Sous la responsabilité du Responsable des affaires générales, la collaboratrice administrative accueil - état civil - Affaires générales assure les activités principales suivantes :

L’accueil physique et téléphonique du public :
- Gestion du standard
- Recensement militaire et rédaction de certains actes d'Etat Civil
- Gestion du registre de remise des clefs des bâtiments communaux
- Courriers "départ" des services administratifs pour la Poste
- Gestion des pannes Eclairage public
- Tenue du présentoir de la documentation offerte aux administrés ainsi que du panneau d'affichage interne
- Prise de rendez-vous pour les dossiers CNI – Passeports
- Réception des règlements de la billetterie de l'Espace Louise Labé
- Divers (attestation d’hébergement, certificat de vie, légalisation de signature…)

CNI-Passeports :
- Traitement des dossiers, remise des titres et certification numérique des titres

Etat civil :
En binôme avec l’agent en charge de l’Etat civil et en son absence :
- Délivrance des actes de l’état civil (naissance, reconnaissance, décès, mariage), demandes livret de familles, avis mention, rectification matérielle des actes de l’état civil, dossier mariage
Gestion funéraire
En binôme avec l’agent en charge de l’Etat Civil et en son absence :
- déclaration de décès
- Inhumation, exhumation et travaux cimetière
- transcription décès
- achat, vente, renouvellement de concessions

Vie associative et sportive :
- gestion du planning d’occupation des équipements communaux par les associations
- dossiers de demandes de subvention des associations
- préparation des réunions avec les associations, participation aux réunions, rédaction des comptes-rendus et diffusion)
- rédaction de courriers
- bons de commande
- Préparation des cérémonies officielles (8 mai, 18 juin, 11 novembre)

Culture :
- suivi des contrats de locations payantes ou gracieuse des salles municipales
- responsabilités des régies de recettes pour la location des salles municipales et de l’Espace Culturel Louise Labé
-Secrétariat (courriers, rédaction des comptes-rendus et diffusion…)

Développement économique/animations :
- préparation des évènements municipaux (en liaison avec les services technique, le service communication, la police municipale : fête de la musique, festivités du 13 juillet, foire-braderie en septembre, téléthon, animations festivités du 8 décembre
- préparation des réunions avec les divers partenaires (invitation, participation aux réunions, rédaction compte-rendu et diffusion)
- participation aux séances de la commission, rédaction du compte-rendu, projets de délibération le cas échéant

Sécurité :
- envoi des convocations pour la commission « sécurité »
- rédaction de courriers
- rédaction du compte-rendu de la commission à partir des notes prises par l’agent de police municipale puis diffusion

Enregistrement du courrier


Activités occasionnelles :
- Rédaction des arrêtés de débits de boissons temporaires pour les associations
-Envoi des arrêtés de police et des permissions de voirie préparés par la police municipale aux demandeurs (documents scannés puis transmis par mail).

Activités de soutien : En l’absence de la responsable de service, télétransmission des délibérations du Conseil municipal via FAST puis transmission aux responsables de pôle des délibérations visées par le contrôle de légalité, affichage de la liste de délibération.

Les missions ne sont pas exclusives. Le titulaire du poste pourra assurer des activités complémentaires pour permettre le bon fonctionnement de la collectivité ou répondre aux usagers.