Activités et tâches principales du poste :

Assurer la fonction d’interface des directeurs et responsables de service en
collaboration avec l’équipe d’assistants(es) de la direction générale adjointe avec pour
principales missions :
• Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance,
d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre
• Recherche d’information via la lecture de documents et/ou de bases de
données, restitution
• Rédaction de notes, d’actes administratifs, de courriers à partir de consignes
orales et/ou de dossiers,
• Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux
personnes concernées à propos de dossiers ou actions
• Entretien des relations avec les assistantes des autres directions générales, des
secrétariats opérationnels et du secrétariat des élus
• Organiser le traitement et la diffusion des informations
• Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate
(électroniquement ou papier) et de l’archivage
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• Suivi des dossiers du bureau et du conseil communautaire et des commissions
communautaires du secteur en assurant le lien avec les différentes personnes
concernées
• Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu
• Assurer les tâches de secrétariat
• Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
• Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau,
graphique, présentation PowerPoint, …)
• Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
• Suivi comptable et ressources humaines des activités de la direction en lien
avec les services concernés
• Assurer le secrétariat de la Directrice Générale Adjointe et autres Directeurs de
Pôle