et ces tableaux de suivi. Synthétiser et présenter clairement ces informations. Assurer le suivi de l'information et des communications écrites ( mails, courriers fournisseurs, parapheurs ). Mettre en place des outils administratifs de suivi des dossiers et des actions à mener. Alerter sur des situations particulières.