Assistante de direction secrétariat spécialité affaires administratives et gestionnaire des assemblées et élections
Offre n° O062250926000599
Publiée le 26/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 place de la fontaine, Beaurains (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
01/11/2025
Date limite de candidature
26/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Expert
Rémunération indicative
selon grille indiciaire
Descriptif de l'emploi
- Secrétariat du Directeur Général des Services
- Gestion des assemblées
- Gestion des élections
- Gestion et suivi des fournitures administratives
- Gestion des assemblées
- Gestion des élections
- Gestion et suivi des fournitures administratives
Missions / conditions d'exercice
Activités Principales :
Assistante de direction secrétariat spécialité affaires administratives
Apporte une aide permanente au Directeur Général des Services (DGS) en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Assure le secrétariat des réunions des élus
Gestionnaire des assemblées et élections
Service élections/recensement de la population : saisie informatique des inscriptions et radiations – préparation des commissions de contrôle – accueil physique et téléphonique pour les situations particulières.
Service « assemblées » : prépare et assure le suivi du Conseil Municipal en lien avec le Directeur Général des Services : Collation des projets de délibération - préparation et envoi des convocations – mise en page des délibérations et envoi en préfecture – Rédaction des comptes rendus des Conseils Municipaux
Gestion et suivi des fournitures administratives : Commande de fournitures – ventilation dans les services – gestion des stocks
Activités annexes
France Services
Accueillir, renseigner, accompagner, orienter le public
Se former et s’informer auprès des partenaires institutionnels, professionnels et sociaux
Associer le partenaire concerné à l’analyse de la situation de l’usager
Etablir un suivi statistique de l’activité
Elaborer une stratégie des contacts et partenaires
Gérer l’accueil du Public
Gérer l’ouverture et la fermeture du site durant les créneaux réservés à cet effet
Faciliter l’accès pour les partenaires tout en étant en mesure de répondre à leur besoin logistique
Ouvrir les postes de travail
Accueillir tout public (en présentiel ou par téléphone)
Accompagnement individualisé
Informer le public
Renseigner l’administré par rapport à des questions d’ordre administratif ou social. Pour se faire l’agent sera chargé d’aller rechercher lui-même l’information (par Internet ou par téléphone auprès des partenaires …)
Dispositif de Recueil
Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
Renseigner les usagers sur les formalités de création ou de renouvellement de passeport et CNI avec un dispositif de recueil biométrique
Suivre le planning de prise de rendez-vous pour l'instruction et la remise des CNI et des Passeports
Instruire et valider des dossiers CNI et passeports - remise des CNI et des Passeports
Vérifier la complétude des dossiers et solliciter des compléments d'information auprès des usagers
Appliquer la réglementation relative à la délivrance des CNI et des passeports
Repérer les demandes complexes ou douteuses et en référer au responsable hiérarchique Accueillir du public sur les plages horaires déterminées à la station biométrique
Transmettre des informations auprès des autres agents du service administratif en lien avec le Centre d'Expertise et de Ressources Titres (CERT) et l'Agence Nationale des Titres Sécurisées (ANTS) ;
Archiver les dossiers
Assistante de direction secrétariat spécialité affaires administratives
Apporte une aide permanente au Directeur Général des Services (DGS) en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Assure le secrétariat des réunions des élus
Gestionnaire des assemblées et élections
Service élections/recensement de la population : saisie informatique des inscriptions et radiations – préparation des commissions de contrôle – accueil physique et téléphonique pour les situations particulières.
