Officier d'état civil Hôtel de Ville
Offre n° O069250901405492
Publiée le 11/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La ville d'Oullins-Pierre-Bénite, issue de la fusion entre Oullins et Pierre-Bénite, est une municipalité dynamique comptant environ 37 500 habitants. Cette union vise non seulement à maintenir la qualité des services offerts aux usagers mais aussi à répondre efficacement à leurs besoins, assurant ainsi un cadre de vie agréable. La Ville bénéficie d'une excellente desserte en transports publics grâce à une gare, deux stations de métro, et un réseau de bus, tout en encourageant un environnement propice à la mobilité douce.
En rejoignant la Ville d'Oullins-Pierre-Bénite, vous bénéficierez de politiques attractives d'accompagnement, de prévention, et de valorisation de votre carrière. Vous disposerez d'une rémunération statutaire, d'un régime indemnitaire spécifique à votre filière de recrutement, et d'une prime annuelle de 1300 € bruts (sous réserve d'éligibilité).
Parmi les actions sociales proposées, vous trouverez des titres-restaurant, une protection sociale complémentaire, ainsi que des activités extra-professionnelles sportives et culturelles, soutenues par des comités d'œuvres sociales (internes ou externes). Il est également possible de bénéficier d'une participation aux frais de transports publics et/ou d'un forfait mobilité durable. De plus, la monétisation du Compte Épargne Temps est envisageable, et des formules de temps de travail adaptées aux besoins du service sont disponibles.
En rejoignant la Ville d'Oullins-Pierre-Bénite, vous bénéficierez de politiques attractives d'accompagnement, de prévention, et de valorisation de votre carrière. Vous disposerez d'une rémunération statutaire, d'un régime indemnitaire spécifique à votre filière de recrutement, et d'une prime annuelle de 1300 € bruts (sous réserve d'éligibilité).
Parmi les actions sociales proposées, vous trouverez des titres-restaurant, une protection sociale complémentaire, ainsi que des activités extra-professionnelles sportives et culturelles, soutenues par des comités d'œuvres sociales (internes ou externes). Il est également possible de bénéficier d'une participation aux frais de transports publics et/ou d'un forfait mobilité durable. De plus, la monétisation du Compte Épargne Temps est envisageable, et des formules de temps de travail adaptées aux besoins du service sont disponibles.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
HOTEL DE VILLE, Oullins (Rhône)
Poste à pourvoir le
09/11/2025
Date limite de candidature
11/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Situation hiérarchique : Agent placé sous la responsabilité du directeur des services à la population
Finalités : La direction des services à la population regroupe les services d'accueil en mairie centrale et annexe ainsi que les services de l'état civil.
Missions : Sous l'autorité du directeur de services, vous traitez prioritairement les demandes liées aux activités de guichet état civil (délivrance des actes d'état civil, attestations d'accueil, demande de livret de famille, recensement militaire ...), vous gérez l'activité CNI, passeport et en assurer le suivi.
Activités principales
Gérer l'activité CNI - PASSEPORT en mairie centrale
- recevoir et instruire les dossiers de CNI - Passeport et en assurer le suivi (recueils, remises ...)
- recenser les besoins de déplacements au domicile, les planifier et les mettre en oeuvre (réservation du DR mobile, du véhicule, concertation avec l'équipe de la mairie déléguée ...)
- établir les statistiques de l'activité et les synthétiser dans un document de suivi (délais de rendez-vous, délais de délivrance ...)
- suivre les rendez-vous sur RDV360 (vérification des doublons, mise à jour du planning, adaptation de l'activité en fonction de la période et des effectifs ...)
- détruire les titres d'identité non réclamés
Instruire les demandes de recensement militaire
- instruire les demandes de recensement militaire et délivrer l'attestation correspondante
- informer sur la journée de défense et citoyenneté, et sur ses conséquences (permis, inscription sur les listes électorales, etc)
- mettre à la signature de l'élu en charge les parapheurs de recensement
Réceptionner et instruire les demandes d'attestation d'accueil
- Vérifier la complétude des dossiers
- Vérifier la capacité d'accueil des hébergeants
- Notifier les décisions aux demandeurs
Activités complémentaires
Accueillir et renseigner le public
- réceptionner les demandes de duplicatas de livrets de famille et les instruire
- assurer la certification matérielle de signature, les copies conformes
- recevoir les demandes d'inscription sur la liste électorale
- établir les attestations de vie commune
- établir les certificats de vie
- renseigner au guichet et au téléphone ou par courriel
- délivrer les actes d'état civil (guichet, voie postale, internet, Comedec)
- recevoir les déclarations de naissance, de reconnaissance, de déclaration conjointe de changement de nom
- archivage
Rédiger les mentions / rectifications sur les actes d'état civil
- sur instructions du procureur de la république ou du tribunal judicaire, ou des OEC, assurer la rédaction en marge des actes des mentions de rectification, de nationalité, d'adoption ...
