Assistante Coordinatrice Direction Générale des Services
Offre n° O062250710001105
Publiée le 10/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
6 place du 4 septembre, Béthune (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
09/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du Directeur Général des Services, vous apportez une aide permanente et vous assurez l'organisation professionnelle de la Direction Générale, en termes de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers. Travailler en transversalité et assurer une interface régulière avec les Directions Générales Adjointes.
Missions / conditions d'exercice
Assurer la transversalité au sein de la Direction Générale des Services
- Veiller à la bonne diffusion de l'information et communiquer également vers les autres directions les informations utiles au bon déroulement des projets
- Apporter un appui aux projets et activités des Directions Générales Adjointes ou des directions (Contribuer au suivi des projets en cours)
- Veiller à l'application et à la bonne utilisation des outils de gouvernance
- Informer les différents interlocuteurs des Directions Générales Adjointes et des directions
- Être l'interface entre la Direction Générale, les Directions Générales adjointes et les Directions
- Assurer la coordination administrative de la Direction Générale
- Garantir la tenue des indicateurs d'activités
- Créer et mettre à jour des tableaux de bord
- Relayer et expliciter l'information ascendante et descendante des Directions Générales Adjointes et des directions
- Gérer les courriers arrivée et départ : mettre en place et assurer un suivi de la circulation des documents (à l'arrivée et au départ)
Collaborer par le biais des outils partagés
- Assurer la dématérialisation du courrier (logiciel WebGFC)
- Réaliser un recensement des informations par des documents collaboratifs (tableaux de bord...)
- Créer et mettre à jour des bases de données/fichiers contacts et fiches de procédure
Assurer la gestion administrative et logistique de la Direction Générale
- Organiser les réunions de la Direction Générale (comité de direction ...), mettre en forme les comptes-rendus ou relevés de décision et en assurer leur diffusion et effectuer le suivi des décisions prises (tableaux de bord)
- Planifier les rendez-vous
- Réceptionner et gérer les boîtes mails
- Assurer le suivi des moyens informatiques et logistiques de la Direction Générale
- Assurer le lien administratif entre la Direction Générale et les Directions Générales Adjointes
- Effectuer le suivi des circuits administratifs et de signature
- Assurer la préparation des instances
- Participer à l'amélioration des process
- Veiller à la bonne diffusion de l'information et communiquer également vers les autres directions les informations utiles au bon déroulement des projets
- Apporter un appui aux projets et activités des Directions Générales Adjointes ou des directions (Contribuer au suivi des projets en cours)
- Veiller à l'application et à la bonne utilisation des outils de gouvernance
- Informer les différents interlocuteurs des Directions Générales Adjointes et des directions
- Être l'interface entre la Direction Générale, les Directions Générales adjointes et les Directions
- Assurer la coordination administrative de la Direction Générale
- Garantir la tenue des indicateurs d'activités
- Créer et mettre à jour des tableaux de bord
- Relayer et expliciter l'information ascendante et descendante des Directions Générales Adjointes et des directions
- Gérer les courriers arrivée et départ : mettre en place et assurer un suivi de la circulation des documents (à l'arrivée et au départ)
Collaborer par le biais des outils partagés
- Assurer la dématérialisation du courrier (logiciel WebGFC)
- Réaliser un recensement des informations par des documents collaboratifs (tableaux de bord...)