Service « assemblées » : prépare et assure le suivi du Conseil Municipal en lien avec le Directeur Général des Services : Collation des projets de délibération - préparation et envoi des convocations – mise en page des délibérations et envoi en préfecture – Rédaction des comptes rendus des Conseils Municipaux
Gestion et suivi des fournitures administratives : Commande de fournitures – ventilation dans les services – gestion des stocks
Activités annexes
France Services
Accueillir, renseigner, accompagner, orienter le public
Se former et s’informer auprès des partenaires institutionnels, professionnels et sociaux
Associer le partenaire concerné à l’analyse de la situation de l’usager
Etablir un suivi statistique de l’activité
Elaborer une stratégie des contacts et partenaires
Gérer l’accueil du Public
Gérer l’ouverture et la fermeture du site durant les créneaux réservés à cet effet
Faciliter l’accès pour les partenaires tout en étant en mesure de répondre à leur besoin logistique
Ouvrir les postes de travail
Accueillir tout public (en présentiel ou par téléphone)
Accompagnement individualisé
Informer le public
Renseigner l’administré par rapport à des questions d’ordre administratif ou social. Pour se faire l’agent sera chargé d’aller rechercher lui-même l’information (par Internet ou par téléphone auprès des partenaires …)
Dispositif de Recueil
Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
Renseigner les usagers sur les formalités de création ou de renouvellement de passeport et CNI avec un dispositif de recueil biométrique
Suivre le planning de prise de rendez-vous pour l'instruction et la remise des CNI et des Passeports
Instruire et valider des dossiers CNI et passeports - remise des CNI et des Passeports
Vérifier la complétude des dossiers et solliciter des compléments d'information auprès des usagers
Appliquer la réglementation relative à la délivrance des CNI et des passeports
Repérer les demandes complexes ou douteuses et en référer au responsable hiérarchique Accueillir du public sur les plages horaires déterminées à la station biométrique
Transmettre des informations auprès des autres agents du service administratif en lien avec le Centre d'Expertise et de Ressources Titres (CERT) et l'Agence Nationale des Titres Sécurisées (ANTS) ;
Archiver les dossiers
Profils recherchés
Expérience significative dans le domaine exigée
Organisation de la vie professionnelle du DGS
- Organiser l'agenda, prendre des rendez-vous en fonction des priorités du DGS.
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
- Organiser les déplacements du DGS.
- Établir une relation de confiance avec le DGS.
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et comptes rendus
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Gestion des arrêtés de la direction
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le DGS.
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Savoirs : Techniques de secrétariat – Logiciels de bureautique – Respect des procédures et dispositions réglementaires en lien avec les missions
Savoir-faire : Assurer l’organisation des réunions (réserver la salle, convoquer inviter gérer la liste des présents) – Utiliser les logiciels métiers en relation avec les missions
Savoirs-être : Respectueux des horaires et impératifs du service – Communication orale et écrite – Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
Organisation de la vie professionnelle du DGS
- Organiser l'agenda, prendre des rendez-vous en fonction des priorités du DGS.
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
- Organiser les déplacements du DGS.
- Établir une relation de confiance avec le DGS.
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et comptes rendus
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Gestion des arrêtés de la direction
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le DGS.
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Savoirs : Techniques de secrétariat – Logiciels de bureautique – Respect des procédures et dispositions réglementaires en lien avec les missions
Savoir-faire : Assurer l’organisation des réunions (réserver la salle, convoquer inviter gérer la liste des présents) – Utiliser les logiciels métiers en relation avec les missions
Savoirs-être : Respectueux des horaires et impératifs du service – Communication orale et écrite – Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
Contact et modalités de candidature
Contact
0321509060
Informations complémentaires
Candidatures exclusivement sur le site emploi territorial
Affectation : Mairie
Durée hebdomadaire : Temps complet
Horaires : fixe (adaptation des horaires lors des conseils municipaux)
Moyens mis à disposition : ordinateur – Logiciels
Modalités d’organisation du travail et contraintes : Travail en équipe – horaire en soirée selon les conseils municipaux, les réunions du groupe majoritaire et bureaux exécutifs
Affectation : Mairie
Durée hebdomadaire : Temps complet
Horaires : fixe (adaptation des horaires lors des conseils municipaux)
Moyens mis à disposition : ordinateur – Logiciels
Modalités d’organisation du travail et contraintes : Travail en équipe – horaire en soirée selon les conseils municipaux, les réunions du groupe majoritaire et bureaux exécutifs
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.