- sur instruction des officiers de l'état civil, rédiger en marge des actes d'état civil le mentions de décès, de mariage, de changement de nom, de reconnaissance ...
- saisir le procureur de la république pour faire rectifier un acte erroné
- sur instruction des notaires, rédiger en marge des mentions d'acte de notoriété (succession)
Le principe de continuité du service public doit être assuré, notamment en cas de carence des agents pour des raisons médicales. Celui -ci se traduit par la mise en place d'un relais avec les autres agents du secteur état civil.
Compétences
Techniques :
- Connaitre le cadre juridique et réglementaire du domaine d'activité, maîtrise de l'information générale relative à l'état civil (IGREC) et de la réglementation sur le nom de famille et la filiation
- Connaître les techniques d'accueil physique et téléphonique
- Connaitre le cadre juridique et réglementaire des collectivités
- Etre capable de travailler en équipe
- Faire preuve de rigueur et d'organisation
- Maitriser l'outil informatique
Relationnelles
- Faire preuve d'aisance dans la communication et dans la relation avec les usagers, les partenaires, les élus, etc
- Faire preuve de discrétion
- Posséder un esprit critique et synthétique
Liaisons fonctionnelles
En interne :
- Direction du service, direction générale et élus
- Communication permanente avec les collaborateurs et les services de la collectivité
En externe
- services métropolitains
- services de l'Etat
- professionnels du secteur
- officiers d'état civil des autres collectivités
- service civil du parquet du Procureur de la République
Finalités : La direction des services à la population regroupe les services d'accueil en mairie centrale et annexe ainsi que les services de l'état civil.
Missions : Sous l'autorité du directeur de services, vous traitez prioritairement les demandes liées aux activités de guichet état civil (délivrance des actes d'état civil, attestations d'accueil, demande de livret de famille, recensement militaire ...), vous gérez l'activité CNI, passeport et en assurer le suivi.
Activités principales
Gérer l'activité CNI - PASSEPORT en mairie centrale
- recevoir et instruire les dossiers de CNI - Passeport et en assurer le suivi (recueils, remises ...)
- recenser les besoins de déplacements au domicile, les planifier et les mettre en oeuvre (réservation du DR mobile, du véhicule, concertation avec l'équipe de la mairie déléguée ...)
- établir les statistiques de l'activité et les synthétiser dans un document de suivi (délais de rendez-vous, délais de délivrance ...)
- suivre les rendez-vous sur RDV360 (vérification des doublons, mise à jour du planning, adaptation de l'activité en fonction de la période et des effectifs ...)
- détruire les titres d'identité non réclamés
Instruire les demandes de recensement militaire
- instruire les demandes de recensement militaire et délivrer l'attestation correspondante
- informer sur la journée de défense et citoyenneté, et sur ses conséquences (permis, inscription sur les listes électorales, etc)
- mettre à la signature de l'élu en charge les parapheurs de recensement
Réceptionner et instruire les demandes d'attestation d'accueil
- Vérifier la complétude des dossiers
- Vérifier la capacité d'accueil des hébergeants
- Notifier les décisions aux demandeurs
Activités complémentaires
Accueillir et renseigner le public
- réceptionner les demandes de duplicatas de livrets de famille et les instruire
- assurer la certification matérielle de signature, les copies conformes
- recevoir les demandes d'inscription sur la liste électorale
- établir les attestations de vie commune
- établir les certificats de vie
- renseigner au guichet et au téléphone ou par courriel
- délivrer les actes d'état civil (guichet, voie postale, internet, Comedec)
- recevoir les déclarations de naissance, de reconnaissance, de déclaration conjointe de changement de nom
- archivage
Rédiger les mentions / rectifications sur les actes d'état civil
- sur instructions du procureur de la république ou du tribunal judicaire, ou des OEC, assurer la rédaction en marge des actes des mentions de rectification, de nationalité, d'adoption ...
- sur instruction des officiers de l'état civil, rédiger en marge des actes d'état civil le mentions de décès, de mariage, de changement de nom, de reconnaissance ...
