Assistante administrative DST et assistante au sein de l’UGAF
Offre n° O069250506001182
Publiée le 07/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
60 RUE DE LA REPUBLIQUE, Chassieu (Rhône)
Poste à pourvoir le
06/06/2025
Date limite de candidature
06/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assistante administrative à la DST et aux chefs de service
Centralisation administrative et retranscription des demandes d'interventions qui parviennent à la direction via les demandes des autres services ou des usagers extérieurs pour routage vers les services opérationnels-
Gestion d'un tableau de bord de suivi interne de l'activité
Participation à l'UGAF : Intérim des missions principales d'accueil, de secrétariat et de suivi financier pour les directions des Services Techniques et de l'Aménagement.
Centralisation administrative et retranscription des demandes d'interventions qui parviennent à la direction via les demandes des autres services ou des usagers extérieurs pour routage vers les services opérationnels-
Gestion d'un tableau de bord de suivi interne de l'activité
Participation à l'UGAF : Intérim des missions principales d'accueil, de secrétariat et de suivi financier pour les directions des Services Techniques et de l'Aménagement.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
L'assistante administrative vient en soutien administratif au directeur des services techniques et aux chefs de service.
Administrateur du progiciel GMA - Formation de base aux nouveaux arrivants -Alimentation base de données- Mise en place des alertes de maintenances règlementaires
Paramétrage de l'outil GMA pour intégrer les évolutions (patrimoine, personnel, type de demandes...)
Suivi de l'activité : sortie de tableau de bord, requêtes dans l'outil GMA, veille à la suppression des demandes en doublons, ...
Retranscription et centralisation administrative des demandes d'interventions, et transmission aux chefs de service concernés
Informe et assure le reporting des informations aux personnes concernées en accord avec le chef de service
Réalise le rapport d'activité annuel lié à la GMA, sortie de tableau de bord, retranscription synthétique de l'activité par bâtiment, organisation et gestion d'un tableau de bord de suivi interne de l'activité et développement d'un support de communication à destination des services, des chefs de service, du responsable de pôle et des élus (vulgarisation, aide à l'apport d'éléments de langage)
Prépare les fonds de dossiers et rassemble les informations nécessaires à la prise de décision
Suivi des dossiers transversaux
Rédige plusieurs types d'écrit : compte rendus réunion, courriers, rapports spécifiques, présentations numériques, retranscription de notes des chefs de services et DST....
Mission assurées par intérim dans le cadre de l'UGAF pour les 2 directions:
Accueil physique du public reçu au CTM (administrés, entreprises)
Accueil téléphonique des appels au CTM, filtrage téléphonique de la Direction
Enregistrement du courrier (DST/ DADD)
Secrétariat des deux directeurs (DST/ DADD) : courriers, organisations des réunions, gestions des agendas
Préparation matérielle des réunions des directions du CTM
État des tickets restaurants pour la DST et la DADD
Gestion de l'agenda des directeurs DST et DADD
L'assistante administrative vient en soutien administratif au directeur des services techniques et aux chefs de service.
Administrateur du progiciel GMA - Formation de base aux nouveaux arrivants -Alimentation base de données- Mise en place des alertes de maintenances règlementaires
Paramétrage de l'outil GMA pour intégrer les évolutions (patrimoine, personnel, type de demandes...)
Suivi de l'activité : sortie de tableau de bord, requêtes dans l'outil GMA, veille à la suppression des demandes en doublons, ...
Retranscription et centralisation administrative des demandes d'interventions, et transmission aux chefs de service concernés
Informe et assure le reporting des informations aux personnes concernées en accord avec le chef de service
Réalise le rapport d'activité annuel lié à la GMA, sortie de tableau de bord, retranscription synthétique de l'activité par bâtiment, organisation et gestion d'un tableau de bord de suivi interne de l'activité et développement d'un support de communication à destination des services, des chefs de service, du responsable de pôle et des élus (vulgarisation, aide à l'apport d'éléments de langage)
Prépare les fonds de dossiers et rassemble les informations nécessaires à la prise de décision
Suivi des dossiers transversaux
Rédige plusieurs types d'écrit : compte rendus réunion, courriers, rapports spécifiques, présentations numériques, retranscription de notes des chefs de services et DST....
Mission assurées par intérim dans le cadre de l'UGAF pour les 2 directions:
Accueil physique du public reçu au CTM (administrés, entreprises)
Accueil téléphonique des appels au CTM, filtrage téléphonique de la Direction
Enregistrement du courrier (DST/ DADD)
Secrétariat des deux directeurs (DST/ DADD) : courriers, organisations des réunions, gestions des agendas
Préparation matérielle des réunions des directions du CTM
État des tickets restaurants pour la DST et la DADD
Gestion de l'agenda des directeurs DST et DADD
Profils recherchés
Les Savoirs :
- Maîtrise des techniques d'organisation et de gestion du temps
- Connaissance des différents corps de métiers du bâtiment
- Notions des terminologies techniques
- Principes rédactionnels du compte rendu
- Connaissance du fonctionnement des services de la Collectivité
- Maîtrise des outils métiers (GMA, GRECO)
- Maîtrise des logiciels bureautiques (notamment traitement de texte, tableur, publipostage, présentation)
- Principes rédactionnels du compte rendu
- Règle d'orthographe, syntaxe, grammaire
Les Savoir-faire :
- Capacité à effectuer du reporting
- Posséder de très bonnes qualités d'expression orale et écrite
- Organisation, structuration, anticipation.
- Capacité à gérer plusieurs projets de front.
Les Savoir-être :
Capacité à travailler en équipe
Respect du devoir de confidentialité et de discrétion
Disponibilité
Capacités relationnelles
Rigueur
Sens de l'écoute
- Maîtrise des techniques d'organisation et de gestion du temps
- Connaissance des différents corps de métiers du bâtiment
- Notions des terminologies techniques
- Principes rédactionnels du compte rendu
- Connaissance du fonctionnement des services de la Collectivité
- Maîtrise des outils métiers (GMA, GRECO)
- Maîtrise des logiciels bureautiques (notamment traitement de texte, tableur, publipostage, présentation)
- Principes rédactionnels du compte rendu
- Règle d'orthographe, syntaxe, grammaire
Les Savoir-faire :
- Capacité à effectuer du reporting
- Posséder de très bonnes qualités d'expression orale et écrite
- Organisation, structuration, anticipation.
- Capacité à gérer plusieurs projets de front.
Les Savoir-être :
Capacité à travailler en équipe
Respect du devoir de confidentialité et de discrétion
Disponibilité
Capacités relationnelles
Rigueur
Sens de l'écoute
Contact et modalités de candidature
Contact
0472054400
Informations complémentaires
Pour tout renseignement, s'adresser à Mme Cathy GONCALVES, Responsable RH, 04 72 05 44 09.
Aucune candidature adressée automatiquement par des sites d'offres d'emploi type Indeed ne sera prise en compte si la procédure de dépôts des candidatures en ligne n'est pas respectée, et/ou si celle-ci ne comprend pas une lettre de motivation et un CV.
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.