Agent en charge du "Secrétariat général et des assemblées"
Offre n° O066250514000782
Publiée le 14/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
2 avenue urbain paret, Saint-Laurent-de-la-Salanque (Pyrénées-Orientales)
Poste à pourvoir le
01/08/2025
Date limite de candidature
13/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Grille indiciaire
Descriptif de l'emploi
Support administratif d’ensemble afin de faciliter et fluidifier l’organisation administrative de direction et d’assurer la circulation des informations.
Placé(e) sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, en fonction auprès du maire et du pôle de la Direction Générale, l’agent aura pour missions principales :
Secrétariat de Madame le Maire, du pôle de la Direction générale et gestion du courrier :
• Accueil physique et téléphonique du secrétariat,
• Organiser l'agenda et prendre les rendez-vous du Maire,
• Organisation des réunions des autres élus,
• Travaux de secrétariat divers : rédaction, mise en forme, vérification des documents et des notes, frappe de courriers, classement, suivi des dossiers et archivage,
• Gestion et suivi de la GRC (Gestion Relation Citoyenne) et transmission des demandes des administrés faites à Madame le Maire aux services et suivi du traitement des demandes : renseigner les interlocuteurs en adaptant son discours en fonction de ce dernier et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, recevoir, filtrer, transmettre et classer les messages téléphoniques et les courriers informatiques
• Organisation et planification des réunions : rédiger les ordres du jour en lien avec la direction générale ; respecter les délais de transmission de documents avant les réunions et au besoin prendre des notes lors des réunions, rédiger les comptes rendus et les diffuser
• Organisation des dossiers protocolaires,
• Assurer le suivi des invitations et représentations de Mme le Maire et des élus,
• Astreintes des élus : gestion du planning hebdomadaire.
• Gestion du courrier entrant de la collectivité : tri, orientation, diffusion,
• Assurer l’organisation et le suivi des parapheurs entrants/sortants, des courriers soumis à signature et circulation de l’information,
• Gérer les plannings et les réservations des salles de réunion de travail pour Mme le Maire, la direction générale et les élus.
Placé(e) sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, en fonction auprès du maire et du pôle de la Direction Générale, l’agent aura pour missions principales :
Secrétariat de Madame le Maire, du pôle de la Direction générale et gestion du courrier :
• Accueil physique et téléphonique du secrétariat,
• Organiser l'agenda et prendre les rendez-vous du Maire,
• Organisation des réunions des autres élus,
• Travaux de secrétariat divers : rédaction, mise en forme, vérification des documents et des notes, frappe de courriers, classement, suivi des dossiers et archivage,
• Gestion et suivi de la GRC (Gestion Relation Citoyenne) et transmission des demandes des administrés faites à Madame le Maire aux services et suivi du traitement des demandes : renseigner les interlocuteurs en adaptant son discours en fonction de ce dernier et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, recevoir, filtrer, transmettre et classer les messages téléphoniques et les courriers informatiques
• Organisation et planification des réunions : rédiger les ordres du jour en lien avec la direction générale ; respecter les délais de transmission de documents avant les réunions et au besoin prendre des notes lors des réunions, rédiger les comptes rendus et les diffuser
• Organisation des dossiers protocolaires,
• Assurer le suivi des invitations et représentations de Mme le Maire et des élus,
• Astreintes des élus : gestion du planning hebdomadaire.
• Gestion du courrier entrant de la collectivité : tri, orientation, diffusion,
• Assurer l’organisation et le suivi des parapheurs entrants/sortants, des courriers soumis à signature et circulation de l’information,
• Gérer les plannings et les réservations des salles de réunion de travail pour Mme le Maire, la direction générale et les élus.
Missions / conditions d'exercice
Gestion et suivi des instances :
• Préparer, suivre et donner suite aux instances municipales (conseil municipaux, réunion de municipalité, commissions municipales, etc.)
• Convocations aux conseils municipaux, commissions municipales et autres,
• Recueillir auprès des services les points à inscrire à l’ordre du jour des instances et notamment le conseil municipal sous le contrôle de la Direction générale,
• Relire et mettre en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations,
• Gestion des autres actes administratifs (procès-verbal, décisions, arrêtés),
• Assurer le caractère exécutoire des actes (transmission au contrôle de légalité, publication, affichage, diffusion),
• Gestion/coordination de la reliure des actes administratifs des services,
• Préparer et transmettre les convocations et les dossiers destinés aux élu(e)s et à l’administration,
• Gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibération, décisions et arrêtés)
• Missions complémentaires en lien avec la Direction générale
Réunions en dehors des horaires d’ouverture des services
• Préparer, suivre et donner suite aux instances municipales (conseil municipaux, réunion de municipalité, commissions municipales, etc.)
• Convocations aux conseils municipaux, commissions municipales et autres,
• Recueillir auprès des services les points à inscrire à l’ordre du jour des instances et notamment le conseil municipal sous le contrôle de la Direction générale,
• Relire et mettre en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations,
• Gestion des autres actes administratifs (procès-verbal, décisions, arrêtés),
• Assurer le caractère exécutoire des actes (transmission au contrôle de légalité, publication, affichage, diffusion),
• Gestion/coordination de la reliure des actes administratifs des services,
• Préparer et transmettre les convocations et les dossiers destinés aux élu(e)s et à l’administration,
• Gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibération, décisions et arrêtés)
• Missions complémentaires en lien avec la Direction générale
Réunions en dehors des horaires d’ouverture des services
Profils recherchés
Compétences requises
• Connaître les techniques de communication.
• Connaître les fondements de l'action publique et logique des libertés publiques.
• Connaître les enjeux, évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques.
• Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
Qualités requises
• Qualités relationnelles et rédactionnelles
• Qualités organisationnelles
• Capacités d’analyse et de synthèse
• Esprit d’initiative
• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve d’autonomie
• Faire preuve de discrétion professionnelle
• Maîtrise des outils bureautiques
• Connaître les techniques de communication.
• Connaître les fondements de l'action publique et logique des libertés publiques.
• Connaître les enjeux, évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques.
• Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
Qualités requises
• Qualités relationnelles et rédactionnelles
• Qualités organisationnelles
• Capacités d’analyse et de synthèse
• Esprit d’initiative
• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve d’autonomie
• Faire preuve de discrétion professionnelle
• Maîtrise des outils bureautiques
Contact et modalités de candidature
Contact
0468285706
Informations complémentaires
Lettre de motivation , curriculum vitae à adresser à :
Madame le Maire
02 avenue Urbain Paret
66250 ST LAURENT DE LA SALANQUE
Madame le Maire
02 avenue Urbain Paret
66250 ST LAURENT DE LA SALANQUE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.