Assistant(e) de direction générale
Offre n° O064250813000948
Publiée le 18/08/2025
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel du département - 64 avenue jean biray, Pau (Pyrénées-Atlantiques)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
18/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Apporte une aide permanente aux responsables de la direction en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et suivi des dossiers ;
Assure les tâches quotidiennes de secrétariat ;
Assure le fonctionnement d’une régie déplacement ;
Respecte les impératifs de confidentialité et de secret professionnel.
Assure les tâches quotidiennes de secrétariat ;
Assure le fonctionnement d’une régie déplacement ;
Respecte les impératifs de confidentialité et de secret professionnel.
Missions / conditions d'exercice
1 - Secrétariat de direction : Missions traditionnelles d’un(e) assistant(e) de direction
Gérer les agendas de la Direction (DGA et adjoints).
Programmer et organiser techniquement les réunions.
Assurer l’interface entre les interlocuteurs externes et les agents de la direction :
- accueil physique et téléphonique (orientation),
- renseignements téléphoniques,
- planification des rendez-vous,
Réceptionner, enregistrer suivre et distribuer le courrier des services
Gérer le courrier par AIRS courrier.
Enregistrer et suivre les parapheurs des services de la Direction.
Classer, gérer, suivre, documenter et archiver les dossiers de la Direction.
Suivre les demandes faites par la Présidence et par le Directeur général des services.
Rédiger des notes et courriers administratifs.
Contrôler les courriers des directions avant signature
2 - Régie déplacement :
Réserver hôtels et de moyens de déplacements pour les agents du Département en mission ou pour des usagers pris en charge par la DGASH ;
Gérer la régie
Gérer les agendas de la Direction (DGA et adjoints).
Programmer et organiser techniquement les réunions.
Assurer l’interface entre les interlocuteurs externes et les agents de la direction :
- accueil physique et téléphonique (orientation),
- renseignements téléphoniques,
- planification des rendez-vous,
Réceptionner, enregistrer suivre et distribuer le courrier des services
Gérer le courrier par AIRS courrier.
Enregistrer et suivre les parapheurs des services de la Direction.
Classer, gérer, suivre, documenter et archiver les dossiers de la Direction.
Suivre les demandes faites par la Présidence et par le Directeur général des services.
Rédiger des notes et courriers administratifs.
Contrôler les courriers des directions avant signature
2 - Régie déplacement :
Réserver hôtels et de moyens de déplacements pour les agents du Département en mission ou pour des usagers pris en charge par la DGASH ;
Gérer la régie
Profils recherchés
Diplômes ou qualifications requises :
Niveau V demandé (BAC +2)
Permis B
Expérience attendue :
Expérience sur poste similaire appréciée
SAVOIR :
Connaissance de l’environnement territorial, du fonctionnement et processus de décision de l’Institution départementale,
Connaissance de l’organisation et des organigrammes de la collectivité
SAVOIR-FAIRE :
Savoir mettre en œuvre les techniques d’accueil de face à face et téléphonique.
Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Octime…)
Maîtriser les outils de communication (standard téléphonique, internet, agenda…).
Utiliser les méthodes de classement et d'organisation pour faciliter l'accessibilité des dossiers.
Maîtriser les techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée…)
SAVOIR-ETRE :
Posséder des qualités relationnelles : capacité d’écoute, de dialogue.
Savoir adapter son attitude en fonction de la qualité de son interlocuteur.
Savoir travailler sous délégation et rendre compte à son supérieur.
Savoir prioriser les demandes.
Faire preuve de réactivité, de motivation, de disponibilité.
Être autonome dans l’organisation de son travail.
Être rigoureux et méthodique.
Avoir le sens du contact avec le public.
Respecter la confidentialité.
Niveau V demandé (BAC +2)
Permis B
Expérience attendue :
Expérience sur poste similaire appréciée
SAVOIR :
Connaissance de l’environnement territorial, du fonctionnement et processus de décision de l’Institution départementale,
Connaissance de l’organisation et des organigrammes de la collectivité
SAVOIR-FAIRE :
Savoir mettre en œuvre les techniques d’accueil de face à face et téléphonique.
Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Octime…)
Maîtriser les outils de communication (standard téléphonique, internet, agenda…).
Utiliser les méthodes de classement et d'organisation pour faciliter l'accessibilité des dossiers.
Maîtriser les techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée…)
SAVOIR-ETRE :
Posséder des qualités relationnelles : capacité d’écoute, de dialogue.
Savoir adapter son attitude en fonction de la qualité de son interlocuteur.
Savoir travailler sous délégation et rendre compte à son supérieur.
Savoir prioriser les demandes.
Faire preuve de réactivité, de motivation, de disponibilité.
Être autonome dans l’organisation de son travail.
Être rigoureux et méthodique.
Avoir le sens du contact avec le public.
Respecter la confidentialité.
Contact et modalités de candidature
Contact
05 59 11 46 64
Informations complémentaires
Le CD64, c'est :
Rejoindre une collectivité de 2 500 agents qui travaillent ensemble au déploiement de politiques publiques innovantes en matière de solidarités humaines et territoriales.
Bâtir son avenir professionnel basé sur la compétence et la mobilité.
Allier l'emploi à un cadre de vie sans égal entre Océan Atlantique et Pyrénées
Et quelques avantages !
Participation aux frais de restauration, Mutuelle et Prévoyance / Chèques vacances / 25 jours de congés + 28 jours de RTT (temps de travail 40h/hebdo) / RIFSEEP / Amicale (Billetterie / Noël des enfants / Voyages / Produits locaux).
Rejoindre une collectivité de 2 500 agents qui travaillent ensemble au déploiement de politiques publiques innovantes en matière de solidarités humaines et territoriales.
Bâtir son avenir professionnel basé sur la compétence et la mobilité.
Allier l'emploi à un cadre de vie sans égal entre Océan Atlantique et Pyrénées
Et quelques avantages !
Participation aux frais de restauration, Mutuelle et Prévoyance / Chèques vacances / 25 jours de congés + 28 jours de RTT (temps de travail 40h/hebdo) / RIFSEEP / Amicale (Billetterie / Noël des enfants / Voyages / Produits locaux).
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.