- saisir le procureur de la république pour faire rectifier un acte erroné
- sur instruction des notaires, rédiger en marge des mentions d'acte de notoriété (succession)
Le principe de continuité du service public doit être assuré, notamment en cas de carence des agents pour des raisons médicales. Celui -ci se traduit par la mise en place d'un relais avec les autres agents du secteur état civil.
Compétences
Techniques :
- Connaitre le cadre juridique et réglementaire du domaine d'activité, maîtrise de l'information générale relative à l'état civil (IGREC) et de la réglementation sur le nom de famille et la filiation
- Connaître les techniques d'accueil physique et téléphonique
- Connaitre le cadre juridique et réglementaire des collectivités
- Etre capable de travailler en équipe
- Faire preuve de rigueur et d'organisation
- Maitriser l'outil informatique
Relationnelles
- Faire preuve d'aisance dans la communication et dans la relation avec les usagers, les partenaires, les élus, etc
- Faire preuve de discrétion
- Posséder un esprit critique et synthétique
Liaisons fonctionnelles
En interne :
- Direction du service, direction générale et élus
- Communication permanente avec les collaborateurs et les services de la collectivité
En externe
- services métropolitains
- services de l'Etat
- professionnels du secteur
- officiers d'état civil des autres collectivités
- service civil du parquet du Procureur de la République
Missions / conditions d'exercice
Situation hiérarchique : L'agent est placé sous la responsabilité du directeur des services à la population.
Finalités : La direction des services à la population englobe les services d'accueil à la mairie centrale et annexe, ainsi que les services de l'état civil.
Missions : Sous l'autorité du directeur des services, votre rôle est de traiter en priorité les demandes liées aux activités de guichet d'état civil (délivrance d'actes d'état civil, attestations d'accueil, demandes de livret de famille, recensement militaire, etc.). Vous gérez également l'activité relative aux cartes nationales d'identité (CNI) et passeports, assurant ainsi leur suivi.
Activités principales
Gestion de l'activité CNI - PASSEPORT à la mairie centrale
* Recevoir et instruire les dossiers de CNI et passeport, en assurant leur suivi (recueils, remises, etc.).
* Recenser, planifier, et mettre en oeuvre les besoins de déplacements à domicile (réservation du DR mobile, véhicule, concertation avec l'équipe de la mairie déléguée, etc.).
* Établir et synthétiser les statistiques d'activité dans un document de suivi (délais de rendez-vous, de délivrance, etc.).
* Gérer les rendez-vous sur RDV360 (vérification des doublons, mise à jour du planning, adaptation de l'activité selon la période et les effectifs, etc.).
* Détruire les titres d'identité non réclamés.
Instruction des demandes de recensement militaire
* Instruire les demandes de recensement militaire et délivrer les attestations correspondantes.
* Informer sur la journée de défense et citoyenneté et ses conséquences (permis, inscription sur les listes électorales, etc.).
* Mettre les parapheurs de recensement à la signature de l'élu responsable.
Réception et instruction des demandes d'attestation d'accueil
* Vérifier la complétude des dossiers.
* Vérifier la capacité d'accueil des hébergeants.
* Notifier les décisions aux demandeurs.
Activités complémentaires
Accueil et informations au public
* Réceptionner et instruire les demandes de duplicatas de livrets de famille.
* Assurer la certification matérielle de signatures et copies conformes.
* Recevoir les demandes d'inscription sur la liste électorale.
* Établir les attestations de vie commune et les certificats de vie.
* Renseigner au guichet, par téléphone ou par courriel.
* Délivrer les actes d'état civil (guichet, voie postale, internet, Comedec).
* Recevoir les déclarations de naissance, reconnaissance, déclaration conjointe de changement de nom.
* Assurer l'archivage.
Rédaction des mentions et rectifications sur les actes d'état civil
* Sur instructions du procureur ou du tribunal, ou des OEC, rédiger en marge des actes les mentions de rectification, nationalité, adoption, etc.
* Rédiger en marge des actes d'état civil les mentions de décès, mariage, changement de nom, reconnaissance, etc.
* Saisir le procureur pour rectifier un acte erroné.
* Sur instruction des notaires, rédiger en marge des mentions d'acte de notoriété (succession).
Le principe de continuité du service public doit être assuré, notamment en cas de carence des agents pour des raisons médicales, ce qui se traduit par la mise en place d'un relais avec les autres agents du secteur état civil.
Liaisons fonctionnelles
En interne :
* Direction du service, direction générale, et élus.
* Communication permanente avec les collaborateurs et les services de la collectivité.
En externe
* Services métropolitains.
* Services de l'État.
* Professionnels du secteur.
* Officiers d'état civil des autres collectivités.
* Service civil du parquet du Procureur de la République.
