Garant de l'image du service public
Responsable des relations avec les usagers
Assure l'accueil physique et téléphonique du public
Renseignement et orientation du public
Gestion et affichage d'informations
Instruire et élaborer les actes d'état civil (naissance, mariage, adoption, décès, etc ...)
Assurer la tenue administrative des registres
Polyvalence
Accueil physique et téléphonique du public :
Accueillir le public avec amabilité
Prendre des messages
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Favoriser l'expression de la demande
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Mettre en relation les correspondants
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
S'adapter au public de cultures différentes
Adapter son intervention aux différents publics
Gérer des tableaux de bord de fréquentation
Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurités liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité.


Renseignement et orientation du public :
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Gérer un planning de réservation (salle)
Orienter vers les services et personnes compétents
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Aider à rédiger des documents administratifs

Gestion et affichage des informations :
Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Présenter des documents d'information et de communication
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.
Fonctionnement du standard téléphonique, d'internet
Techniques rédactionnelles administratives
Technique d'accueil, de communication et de régulation
Technique de médiation et de négociation
Technique de secrétariat (prise de note...)
Technique de recherche d'information
Technique de gestion de planning
Technique de classement
Savoir respecter les délais réglementaires
Savoir gérer la polyvalence et les priorités
Savoir vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs


Tenue administrative des registres d'état-civil :
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
Rédiger des mentions et des courriers

Réception des déclarations et établissement des actes d'état-civil
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc ...)
Apprécier la demande au regard des différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc ...)
Contrôler l'authenticité des attestations fournies

Enregistrement du courrier
Relations avec les fournisseurs
Relations avec les autres services

Travail de bureau et guichet d'accueil
Horaires réguliers
Pics d'activités liés aux périodes électorales
Technologies de l'information et de la communication, outils de bureautique, progiciel de gestion.
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public