Assistante de direction
Offre n° O064250428001234
Publiée le 28/04/2025
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Route de l'Aéroport, Uzein (Pyrénées-Atlantiques)
Poste à pourvoir le
02/06/2025
Date limite de candidature
23/05/2025
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
9 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assurer le secrétariat de la direction et le suivi comptable
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité du Président et sous la responsabilité du Directeur, vous serez chargé(e) plus particulièrement de :
- Assurer la gestion administrative : accueil téléphonique et physique ; réception, enregistrement, traitement et envoi (gestion) du courrier ; classement et archivage ; gestion agenda et prise de rdv (Président voire autres délégués et directeur) ; secrétariat (du Président) et du directeur : diffusion courriers, notes, supports ; gestion des commandes et fournitures, tenue d’un inventaire de la structure
- Procéder à l’organisation matérielle des réunions des comités syndicaux et autres instances légales et consultatives liées au fonctionnement du Syndicat Mixte (Bureau, CDSP, CAO, CCSPL, CocoEco, Commissions consultatives, Comités techniques et de suivi, comité stratégique DSP…) : envoi convocations, ordres du jour et annexes, relances téléphoniques ; établissement de documents préparatoires (appel, présence, émargement, pouvoirs) ; enregistrement, prise de notes et élaboration de projets de procès-verbaux ; diffusion de documents et supports aux élus
- Garantir la relation administrative et comptable avec le concessionnaire de l'aéroport : suivi global du règlement des aides à l’exploitation et au financement des investissements ; tenue de tableaux de bord par opération ; contrôle des factures et pièces transmises ; divers (gestion salle, badges visiteurs, etc)
- Assurer la tenue de la comptabilité (nomenclature M57)du SMAPP : aide à l'élaboration du compte administratif et du budget primitif ; exécution et suivi du budget avec la suite logicielle Cosoluce ; lancement et suivi des marchés et bons de commandes ; préparation et suivi des mandats de paiements et titres de recettes sur Hélios ; établissement de la paye
- Assurer la gestion administrative : accueil téléphonique et physique ; réception, enregistrement, traitement et envoi (gestion) du courrier ; classement et archivage ; gestion agenda et prise de rdv (Président voire autres délégués et directeur) ; secrétariat (du Président) et du directeur : diffusion courriers, notes, supports ; gestion des commandes et fournitures, tenue d’un inventaire de la structure
- Procéder à l’organisation matérielle des réunions des comités syndicaux et autres instances légales et consultatives liées au fonctionnement du Syndicat Mixte (Bureau, CDSP, CAO, CCSPL, CocoEco, Commissions consultatives, Comités techniques et de suivi, comité stratégique DSP…) : envoi convocations, ordres du jour et annexes, relances téléphoniques ; établissement de documents préparatoires (appel, présence, émargement, pouvoirs) ; enregistrement, prise de notes et élaboration de projets de procès-verbaux ; diffusion de documents et supports aux élus
- Garantir la relation administrative et comptable avec le concessionnaire de l'aéroport : suivi global du règlement des aides à l’exploitation et au financement des investissements ; tenue de tableaux de bord par opération ; contrôle des factures et pièces transmises ; divers (gestion salle, badges visiteurs, etc)
- Assurer la tenue de la comptabilité (nomenclature M57)du SMAPP : aide à l'élaboration du compte administratif et du budget primitif ; exécution et suivi du budget avec la suite logicielle Cosoluce ; lancement et suivi des marchés et bons de commandes ; préparation et suivi des mandats de paiements et titres de recettes sur Hélios ; établissement de la paye
Profils recherchés
- Grande rigueur dans la gestion quotidienne, tant administrative que comptable, des dossiers confiés
- Organisation et méthode dans la gestion quotidienne du travail, la tenue et le suivi des dossiers
- Fiabilité dans la mise en œuvre des responsabilités confiées et remontées d’informations au directeur
- Capacités de polyvalence quant aux missions confiées, gestion simultanée des dossiers
- Capacité de prise d’initiative dans un cadre défini et contrôlé
- Bonne maîtrise des logiciels de bureautique (suite Microsoft Office – word, excel, power point – Adobe…)
- Aptitudes rédactionnelles, maîtrise du français écrit
- Maîtrise de la comptabilité publique (M57)
- Pratique éprouvée de la suite logicielle Cosoluce (notamment Ambre, Corail, Ivoire, Rubis, Prisme,Parme et Desk RH), et/ou des démarches et procédures comptables et RH), tenue du budget, établissement – saisie du compte administratif et conformité au compte de gestion, traduction des orientations et des décisions de gestion comptables et financières, saisie et passation des opérations et écritures comptables budgétaires et non budgétaires sur Hélios en conformité avec les instructions comptables du SGC, suivi administratif des comptes de tiers, mandats de paiement et titres de recettes, établissement des bulletins de paye, tenue des congés, etc
- Sens de l’accueil, physique et téléphonique
- Respecter les consignes et instructions de la hiérarchie (Président et directeur).
- Organisation et méthode dans la gestion quotidienne du travail, la tenue et le suivi des dossiers
- Fiabilité dans la mise en œuvre des responsabilités confiées et remontées d’informations au directeur
- Capacités de polyvalence quant aux missions confiées, gestion simultanée des dossiers
- Capacité de prise d’initiative dans un cadre défini et contrôlé
- Bonne maîtrise des logiciels de bureautique (suite Microsoft Office – word, excel, power point – Adobe…)
- Aptitudes rédactionnelles, maîtrise du français écrit
- Maîtrise de la comptabilité publique (M57)
- Pratique éprouvée de la suite logicielle Cosoluce (notamment Ambre, Corail, Ivoire, Rubis, Prisme,Parme et Desk RH), et/ou des démarches et procédures comptables et RH), tenue du budget, établissement – saisie du compte administratif et conformité au compte de gestion, traduction des orientations et des décisions de gestion comptables et financières, saisie et passation des opérations et écritures comptables budgétaires et non budgétaires sur Hélios en conformité avec les instructions comptables du SGC, suivi administratif des comptes de tiers, mandats de paiement et titres de recettes, établissement des bulletins de paye, tenue des congés, etc
- Sens de l’accueil, physique et téléphonique
- Respecter les consignes et instructions de la hiérarchie (Président et directeur).
Contact et modalités de candidature
Contact
0559724595
Informations complémentaires
Les candidatures doivent être envoyées par mail : secretariat@smapp.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.