Finalités : La direction des services à la population englobe les services d'accueil à la mairie centrale et annexe, ainsi que les services de l'état civil.
Missions : Sous l'autorité du directeur des services, votre rôle est de traiter en priorité les demandes liées aux activités de guichet d'état civil (délivrance d'actes d'état civil, attestations d'accueil, demandes de livret de famille, recensement militaire, etc.). Vous gérez également l'activité relative aux cartes nationales d'identité (CNI) et passeports, assurant ainsi leur suivi.
Activités principales
Gestion de l'activité CNI - PASSEPORT à la mairie centrale
* Recevoir et instruire les dossiers de CNI et passeport, en assurant leur suivi (recueils, remises, etc.).
* Recenser, planifier, et mettre en oeuvre les besoins de déplacements à domicile (réservation du DR mobile, véhicule, concertation avec l'équipe de la mairie déléguée, etc.).
* Établir et synthétiser les statistiques d'activité dans un document de suivi (délais de rendez-vous, de délivrance, etc.).
* Gérer les rendez-vous sur RDV360 (vérification des doublons, mise à jour du planning, adaptation de l'activité selon la période et les effectifs, etc.).
* Détruire les titres d'identité non réclamés.
Instruction des demandes de recensement militaire
* Instruire les demandes de recensement militaire et délivrer les attestations correspondantes.
* Informer sur la journée de défense et citoyenneté et ses conséquences (permis, inscription sur les listes électorales, etc.).
* Mettre les parapheurs de recensement à la signature de l'élu responsable.
Réception et instruction des demandes d'attestation d'accueil
* Vérifier la complétude des dossiers.
* Vérifier la capacité d'accueil des hébergeants.
* Notifier les décisions aux demandeurs.
Activités complémentaires
Accueil et informations au public
* Réceptionner et instruire les demandes de duplicatas de livrets de famille.
* Assurer la certification matérielle de signatures et copies conformes.
* Recevoir les demandes d'inscription sur la liste électorale.
* Établir les attestations de vie commune et les certificats de vie.
* Renseigner au guichet, par téléphone ou par courriel.
* Délivrer les actes d'état civil (guichet, voie postale, internet, Comedec).
* Recevoir les déclarations de naissance, reconnaissance, déclaration conjointe de changement de nom.
* Assurer l'archivage.
Rédaction des mentions et rectifications sur les actes d'état civil
* Sur instructions du procureur ou du tribunal, ou des OEC, rédiger en marge des actes les mentions de rectification, nationalité, adoption, etc.
* Rédiger en marge des actes d'état civil les mentions de décès, mariage, changement de nom, reconnaissance, etc.
* Saisir le procureur pour rectifier un acte erroné.
* Sur instruction des notaires, rédiger en marge des mentions d'acte de notoriété (succession).
Le principe de continuité du service public doit être assuré, notamment en cas de carence des agents pour des raisons médicales, ce qui se traduit par la mise en place d'un relais avec les autres agents du secteur état civil.
Liaisons fonctionnelles
En interne :
* Direction du service, direction générale, et élus.
* Communication permanente avec les collaborateurs et les services de la collectivité.
En externe
* Services métropolitains.
* Services de l'État.
* Professionnels du secteur.
* Officiers d'état civil des autres collectivités.
* Service civil du parquet du Procureur de la République.
Profils recherchés
Compétences
Techniques :
* Connaître le cadre juridique et réglementaire du domaine d'activité, maîtriser l'information générale relative à l'état civil (IGREC) et la réglementation sur le nom de famille et la filiation.
* Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique.
* Connaître le cadre juridique et réglementaire des collectivités.
* Capacité à travailler en équipe.
* Faire preuve de rigueur et d'organisation.
* Maîtriser l'outil informatique.
Relationnelles
* Faire preuve d'aisance dans la communication et les relations avec les usagers, partenaires, élus, etc.
* Faire preuve de discrétion.
* Posséder un esprit critique et synthétique.
Techniques :
* Connaître le cadre juridique et réglementaire du domaine d'activité, maîtriser l'information générale relative à l'état civil (IGREC) et la réglementation sur le nom de famille et la filiation.
* Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique.
* Connaître le cadre juridique et réglementaire des collectivités.
* Capacité à travailler en équipe.
* Faire preuve de rigueur et d'organisation.
* Maîtriser l'outil informatique.
Relationnelles
* Faire preuve d'aisance dans la communication et les relations avec les usagers, partenaires, élus, etc.
* Faire preuve de discrétion.
* Posséder un esprit critique et synthétique.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.