MISSIONS DU POSTE :
Accueil téléphonique, physique et électronique :
• Représenter et valoriser l’image et les missions du syndicat
• Adapter sa communication aux différents publics
• Apporter un premier niveau de réponse aux interlocuteurs et transmettre le cas échéant à la personne habilitée pour la situation
• Gérer les mails entrants : consultation régulière dans la journée et assurer une réactivité de réponse
• Réceptionner, enregistrer, filtrer et adresser sans délai tous type de message au bon interlocuteur en interne
• Informer le public sur les missions et le fonctionnement
• Renseigner et orienter le public vers les services externes le cas échéant







Gestion du volet administratif :
• Rédiger de courriers officiels
• Élaboration des documents administratifs (délibérations, recrutement, contrat, arrêtés, conventions …)
• Prendre des notes durant les différentes réunions
• Rédiger les comptes-rendus ainsi que les délibérations qui en découlent
• Elaborer et mettre à jour les dossiers (du personnel, des marchés publics…)
• Organiser ces derniers de manière fonctionnelle et méthodique afin de permettre une rapidité d’exécution et une faciliter de recherche pour soi comme pour ses collègues.
• Respecter et assurer le respect du cadre réglementaire de la fonction publique territoriale
• Vérifier la validité des informations traitées
• Préparer des réunions : convocations et documents préparatoires
• Assurer l’organisation logistique des différentes réunions syndicales
• Veiller au suivi et au renouvellement des contrats en cours : conventions, assurance, locations…
• Suivre l’état des stocks et réaliser les commandes de consommables administratifs et de matériel et vêtements de travail
• Tenir un registre des courriers entrants et des courriers sortants
• Tenir un registre des différents arrêtés rédigés
• Assister la gestion administrative du service technique du Syndicat (rapports, dossiers, notes, lettres, …)
• Élaboration et gestion du suivi des demandes de subvention
• Suivre l’entretien du matériel mis à disposition : véhicules, photocopieur, ordinateurs, …

Gestion du volet RH :
• Travaille en étroite collaboration avec le directeur
• Assurer le bon déroulement de la carrière des agents (avancement, contrats, absences, visites médicales, formation…)
• Gestion des salaires et des déclarations de cotisations
• Accompagner les agents dans leur recherche de formation et dans leurs inscriptions à ces dernières.
• Préparation des entretiens professionnels (convocation, planning, documents préparatoires)
• Préparation et suivi des recrutements (création de poste, publication annonce, suivi des candidatures, convocation entretien, compte rendu…)
• Suivi des congés, des RTT, des heures supplémentaires
• Veiller au bien-être de l’équipe et informer la hiérarchie en cas de problème
• Informer les agents sur la réglementation et les guider en cas de besoin

Gestion du volet Comptabilité :
• Gestion de la comptabilité du Syndicat (traitement des factures après Visa, édition des mandats et titres, suivi et élaboration des budgets, …) en relation avec les trésoreries et CDL
• Gestion et suivi des amortissements, de la trésorerie, des emprunts, des conventions,
• Gestion de l’inventaire
• Gestion des comptes sur Hélios
• Assurer et suivre les recettes du syndicat en comptabilité et sur Hélios
RELATIONS FONCTIONNELLES
En interne :
• Sous l’autorité directe du Directeur et du Président du syndicat
• En collaboration directe avec la seconde assistante (antenne)
• Travail en équipe avec les collaborateurs au sein du SVO

En externe :
• En lien avec les services de l’état (préfecture, trésorerie, établissements de cotisations …), les services de la fonction publique (CDG70, Ingenierie70 …)

• Relation avec les usagers : entreprises, exploitants, riverains, propriétaires, associations.