Activités principales :

Gestion du budget et des finances :
- Extraire des données du logiciel métier CIVIL Finances et établir des bilans réguliers sur l’état du budget du groupement au chef de groupement (tous les 15 jours) ;
- Etablir des devis en respectant les règles comptables du service d’incendie et de secours ;
- Assurer le suivi comptable des commandes (bons, engagements, contrôle, liquidation) ;
- Traiter les états de frais pour remboursement des agents ;
- Rédiger des certificats administratifs ;
- Permettre l’organisation des déplacements et hébergement des agents (notamment via la plate-forme dédiée)
- Saisir des vacations technico-administratives dans l’outil métier GEORH après validation hiérarchique ;

Secrétariat du groupement :
- Organiser l’enregistrement des courriers entrants et sortants ;
- Suivre l’agenda du chef de groupement et de son adjoint ;
- Rédiger des courriers, notes, compte-rendu, mails ;
- Réceptionner, rediriger et traiter les appels téléphoniques ;
- Participer à la permanence téléphonique partagée avec les assistants du groupement ;
- Organiser des réunions (convocations, ordre du jour, réservations de salle, logistique…) ;
- Classer les documents ;
- Assurer la gestion et suivi des conventions du groupement (sites de manœuvre, partenariats, mise à disposition, stagiaires…) ;
- Etablir les ordres de missions ;
- Commander les fournitures de bureau et suivre le stock.

Gestion des prestations payantes pour les organismes extérieurs :
- Assurer la gestion administrative des prestations externes du groupement (formations universitaires, locations de structures pédagogiques, mise à dispositions de formateurs…) ;
- Emettre les titres de recettes des prestations payantes du groupement et en faire un bilan régulier au chef de groupement ;
- Proposer des offres en adéquation avec les demandes ;
- Préparer la rédaction des conventions ;
- Organiser les prestations.

Bilans et indicateurs :
- Effectuer des extractions de données depuis le logiciel métier GEEF pour établir le bilan d’activité annuelle.

Gestion logistique :
- Commander les véhicules hors d’usage (VHU) pour les formations de secours routier ;
- Organiser des réunions et rédaction des comptes rendus ;
- Recenser des besoins matériels des compagnies et des centres pour l’élaboration du budget ;
- Suivre le budget logistique en relation avec le chef de bureau logistique.

Conditions particulières liées au poste :
- Participation à l’accueil téléphonique du groupement ;
- Horaires décalés possibles.

Compétences requises pour l’exercice de l’emploi :
- Grande autonomie dans le travail ;
- Loyauté et discrétion ;
- Capacité d’organisation ;
- Sens du relationnel, de l’accueil et du travail en équipe ;
- Maitrise du pack office ;
- Sens des relations humaines (capacités d’écoute et relationnelle).

Relations internes et externes :

Relations internes :
- Chef de groupement et adjoint ;
- Chefs de bureaux et assistantes du GFAP ;
- Assistantes des compagnies et autres groupements fonctionnels ;
- Personnels du groupement des moyens administratifs et financier.

Relations externes :
- Autres SIS ;
- Universités ;
- Entreprises privées.