MISSIONS PRINCIPALES :

Accueillir, renseigner et orienter les usagers du service, sur place, par téléphone ou mail :
• Accueillir le public avec amabilité.
• Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques et courriers électroniques.
• Identifier et gérer les demandes et appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre.
• Rechercher et diffuser des informations (par mail, voie d’affichage…).
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité.

Assister la Direction dans la mise en forme, l’exécution et le suivi des dossiers, procédures et décisions administratives :

• Veiller à l’envoi dans les délais de transmission des divers documents en lien avec les diverses réunions de la CCPR (envoi des invitations et ordres du jour des Conseils Communautaires, Bureaux, préparation des dossiers de réunions, transmission des comptes-rendus…
• Rédiger des notes, comptes-rendus et courriers divers des dossiers en cours et mettre en forme les délibérations et les procès-verbaux des délibérations du Conseil Communautaire et Bureau.
• Vérifier la conformité des procédures administratives (transmission des Actes Administratifs au contrôle de légalité) et transmettre les Délibérations + récapitulatif + PV à l’Agent de développement pour publication sur site Internet.
• Renseigner les tableaux de suivi des activités de la CCPR (répertoire des délibérations, réunions de la CCPR, feuilles thématiques pour registre…) et mettre à jour les fichiers, mémos et tableaux FAST.
• Elaborer les registres de délibérations avant transmission au fournisseur pour impression. Tenir à jour ces registres.
• Etablir les bons de commandes.
• Trier, photocopier et assembler des documents.

Assister administrativement les autres services de la CCPR :
• Etablir les bordereaux d’envoi accompagnant les courriers.
• Affranchissement.

Constituer, actualiser et diffuser les outils et le matériel communs pour l’ensemble des services de la CCPR :
• Récupérer et déposer le courrier à la poste, l’enregistrer dans un registre au départ et à l’arrivée, puis le transmettre à la DGS.
• Gérer les feuilles de congés des élus
• Organiser le calendrier commun (outlook) des agents de la CCPR, assurer la gestion du planning du Président et de la DGS (transmission des documents, invitations, rappel des rendez-vous, courriers réponses aux invitations…). Prendre les rendez-vous éventuels pour l’Agent de développement, dans le cadre de projets identifiés.
• Mettre à jour le répertoire de contacts partagés (outlook).
• Gérer l’armoire à clés de la CCPR (renouvellement et suivi des clés, établissement de décharges…)
• Enregistrer les articles de presse.
• Assurer le suivi et la gestion du matériel administratif, anticiper les besoins en termes de commande et les réceptionner.
• Être l’interface entre la Direction et les différents services concernant les besoins en matériels, demander certains devis, les analyser et rédiger les bons de commande.


Assurer la gestion de l’occupation du gymnase par les associations et gérer les prêts de matériels :
• Organiser et animer les réunions de coordination et dresser leurs comptes-rendus.
• Etablir les conventions régulières et ponctuelles d’occupation du gymnase et mettre à jour et faire signer le règlement intérieur.
• Gérer les réservations ponctuelles et régulières (enregistrement, modifications, annulations). Actualiser les plannings en conséquence et les transmettre pour publication et mise à jour du site internet de la CCPR.
• Paramétrer les badges et effectuer le suivi des entrées et sorties via le logiciel dédié Visualweb (exploitation des événements).
• Remplir le tableau de suivi de l’occupation des salles du gymnase pour la facturation.
• Préparer les courriers de facturation pour les associations, les transmettre pour édition du titre et les mettre sous-pli avec les avis de sommes à payer et les transmettre aux associations concernées.
• Gérer et mettre à jour la banque de matériel de la CCPR prêté aux associations.
• Répondre par courrier aux demandes écrites et remplir les formulaires de prêt.
• Assurer l’organisation et mettre en contact les associations avec l’agent technique pour récupérer le matériel.

MISSIONS COMPLEMENTAIRES :
Organiser les réunions, repas et inaugurations diverses :
• Réserver les salles et s’assurer de l’installation du matériel nécessaire (table, vaisselle, vidéo projecteur, feuilles de présence…)
• Accueillir les participants aux réunions (préparation café, etc…)

• Demander les devis aux compagnies de transport, aux restaurants, traiteurs, fleuristes… et réaliser les bons de commande.
• Chercher certaines commandes + consommables pour le siège.
• Pointer et envoyer les invitations.
• Organiser la réception des commandes.

Assurer l’envoi des documents de communication :
• Etablir divers courriers (bordereaux d’Envoi, lettres) et expédier les documents (cartes de vœux, Quoi de 9).
• Réaliser les photocopies en gros volumes pour le Multi-accueil.
• Mettre sous pli et assurer l’affranchissement des factures et courriers du Multi-accueil.

Assurer le secrétariat et le suivi des comptes de l’association de l’Amicale des Maires des Portes de Rosheim :
• Suivre les recettes (cotisations…) et dépenses diverses de l’association.
• Tenue des Assemblées Générales (invitations, envoi des PV…).
• Organiser les déplacements des Maires des 9 communes (réservation train, hôtels…)

Assurer le suivi du dispositif vélo :
• Collecter les documents obligatoires pour la validation du dossier de subvention
• Compléter le tableau de suivi
• Réaliser les statistiques associés

Assurer le suivi de l’archivage

Assurer la prise de rendez-vous d’intervenants extérieurs (proximité des services publics) :
• Planifier les rendez-vous pour les permanences extérieures (ABF, conciliatrice de justice…)