SECRETAIRE AU SECRETARIAT GENERAL
Offre n° O062250627000531
Publiée le 27/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 Place Jean Jaurès, Hénin-Beaumont (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
27/08/2025
Date limite de candidature
27/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Accueil physique pour les permanences, rendez-vous ou réunions
Suivi des courriers
Suivi des rdv des élus (fiche, intervention auprès des services pour le traitement des demandes, rappel d'intervention)
Assure la transmission des parapheurs au sein du Secrétariat Général et entre le Secrétariat Général et les services
Réalisation et mise en forme de travaux en bureautique (courriers, notes, rapport, tableaux de bord...)
Réception, traitement et diffusion de l'information
Organisation et planification de réunions (croisement des agendas)
Appels pour le planning des élus, en collaboration avec le responsable du Secrétariat Général et le service manifestations
Classement et archivage des documents
Suivi des courriers
Suivi des rdv des élus (fiche, intervention auprès des services pour le traitement des demandes, rappel d'intervention)
Assure la transmission des parapheurs au sein du Secrétariat Général et entre le Secrétariat Général et les services
Réalisation et mise en forme de travaux en bureautique (courriers, notes, rapport, tableaux de bord...)
Réception, traitement et diffusion de l'information
Organisation et planification de réunions (croisement des agendas)
Appels pour le planning des élus, en collaboration avec le responsable du Secrétariat Général et le service manifestations
Classement et archivage des documents
Missions / conditions d'exercice
Apporte une aide permanente aux élus et aux membres du Secrétariat Général en termes de gestion administrative, de communication, d'information, de classement et de suivi de dossiers
Profils recherchés
SAVOIR-FAIRE
Comprendre une demande
Maîtriser Internet, les logiciels Word, Excel
S'exprimer correctement par écrit et oralement
Rendre compte de son activité
Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques et les personnes
Distinguer le caractère urgent des informations à transmettre
Rechercher et diffuser des informations
Photocopier et assembler des documents
Prendre des notes et mettre en forme des courriers, notes et rapports
Réaliser des documents de type tableau de bord
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Classer et archiver des documents de manière simple et accessible
Organiser les réunions en fonction des priorités des Elus et du Secrétariat Général
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Organiser les déplacements des Elus, s'assurer du remplacement des Elus à des réunions ou des évènements
Réaliser des réunions de suivi des activités des élus, en lien avec leurs délégations
Participer aux COMEX, CODIR et différentes réunions et en réaliser des comptes-rendus
Assurer le suivi des fiches bleues
Suivre les dossiers logements reçus au Secrétariat Général
Respecter les délais de transmission de documents
Comprendre une demande
Maîtriser Internet, les logiciels Word, Excel
S'exprimer correctement par écrit et oralement
Rendre compte de son activité
Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques et les personnes
Distinguer le caractère urgent des informations à transmettre
Rechercher et diffuser des informations
Photocopier et assembler des documents
Prendre des notes et mettre en forme des courriers, notes et rapports
Réaliser des documents de type tableau de bord
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Classer et archiver des documents de manière simple et accessible
Organiser les réunions en fonction des priorités des Elus et du Secrétariat Général
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Organiser les déplacements des Elus, s'assurer du remplacement des Elus à des réunions ou des évènements
Réaliser des réunions de suivi des activités des élus, en lien avec leurs délégations
Participer aux COMEX, CODIR et différentes réunions et en réaliser des comptes-rendus
Assurer le suivi des fiches bleues
Suivre les dossiers logements reçus au Secrétariat Général
Respecter les délais de transmission de documents
Contact et modalités de candidature
Contact
recrutement@mairie-heninbeaumont.fr
Informations complémentaires
Lettre de motivation + CV
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE HENIN-BEAUMONT
>1 place jean jaurès - cs 90109
62252 Henin-beaumont cedex
>1 place jean jaurès - cs 90109
62252 Henin-beaumont cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.