secrétaire coordonatrice
Offre n° O064250701001976
Publiée le 01/07/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
Mairie de bilheres-en-ossau, Bilhères (Pyrénées-Atlantiques)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 5 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste avec un temps non complet et quotité de temps de travail inférieure à 50%. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste avec un temps non complet et quotité de temps de travail inférieure à 50%. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps non complet,
2h00 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
Relations fonctionnelles :
* En interne à la collectivité :
- les élus du SIRP
- les agents
* En externe à la collectivité :
- les administrés (enfants, parents d'élèves...)
- les Maires des communes de BIELLE et de BILHERES-EN-OSSAU
- les autres administrations (Trésorerie, Préfecture, Région pour le transport...)
- l'association des parents d'élèves
- équipe enseignante
- prestataire de restauration scolaire
* En interne à la collectivité :
- les élus du SIRP
- les agents
* En externe à la collectivité :
- les administrés (enfants, parents d'élèves...)
- les Maires des communes de BIELLE et de BILHERES-EN-OSSAU
- les autres administrations (Trésorerie, Préfecture, Région pour le transport...)
- l'association des parents d'élèves
- équipe enseignante
- prestataire de restauration scolaire
Missions / conditions d'exercice
Activités et tâches principales du poste
Missions principales
* Mettre en œuvre les politiques déclinées par le comité syndical :
- Assister, conseiller et alerter les élus sur les questions juridiques (participer aux séances d'actualisation des connaissances pour assurer la veille juridique).
- Assurer le suivi du Comité Syndical (convoquer aux réunions, monter les dossiers, préparer la salle et participer au Comité, y intervenir si nécessaire et rédiger le compte-rendu).
- Préparer, mettre en forme et exécuter les décisions du Comité Syndical et de la Présidente dans le respect du cadre législatif et règlementaire.
- Rédiger les courriers administratifs et techniques.
* Gérer les moyens humains et financiers :
- Suivre le déroulement de carrière des agents et contrat de travail (payes, arrêtés, position administrative).
- Renseigner les agents (fiche de paie, carrière...).
- Préparer, mettre en forme les documents budgétaires et procéder à leur exécution (budget principal).
- Assurer le suivi financier du Syndicat et tenir la comptabilité : mandats et titres de recettes.
- Assurer la gestion des assurances et des sinistres.
- Contribuer à la communication institutionnelle du Syndicat (liens avec les familles...) en partenariat avec les élues.
- Assurer une veille réglementaire et technique.
* Gérer le secrétariat général :
- Ouvrir le courrier Arrivée et le transmettre aux élus concernés.
- Affranchir et poster le courrier Départ.
- Assurer l'approvisionnement en carnets de timbres et en fournitures administratives.
- Rédiger et mettre à la signature le courrier du Président.
- Commander le matériel scolaire en collaboration avec les enseignants et le matériel périscolaire en relation avec les agents.
- Assurer le classement et l'archivage.
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des parents :
- Régler les litiges concernant la facturation.
- Répondre aux questions concernant les inscriptions.
Missions principales
* Mettre en œuvre les politiques déclinées par le comité syndical :
- Assister, conseiller et alerter les élus sur les questions juridiques (participer aux séances d'actualisation des connaissances pour assurer la veille juridique).
- Assurer le suivi du Comité Syndical (convoquer aux réunions, monter les dossiers, préparer la salle et participer au Comité, y intervenir si nécessaire et rédiger le compte-rendu).
- Préparer, mettre en forme et exécuter les décisions du Comité Syndical et de la Présidente dans le respect du cadre législatif et règlementaire.
- Rédiger les courriers administratifs et techniques.
* Gérer les moyens humains et financiers :
- Suivre le déroulement de carrière des agents et contrat de travail (payes, arrêtés, position administrative).
- Renseigner les agents (fiche de paie, carrière...).
- Préparer, mettre en forme les documents budgétaires et procéder à leur exécution (budget principal).
- Assurer le suivi financier du Syndicat et tenir la comptabilité : mandats et titres de recettes.
- Assurer la gestion des assurances et des sinistres.
- Contribuer à la communication institutionnelle du Syndicat (liens avec les familles...) en partenariat avec les élues.
- Assurer une veille réglementaire et technique.
* Gérer le secrétariat général :
- Ouvrir le courrier Arrivée et le transmettre aux élus concernés.
- Affranchir et poster le courrier Départ.
- Assurer l'approvisionnement en carnets de timbres et en fournitures administratives.
- Rédiger et mettre à la signature le courrier du Président.
- Commander le matériel scolaire en collaboration avec les enseignants et le matériel périscolaire en relation avec les agents.
- Assurer le classement et l'archivage.
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des parents :
- Régler les litiges concernant la facturation.
- Répondre aux questions concernant les inscriptions.
Profils recherchés
Exigences requises :
* Diplôme requis : Formation en secrétariat
* Compétences techniques :
Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales
Connaître les missions des Administrations et partenaires publics
Connaître la règlementation juridique et financière des collectivités locales
Connaître le cadre règlementaire des actes administratifs
Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et la règlementation sur les emplois aidés
Connaître la règlementation en matière d'archivage
Connaître la règlementation en matière d'ERP
Maîtriser la rédaction administrative, les logiciels/applications informatiques professionnelles
* Compétences managériales :
Savoir prévoir, organiser, décider, mettre en œuvre contrôler, coordonner et animer.
Savoir arbitrer et régler les conflits, en collaboration avec les élus du SIRP.
* Compétences relationnelles :
Discrétion professionnelle et devoir de réserve.
Savoir organiser son temps.
Savoir travailler en équipe.
Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
Être organisé, rigoureux et méthodique.
Être patient, vigilant et attentif.
Être discret, courtois.
Être autonome.
Être consciencieux.
Être efficace et réactif.
* Diplôme requis : Formation en secrétariat
* Compétences techniques :
Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales
Connaître les missions des Administrations et partenaires publics
Connaître la règlementation juridique et financière des collectivités locales
Connaître le cadre règlementaire des actes administratifs
Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et la règlementation sur les emplois aidés
Connaître la règlementation en matière d'archivage
Connaître la règlementation en matière d'ERP
Maîtriser la rédaction administrative, les logiciels/applications informatiques professionnelles
* Compétences managériales :
Savoir prévoir, organiser, décider, mettre en œuvre contrôler, coordonner et animer.
Savoir arbitrer et régler les conflits, en collaboration avec les élus du SIRP.
* Compétences relationnelles :
Discrétion professionnelle et devoir de réserve.
Savoir organiser son temps.
Savoir travailler en équipe.
Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
Être organisé, rigoureux et méthodique.
Être patient, vigilant et attentif.
Être discret, courtois.
Être autonome.
Être consciencieux.
Être efficace et réactif.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.