Assistant(e) de Direction et en charge des Relations Institutionnelles
Offre n° O071250620001434
Publiée le 20/06/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
220 rue du km 400, Mâcon (Saône-et-Loire)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
21/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du Directeur Général des Services, tout en étant intégrée dans un Pôle Administratif et Financier de 5 agents, vous assurez des missions d’assistant(e) de Direction, de suivi des relations institutionnelles ainsi que de suivi de subventions et des contractualisations.
Missions / conditions d'exercice
En tant qu’assistant(e) de Direction (40 %) :
• Gestion de l’agenda et organisation des réunions du Directeur,
• Réception, enregistrement du courrier et des courriers électroniques de l’EPTB et suivi des réponses apportées aux demandes (y compris boite mail direction),
• Suivi des signatures,
• Enregistrement, dispatching et suivi de conventions diverses (incluant les contractualisations),
• Réception des appels téléphoniques, filtrage et transmission,
• Gestion documentaire, classement et archivage,
• Supervision du Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels et du plan d’action RGPD de l’établissement, déployé par l’ensemble du personnel,
• Logistique (bâtiment et locaux mis à disposition) : suivi des interventions sur les bâtiments, relations avec le syndic de copropriété et gestion des relations avec les prestataires ; suivi des assurances.
En tant que chargé(e) des relations institutionnelles (30 %) :
• Gestion de l’agenda et organisation des réunions du Président,
• Organisation et gestion (planning, logistique, convocations) des assemblées délibérantes (Comités syndicaux, Bureaux, …),
• Assistance au Responsable du Pôle Administratif et Financier pour la rédaction de rapports, du PowerPoint du comité syndical, en particulier sur la mise en forme,
• Rédaction des délibérations et envoi au contrôle de légalité,
• Relations avec les élus et les différents partenaires de l’EPTB,
• Suivi de dossiers, notamment institutionnels (modifications des statuts de la structure).
En tant que chargé(e) de suivi de subventions (30 %) :
• Interlocuteur(trice) financier(e) du pôle Saône, vous accompagnez le chef de pôle et les chargés de mission concernés pour l’élaboration des éléments techniques des dossiers de subventions aux différents stades de leur avancement,
• Vous assurez la gestion des subventions incluant l’élaboration et le dépôt des dossiers, la préparation des demandes d’acomptes ou de soldes,
• Vous assurez en temps réel le pilotage financier des dossiers (dépôt, notification, suivi des versements, …) et renseignez un outil de suivi financier.
• Gestion de l’agenda et organisation des réunions du Directeur,
• Réception, enregistrement du courrier et des courriers électroniques de l’EPTB et suivi des réponses apportées aux demandes (y compris boite mail direction),
• Suivi des signatures,
• Enregistrement, dispatching et suivi de conventions diverses (incluant les contractualisations),
• Réception des appels téléphoniques, filtrage et transmission,
• Gestion documentaire, classement et archivage,
• Supervision du Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels et du plan d’action RGPD de l’établissement, déployé par l’ensemble du personnel,
• Logistique (bâtiment et locaux mis à disposition) : suivi des interventions sur les bâtiments, relations avec le syndic de copropriété et gestion des relations avec les prestataires ; suivi des assurances.
En tant que chargé(e) des relations institutionnelles (30 %) :
• Gestion de l’agenda et organisation des réunions du Président,
• Organisation et gestion (planning, logistique, convocations) des assemblées délibérantes (Comités syndicaux, Bureaux, …),
• Assistance au Responsable du Pôle Administratif et Financier pour la rédaction de rapports, du PowerPoint du comité syndical, en particulier sur la mise en forme,
• Rédaction des délibérations et envoi au contrôle de légalité,
• Relations avec les élus et les différents partenaires de l’EPTB,
• Suivi de dossiers, notamment institutionnels (modifications des statuts de la structure).
En tant que chargé(e) de suivi de subventions (30 %) :
• Interlocuteur(trice) financier(e) du pôle Saône, vous accompagnez le chef de pôle et les chargés de mission concernés pour l’élaboration des éléments techniques des dossiers de subventions aux différents stades de leur avancement,
• Vous assurez la gestion des subventions incluant l’élaboration et le dépôt des dossiers, la préparation des demandes d’acomptes ou de soldes,
• Vous assurez en temps réel le pilotage financier des dossiers (dépôt, notification, suivi des versements, …) et renseignez un outil de suivi financier.
Profils recherchés
Formation : Bac de formation administrative / Bac +2 de formation administrative
(BTS secrétariat ou assistant de Direction…)
Expérience : Une expérience sur un poste similaire au sein d’une collectivité sera appréciée.
Compétences :
- Organisation, rigueur, dynamisme, curiosité, discrétion, bienveillance et autonomie,
- Qualités rédactionnelles et relationnelles,
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint),
- Connaissance du fonctionnement des collectivités.
(BTS secrétariat ou assistant de Direction…)
Expérience : Une expérience sur un poste similaire au sein d’une collectivité sera appréciée.
Compétences :
- Organisation, rigueur, dynamisme, curiosité, discrétion, bienveillance et autonomie,
- Qualités rédactionnelles et relationnelles,
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint),
- Connaissance du fonctionnement des collectivités.
Contact et modalités de candidature
Contact
0385219812
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation à adresser par voie électronique avant le 21 juillet 2025 :
Monsieur le Président de l’EPTB Saône et Doubs
220 rue du KM 400
71000 MACON
Renseignements et informations :
Victor JUSSEAU, Responsable du Pôle « Administratif et Financier »
Tél : 03-85-21-98-12
Mail : info@eptb-saone-doubs.fr
Monsieur le Président de l’EPTB Saône et Doubs
220 rue du KM 400
71000 MACON
Renseignements et informations :
Victor JUSSEAU, Responsable du Pôle « Administratif et Financier »
Tél : 03-85-21-98-12
Mail : info@eptb-saone-doubs.fr
Adresse de l'employeur
EPTB - Ets Public Territorial du Bassin Saône et Doubs
>220 rue du km 400
71000 MACON
>220 rue du km 400
71000 MACON
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.