Secrétaire administratif
Offre n° O062251029000405
Publiée le 29/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
62 rue François Brasme - BP 89, Bully-les-Mines (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
01/12/2025
Date limite de candidature
28/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps non complet,
25h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Le conseil d’administration du Centre Communal d’Action Sociale de Bully-les-Mines est le propriétaire de l’établissement. Depuis, le 1er janvier 2017, la municipalité a repris la gestion de la Résidence Maurice Debout.
L’établissement est composé d’un bâtiment sur 4 niveaux (3 étages), de deux ailes sur 2 niveaux (2 étages). Il peut accueillir 60 résidents.
L’établissement est composé d’un bâtiment sur 4 niveaux (3 étages), de deux ailes sur 2 niveaux (2 étages). Il peut accueillir 60 résidents.
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique
-Accueil des résidents, familles et partenaires : réponse à leur sollicitation, orientation vers le bon interlocuteur, accompagnement dans les démarches administratives,
-Accueil des extérieurs souhaitant un dossier de préadminission,
-Répondre à l'interphone,
-Gestion des appels téléphoniques : réponse apportée ou transfert selon la demande, transmission à la Responsable,
-Fournir les clés aux Services Techniques lors des interventions
-Prise en compte des absences des résidents et remplir les fiches de prise de congés,
-Prendre l'attache de la Maison de la Solidarité pour les demandes de transports,
-Assurer la gestion des ordonnances : appels téléphoniques auprès des pharmaciens ou auprès des ambulances pour les rendez-vous médicaux des résidents,
Gestion administrative de la structure :
-Gérer les dossiers des résidents : suivi, mise à jour, rappel des documents à renouveler (assurance habitation, grille GIR...),
-Suivre le plan canicule (visite aux résidents pour s'assurer de leur état de santé)
-Etablir et classer les différents bon de commande et factures,
-Contacter les services tutélaires de certains résidents (demande de ressources...),
-Inscrire les évènements dans le logiciel Booked,
-Remplir les tableaux mensuels ANGDM et les transmettre au Pôle Finances,
-S'assurer du remplissage quotidien du cahier de transmission,
-Communiquer au Pôle Ressources Humaines les heures spécifiques effectuées par les agents d'astreinte,
-Accueil des résidents, familles et partenaires : réponse à leur sollicitation, orientation vers le bon interlocuteur, accompagnement dans les démarches administratives,
-Accueil des extérieurs souhaitant un dossier de préadminission,
-Répondre à l'interphone,
-Gestion des appels téléphoniques : réponse apportée ou transfert selon la demande, transmission à la Responsable,
-Fournir les clés aux Services Techniques lors des interventions
-Prise en compte des absences des résidents et remplir les fiches de prise de congés,
-Prendre l'attache de la Maison de la Solidarité pour les demandes de transports,
-Assurer la gestion des ordonnances : appels téléphoniques auprès des pharmaciens ou auprès des ambulances pour les rendez-vous médicaux des résidents,
Gestion administrative de la structure :
-Gérer les dossiers des résidents : suivi, mise à jour, rappel des documents à renouveler (assurance habitation, grille GIR...),
-Suivre le plan canicule (visite aux résidents pour s'assurer de leur état de santé)
-Etablir et classer les différents bon de commande et factures,
-Contacter les services tutélaires de certains résidents (demande de ressources...),
-Inscrire les évènements dans le logiciel Booked,
-Remplir les tableaux mensuels ANGDM et les transmettre au Pôle Finances,
-S'assurer du remplissage quotidien du cahier de transmission,
-Communiquer au Pôle Ressources Humaines les heures spécifiques effectuées par les agents d'astreinte,
Profils recherchés
-Maitrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint),
-Connaissance du fonctionnement de la Collectivité,
-Qualité rédactionnelle,
-Très grande disponibilité,
-Sens de l'accueil,
-Discrétion professionnelle,
-Confidentialité,
-Aptitude relationnelle,
-Capacité à rendre compte
-Connaissance du fonctionnement de la Collectivité,
-Qualité rédactionnelle,
-Très grande disponibilité,
-Sens de l'accueil,
-Discrétion professionnelle,
-Confidentialité,
-Aptitude relationnelle,
-Capacité à rendre compte
Contact et modalités de candidature
Contact
0321449292
Informations complémentaires
Candidature à transmettre par courrier uniquement au Pôle Ressources Humaines / Mairie de Bully-les-Mines
62 rue François Brasme
62160 - Bully les Mines
62 rue François Brasme
62160 - Bully les Mines
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE BULLY-LES-MINES
>62 rue François Brasme - BP 89
62160 BULLY-LES-MINES
>62 rue François Brasme - BP 89
62160 BULLY-LES-MINES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.