Assistante Coordinatrice
Offre n° O062250624001359
Publiée le 24/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
6 place du 4 septembre, Béthune (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
24/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sur des thématiques transversales et sous l'autorité du Directeur Général Adjoint Vie locale, Cohésion Sociale et citoyenneté, apporter une aide permanente et assurer l'organisation professionnelle, en termes de gestion, de communication, d'information, et de suivi des dossiers. Travailler en transversalité avec les 12 services et assurer une interface régulière avec la direction générale.
Missions / conditions d'exercice
Assurer la transversalité au sein des services
Veiller à la bonne diffusion de l'information et communiquer également vers les autres directions les informations utiles au bon déroulement des projets
Apporter un appui aux projets et activités de la direction adjointe (Contribuer au suivi des projets en cours)
Veiller à l'application et à la bonne utilisation des outils de gouvernance
Informer les différents interlocuteurs des services
Être l'interface entre la DGA les directions
Assurer la coordination administrative de la direction Générale adjointe
Créer et mettre à jour des tableaux de bord
Relayer et expliciter l'information ascendante et descendante
Gérer les courriers arrivée et départ : mettre en place et assurer un suivi de la circulation des documents (à l'arrivé et au départ)
Assurer l'assistance et le relai du Directeur Général Adjoint
Apporter une veille sur le domaine de compétence de la DGA (Juridique, Benchmarking, Presse locale, AMF, WEKA, La gazette des communes...)
Suivre les chiffres clefs de la Direction Générale Adjointe (Bilan annuel, indicateurs...)
Proposer des supports innovants dans la mise en place des actions
Collaborer par le biais d'outils partagés
Assurer la dématérialisation du courrier
Utiliser le team de la Direction Générale Adjointe dédié
Réaliser un recensement des informations par des documents collaboratifs (tableaux de bord)
Créer et mettre à jour des bases de données/fichiers contacts et fiches de procédure
Assurer la gestion administrative et logistique de la Direction Générale Adjointe, Vie locale, Cohésion Sociale et citoyenneté
Gérer l'agenda
Planifier et organiser les rendez-vous
Réceptionner et gérer les boîtes mails
Gérer les courriers " arrivée et départ " : mettre en place et assurer un suivi de la circulation des documents (à l'arrivée et au départ)
Recenser les besoins, mettre en forme, vérifier la conformité et suivre le budget de la direction adjointe
Assurer le suivi des moyens informatiques et logistiques de la direction adjointe
Assurer la préparation des instances
Planifier et organiser les réunions de la direction générale adjointe Vie locale, Cohésion Sociale et citoyenneté : réunions de coordination, réunions avec les encadrants, comité de direction, proposer des ordres du jour, rédiger et mettre en forme les comptes- rendus ou relevés de décision et en assurer leur diffusion et effectuer le suivi des décisions prises (tableaux de bord)
Suivi de l'évaluation et des feuilles de route
Assurer la coordination administrative de la direction adjointe, services, équipes et la direction générale
Veiller à l'application et à la bonne utilisation des outils de gouvernance et participer à l'amélioration des process, poser une gouvernance, une méthodologie commune avec l'assistante de la direction générale
Assurer la continuité du service au niveau de la Direction Générale, en collaboration étroite avec l'assistante du directeur général des services
Veiller à la bonne diffusion de l'information et communiquer également vers les autres directions les informations utiles au bon déroulement des projets
Apporter un appui aux projets et activités de la direction adjointe (Contribuer au suivi des projets en cours)
Veiller à l'application et à la bonne utilisation des outils de gouvernance
Informer les différents interlocuteurs des services
Être l'interface entre la DGA les directions
Assurer la coordination administrative de la direction Générale adjointe
Créer et mettre à jour des tableaux de bord
Relayer et expliciter l'information ascendante et descendante
Gérer les courriers arrivée et départ : mettre en place et assurer un suivi de la circulation des documents (à l'arrivé et au départ)
Assurer l'assistance et le relai du Directeur Général Adjoint
Apporter une veille sur le domaine de compétence de la DGA (Juridique, Benchmarking, Presse locale, AMF, WEKA, La gazette des communes...)
Suivre les chiffres clefs de la Direction Générale Adjointe (Bilan annuel, indicateurs...)
