Officier d’Etat civil – Chargé(e) d’accueil
Offre n° O069250617000986
Publiée le 17/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 RUE ROBERT, Francheville (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
17/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Responsable de service, l’officier d’Etat Civil instruit et dresse les actes d’état civil et assure la tenue administrative des registres. Il instruit les dossiers de parrainages, de recensement militaire, PACS et des mariages et délivre les actes en conséquence. Il a en charge la tenue des listes électorales, le suivi et la gestion du funéraire. Il délivre également les titres d’identité et assure en partie l’accueil physique et téléphonique du public de l’Hôtel de ville
Missions / conditions d'exercice
Vous serez amené à être un interlocuteur direct pour les usagers, vous représenterez l’image de la collectivité et répondrez à l’attente des usagers dans le cadre réglementaire au sein d’une équipe de 5 personnes.
Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil et attestations
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil
Traiter et gérer les demandes Ubee
Traiter et gérer les demandes Comedec
Contrôler l’authenticité des attestations fournies
Apprécier les attestations à légaliser et toutes attestations délivrables
Délivrance des titres d’identité
Instruction des dossiers de carte d’identité et de passeport
Remise des titres d’identité
Gestion et archivage des pièces administratives
Gestion du planning des rendez-vous (plateforme numérique, appels téléphoniques)
Gestion et suivi des actes d’État Civil :
Recevoir les usagers et préparer les dossiers, les cérémonies, établir et délivrer les actes en qualité d’Officier d’État Civil et notamment naissances, reconnaissances, mariages, PACS, décès, changements de nom, de prénoms
Apprécier la demande au regard de différents documents
Apprécier les actes d’état civil du pays d’origine
Établir les publications en vue de leur affichage
Assurer la retranscription des mentions sur les registres et actes d’État Civil
Assurer le suivi des mails entre le service population et le célébrant
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés
Établir les mentions et suivre les avis de mentions
Gestion des opérations / autorisations funéraires et des cimetières
Apprécier le certificat de décès et en dresser acte
Assurer la vente ou le renouvellement des concessions funéraires
Contrôler, remettre et délivrer les autorisations pour les opérations funéraires en lien avec la famille, les pompes funèbres et le délégataire des cimetières notamment la fermeture de cercueils, permis d’inhumer, autorisations d’exhumation, de réduction de corps, autorisations de travaux
Mettre à jour et veiller à la bonne tenue des fichiers des cimetières : attribution, renouvellements, reprises de concessions en lien avec le délégataire
Gestion comptable de la régie correspondante
Gestion des élections
Recevoir et instruire les demandes d’inscription sur les listes électorales
Participer à la gestion du tirage au sort du Jury d’Assises
Participer à la préparation matérielle et administration des scrutins électoraux (procurations de vote, urnes, bulletins de vote…)
Tenir un bureau de vote et établir les procès-verbaux de résultats
Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil et attestations
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil
Traiter et gérer les demandes Ubee
Traiter et gérer les demandes Comedec
Contrôler l’authenticité des attestations fournies
Apprécier les attestations à légaliser et toutes attestations délivrables
Délivrance des titres d’identité
Instruction des dossiers de carte d’identité et de passeport
Remise des titres d’identité
Gestion et archivage des pièces administratives
Gestion du planning des rendez-vous (plateforme numérique, appels téléphoniques)
Gestion et suivi des actes d’État Civil :
Recevoir les usagers et préparer les dossiers, les cérémonies, établir et délivrer les actes en qualité d’Officier d’État Civil et notamment naissances, reconnaissances, mariages, PACS, décès, changements de nom, de prénoms
Apprécier la demande au regard de différents documents
Apprécier les actes d’état civil du pays d’origine
Établir les publications en vue de leur affichage
Assurer la retranscription des mentions sur les registres et actes d’État Civil
Assurer le suivi des mails entre le service population et le célébrant
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés
Établir les mentions et suivre les avis de mentions
Gestion des opérations / autorisations funéraires et des cimetières
Apprécier le certificat de décès et en dresser acte
Assurer la vente ou le renouvellement des concessions funéraires
Contrôler, remettre et délivrer les autorisations pour les opérations funéraires en lien avec la famille, les pompes funèbres et le délégataire des cimetières notamment la fermeture de cercueils, permis d’inhumer, autorisations d’exhumation, de réduction de corps, autorisations de travaux
Mettre à jour et veiller à la bonne tenue des fichiers des cimetières : attribution, renouvellements, reprises de concessions en lien avec le délégataire
Gestion comptable de la régie correspondante
Gestion des élections
Recevoir et instruire les demandes d’inscription sur les listes électorales
Participer à la gestion du tirage au sort du Jury d’Assises
Participer à la préparation matérielle et administration des scrutins électoraux (procurations de vote, urnes, bulletins de vote…)
Tenir un bureau de vote et établir les procès-verbaux de résultats
Profils recherchés
Formation en droit civil, droit électoral et droit funéraire appréciée
Ponctualité, rigueur, respect des procédures et du protocole
Connaissance de l’environnement territorial et notions d'état civil
Bonne maîtrise des outils informatiques et numériques
Qualités relationnelles :
Sens du service public, du relationnel, qualité d'écoute, réactivité
Discrétion et confidentialité
Capacité d'adaptation, d’élocution et d’expression et sens du travail en équipe
Capacité d'organisation et autonomie
Ponctualité, rigueur, respect des procédures et du protocole
Connaissance de l’environnement territorial et notions d'état civil
Bonne maîtrise des outils informatiques et numériques
Qualités relationnelles :
Sens du service public, du relationnel, qualité d'écoute, réactivité
Discrétion et confidentialité
Capacité d'adaptation, d’élocution et d’expression et sens du travail en équipe
Capacité d'organisation et autonomie
Contact et modalités de candidature
Contact
0478590266
Informations complémentaires
Temps de travail et particularités : 37H30 (avec RTT) sur 5 jours sur des horaires réguliers et d’ouverture de la mairie
+ 4H le samedi matin par rotation
Risques professionnels :
Conditions d’exercice : travail en bureau et guichet d’accueil
Horaire et travail ponctuel les week-ends en période électorale.
+ 4H le samedi matin par rotation
Risques professionnels :
Conditions d’exercice : travail en bureau et guichet d’accueil
Horaire et travail ponctuel les week-ends en période électorale.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.