Assistant services à la population (h/f)
Offre n° O062250801001446
Publiée le 01/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rue Blanche Dupont, Estevelles (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
31/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Inclusion sociale >
Travail social et développement social
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Contact direct avec le public
Relation avec la Préfecture, le Procureur de la République
Relation avec la Préfecture, le Procureur de la République
Missions / conditions d'exercice
Missions administratives générales
Accueil physique et téléphonique du public
Rédaction, enregistrement et gestion du courrier administratif
Gestion et suivi de dossiers administratifs (état civil, affaires générales, urbanisme et élections en binôme)
Classement, archivage des documents et mise à jour des fichiers
Missions comptables (bons d'achats commune)
CCAS : Comptabilité (mandats et titres)
Suivi de l'exécution budgétaire CCAS (investissement et fonctionnement)
Préparation des documents budgétaires et relation avec la trésorerie CCAS
Classement des pièces justificatives
Réalisation des opérations financières simples (dépôts, retraits) - Régie
Encaissement, suivi de caisse, remise en banque - Régie
ACTIVITES PRINCIPALES : Accueil physique et téléphonique du public :
Accueillir le public avec amabilité
Prendre des messages
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Favoriser l'expression de la demande
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Mettre en relation les correspondants
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
S'adapter au public de cultures différentes
Adapter son intervention aux différents publics
Gérer des tableaux de bord de fréquentation
Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurités liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité.
Renseignement et orientation du public :
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Gérer un planning de réservation (salle)
Orienter vers les services et personnes compétents
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Aider à rédiger des documents administratifs
Gestion et affichage des informations :
Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Présenter des documents d'information et de communication
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.
Tenue administrative des registres d'état-civil :
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
Rédiger des mentions et des courriers
Recensement militaire, recensement de la population
Réception des déclarations et établissement des actes d'état-civil
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissances, décès, mariages, baptêmes civils, pacs etc ...)
Apprécier la demande au regard des différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc ...)
Contrôler l'authenticité des attestations fournies
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, Internet)
Sens de l'organisation et autonomie
Discrétion, rigueur et respect de la confidentialité
Bonne présentation et sens du contact
Polyvalence, réactivité, adaptabilité
Cimetière, tenue du registre, délivrances des autorisations administratives en matière funéraire
Enregistrement du courrier
Relations avec les fournisseurs
Relations avec les autres services
Travail de bureau et guichet d'accueil
Horaires réguliers
Pics d'activités liés aux périodes électorales
Technologies de l'information et de la communication, outils de bureautique, progiciel de gestion.
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
Accueil physique et téléphonique du public
Rédaction, enregistrement et gestion du courrier administratif
Gestion et suivi de dossiers administratifs (état civil, affaires générales, urbanisme et élections en binôme)
Classement, archivage des documents et mise à jour des fichiers
Missions comptables (bons d'achats commune)
CCAS : Comptabilité (mandats et titres)
Suivi de l'exécution budgétaire CCAS (investissement et fonctionnement)
Préparation des documents budgétaires et relation avec la trésorerie CCAS
Classement des pièces justificatives
Réalisation des opérations financières simples (dépôts, retraits) - Régie
Encaissement, suivi de caisse, remise en banque - Régie
ACTIVITES PRINCIPALES : Accueil physique et téléphonique du public :
Accueillir le public avec amabilité
Prendre des messages
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Favoriser l'expression de la demande
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Mettre en relation les correspondants
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
S'adapter au public de cultures différentes
Adapter son intervention aux différents publics
Gérer des tableaux de bord de fréquentation
Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurités liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité.
Renseignement et orientation du public :
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Gérer un planning de réservation (salle)
Orienter vers les services et personnes compétents
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Aider à rédiger des documents administratifs
Gestion et affichage des informations :
Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Présenter des documents d'information et de communication
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.
Tenue administrative des registres d'état-civil :
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
Rédiger des mentions et des courriers
Recensement militaire, recensement de la population
Réception des déclarations et établissement des actes d'état-civil
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissances, décès, mariages, baptêmes civils, pacs etc ...)
Apprécier la demande au regard des différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc ...)
Contrôler l'authenticité des attestations fournies
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, Internet)
Sens de l'organisation et autonomie
Discrétion, rigueur et respect de la confidentialité
Bonne présentation et sens du contact
Polyvalence, réactivité, adaptabilité
Cimetière, tenue du registre, délivrances des autorisations administratives en matière funéraire
Enregistrement du courrier
Relations avec les fournisseurs
Relations avec les autres services
Travail de bureau et guichet d'accueil
Horaires réguliers
Pics d'activités liés aux périodes électorales
Technologies de l'information et de la communication, outils de bureautique, progiciel de gestion.
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
Profils recherchés
Fonctionnement du standard téléphonique, d'internet
Techniques rédactionnelles administratives
Technique d'accueil, de communication et de régulation
Technique de médiation et de négociation
Technique de secrétariat (prise de note...)
Technique de recherche d'information
Technique de gestion de planning
Technique de classement
Savoir respecter les délais réglementaires
Savoir gérer la polyvalence et les priorités
Savoir vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
Élaboration et préparation des réunions de la Commission du CCAS
Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension, de reformulation
Bénéficier d'excellentes qualités relationnelles
Qualités organisationnelles
Capacité d'adaptation
Réactivité
Techniques rédactionnelles administratives
Technique d'accueil, de communication et de régulation
Technique de médiation et de négociation
Technique de secrétariat (prise de note...)
Technique de recherche d'information
Technique de gestion de planning
Technique de classement
Savoir respecter les délais réglementaires
Savoir gérer la polyvalence et les priorités
Savoir vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
Élaboration et préparation des réunions de la Commission du CCAS
Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension, de reformulation
Bénéficier d'excellentes qualités relationnelles
Qualités organisationnelles
Capacité d'adaptation
Réactivité
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.