- Créer et mettre à jour des bases de données/fichiers contacts et fiches de procédure
Assurer la gestion administrative et logistique de la Direction Générale
- Organiser les réunions de la Direction Générale (comité de direction ...), mettre en forme les comptes-rendus ou relevés de décision et en assurer leur diffusion et effectuer le suivi des décisions prises (tableaux de bord)
- Planifier les rendez-vous
- Réceptionner et gérer les boîtes mails
- Assurer le suivi des moyens informatiques et logistiques de la Direction Générale
- Assurer le lien administratif entre la Direction Générale et les Directions Générales Adjointes
- Effectuer le suivi des circuits administratifs et de signature
- Assurer la préparation des instances
- Participer à l'amélioration des process
Profils recherchés
SAVOIR
- Connaître le fonctionnement d'une collectivité et les circuits de validation et les procédures administratives
- Avoir des capacités rédactionnelles : courriers, actes administratifs,
- Posséder des compétences avancées dans l'utilisation des outils informatiques et de télécommunication (bureautique, messagerie électronique, internet et logiciels métiers)
- Posséder une bonne maîtrise de l'expression orale et de la rédaction écrite
SAVOIR-FAIRE
- Savoir gérer des plannings et des tableaux de bord
- Posséder un forte capacité d'anticipation, d'organisation et de rigueur
- Aptitude à travailler en équipe et en lien avec des interlocuteurs multiples
- Aptitude à la prise d'initiative en lien avec sa hiérarchie
- Capacité à la rédaction et maitrise des techniques de secrétariat (prise de notes, comptes rendus)
- Avoir le sens de l'organisation, des responsabilités, esprit d'initiative et créativité
- Savoir ordonner les priorités et gérer de "front" plusieurs dossiers
- Maîtrise de l'outil informatique, bureautique et logiciels métier (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Powerpoint...)
SAVOIR-ETRE
- Avoir une aisance relationnelle et le sens de l'accueil
- Être autonome et posséder le sens de l'initiative
- Être diplomate
- Avoir le sens de l'écoute
- Être discret(e)
- Posséder un esprit d'équipe et le sens de la coordination
- Savoir anticiper
- Être force de propositions
- Être souple et adaptable
Environnement de travail
? Travail de bureau
? Disponibilité en fonction des obligations du service
? Contacts avec le public interne et externe à la Mairie
? Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
? Station assise prolongée
? Travail sur outil bureautique
- Connaître le fonctionnement d'une collectivité et les circuits de validation et les procédures administratives
- Avoir des capacités rédactionnelles : courriers, actes administratifs,
- Posséder des compétences avancées dans l'utilisation des outils informatiques et de télécommunication (bureautique, messagerie électronique, internet et logiciels métiers)
- Posséder une bonne maîtrise de l'expression orale et de la rédaction écrite
SAVOIR-FAIRE
- Savoir gérer des plannings et des tableaux de bord
- Posséder un forte capacité d'anticipation, d'organisation et de rigueur
- Aptitude à travailler en équipe et en lien avec des interlocuteurs multiples
- Aptitude à la prise d'initiative en lien avec sa hiérarchie
- Capacité à la rédaction et maitrise des techniques de secrétariat (prise de notes, comptes rendus)
- Avoir le sens de l'organisation, des responsabilités, esprit d'initiative et créativité
- Savoir ordonner les priorités et gérer de "front" plusieurs dossiers
- Maîtrise de l'outil informatique, bureautique et logiciels métier (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Powerpoint...)
SAVOIR-ETRE
- Avoir une aisance relationnelle et le sens de l'accueil
- Être autonome et posséder le sens de l'initiative
- Être diplomate
- Avoir le sens de l'écoute
- Être discret(e)
- Posséder un esprit d'équipe et le sens de la coordination
- Savoir anticiper
- Être force de propositions
- Être souple et adaptable
Environnement de travail
? Travail de bureau
? Disponibilité en fonction des obligations du service
? Contacts avec le public interne et externe à la Mairie
? Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
? Station assise prolongée
? Travail sur outil bureautique
Contact et modalités de candidature
Contact
0321630000
Informations complémentaires
Envoyez votre candidature (Lettre de motivation + CV) :
- par courrier à l'attention de Monsieur Olivier GACQUERRE, Maire de Béthune ;
-en ligne sur le site de la ville de Béthune (www.bethune.fr) via l'application B-CLIC (mes démarches).
- par courrier à l'attention de Monsieur Olivier GACQUERRE, Maire de Béthune ;
-en ligne sur le site de la ville de Béthune (www.bethune.fr) via l'application B-CLIC (mes démarches).
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE BETHUNE
>6 place du 4 septembre
62407 Bethune cedex
>6 place du 4 septembre
62407 Bethune cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.