Proposer des supports innovants dans la mise en place des actions
Collaborer par le biais d'outils partagés
Assurer la dématérialisation du courrier
Utiliser le team de la Direction Générale Adjointe dédié
Réaliser un recensement des informations par des documents collaboratifs (tableaux de bord)
Créer et mettre à jour des bases de données/fichiers contacts et fiches de procédure
Assurer la gestion administrative et logistique de la Direction Générale Adjointe, Vie locale, Cohésion Sociale et citoyenneté
Gérer l'agenda
Planifier et organiser les rendez-vous
Réceptionner et gérer les boîtes mails
Gérer les courriers " arrivée et départ " : mettre en place et assurer un suivi de la circulation des documents (à l'arrivée et au départ)
Recenser les besoins, mettre en forme, vérifier la conformité et suivre le budget de la direction adjointe
Assurer le suivi des moyens informatiques et logistiques de la direction adjointe
Assurer la préparation des instances
Planifier et organiser les réunions de la direction générale adjointe Vie locale, Cohésion Sociale et citoyenneté : réunions de coordination, réunions avec les encadrants, comité de direction, proposer des ordres du jour, rédiger et mettre en forme les comptes- rendus ou relevés de décision et en assurer leur diffusion et effectuer le suivi des décisions prises (tableaux de bord)
Suivi de l'évaluation et des feuilles de route
Assurer la coordination administrative de la direction adjointe, services, équipes et la direction générale
Veiller à l'application et à la bonne utilisation des outils de gouvernance et participer à l'amélioration des process, poser une gouvernance, une méthodologie commune avec l'assistante de la direction générale
Assurer la continuité du service au niveau de la Direction Générale, en collaboration étroite avec l'assistante du directeur général des services
Profils recherchés
Profil recherché :
SAVOIR
Connaître le fonctionnement d'une collectivité et les circuits de validation et les procédures administratives
Avoir des capacités rédactionnelles : courriers, actes administratifs,
Posséder des compétences avancées dans l'utilisation des outils informatiques et de télécommunication (bureautique, messagerie électronique, internet et logiciels métiers)
Posséder une bonne maîtrise de l'expression orale et de la rédaction écrite
SAVOIR-FAIRE
Savoir gérer des plannings et des tableaux de bord
Posséder un forte capacité d'anticipation, d'organisation et de rigueur
Aptitude à travailler en équipe et en lien avec des interlocuteurs multiples
Aptitude à la prise d'initiative en lien avec sa hiérarchie
Capacité à la rédaction et maitrise des techniques de secrétariat (prise de notes, comptes rendus)
Avoir le sens de l'organisation, des responsabilités, esprit d'initiative et créativité
Savoir ordonner les priorités et gérer de "front" plusieurs dossiers
Maîtrise de l'outil informatique, bureautique et logiciels métier (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Powerpoint...)
SAVOIR-ETRE
Avoir une aisance relationnelle et le sens de l'accueil
Être autonome et posséder le sens de l'initiative
Être diplomate
Avoir le sens de l'écoute
Être discret(e)
Posséder un esprit d'équipe et le sens de la coordination
Savoir anticiper
Être force de propositions
Être souple et adaptable
Environnement de travail
Travail de bureau
Disponibilité en fonction des obligations du service
Contacts avec le public interne et externe à la Mairie
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Station assise prolongée
Travail sur outil bureautique
SAVOIR
Connaître le fonctionnement d'une collectivité et les circuits de validation et les procédures administratives
Avoir des capacités rédactionnelles : courriers, actes administratifs,
Posséder des compétences avancées dans l'utilisation des outils informatiques et de télécommunication (bureautique, messagerie électronique, internet et logiciels métiers)
Posséder une bonne maîtrise de l'expression orale et de la rédaction écrite
SAVOIR-FAIRE
Savoir gérer des plannings et des tableaux de bord
Posséder un forte capacité d'anticipation, d'organisation et de rigueur
Aptitude à travailler en équipe et en lien avec des interlocuteurs multiples
Aptitude à la prise d'initiative en lien avec sa hiérarchie
Capacité à la rédaction et maitrise des techniques de secrétariat (prise de notes, comptes rendus)
Avoir le sens de l'organisation, des responsabilités, esprit d'initiative et créativité
Savoir ordonner les priorités et gérer de "front" plusieurs dossiers
Maîtrise de l'outil informatique, bureautique et logiciels métier (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Powerpoint...)
SAVOIR-ETRE
Avoir une aisance relationnelle et le sens de l'accueil
Être autonome et posséder le sens de l'initiative
Être diplomate
Avoir le sens de l'écoute
Être discret(e)
Posséder un esprit d'équipe et le sens de la coordination
Savoir anticiper
Être force de propositions
Être souple et adaptable
Environnement de travail
Travail de bureau
Disponibilité en fonction des obligations du service
Contacts avec le public interne et externe à la Mairie
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Station assise prolongée
Travail sur outil bureautique
Contact et modalités de candidature
Contact
0321630000
Informations complémentaires
Envoyez votre candidature (Lettre de motivation + CV) :
- par courrier à l'attention de Monsieur Olivier GACQUERRE, Maire de Béthune ;
-en ligne sur le site de la ville de Béthune (www.bethune.fr) via l'application B-CLIC (mes démarches).
- par courrier à l'attention de Monsieur Olivier GACQUERRE, Maire de Béthune ;
-en ligne sur le site de la ville de Béthune (www.bethune.fr) via l'application B-CLIC (mes démarches).
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE BETHUNE
>6 place du 4 septembre
62407 Bethune cedex
>6 place du 4 septembre
62407 Bethune cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.