Chargée d'accueil mairie
Offre n° O071250722002156
Publiée le 22/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rue de la Mairie, La Chapelle-de-Guinchay (Saône-et-Loire)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
15/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité directe du Directeur Général des Services (DGS), l'agent d'accueil a pour mission d'orienter et de renseigner la population sur leurs démarches administratives, assurant ainsi un service de qualité.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
Accueil de la Population : Accueillir, renseigner et orienter les administrés de manière courtoise et professionnelle, réceptionner les appels téléphoniques et les rediriger vers les services concernés, gestion de la boîte e-mail de la mairie et réponses aux sollicitations simples.
Instruire les demandes de cartes d'identité et de passeports : vérification des documents, prise de rendez-vous, saisie des informations, remise de cartes.
Secrétariat de Mairie : Traitement des demandes d'actes d'état civil (naissance, mariage, décès), réception, enregistrement et distribution du courrier, classement et archivage des documents administratifs, rédaction de courriers et documents divers, suivi des dossiers administratifs et relance des administrés en cas de pièces manquantes, enregistrement des dossiers d’urbanisme, gestion des archives communales, gestion du cimetière
Relations avec les Associations : Accueil et assistance aux associations locales : informations sur les démarches administratives, suivi des dossiers et des locations de salle , publication des manifestions en lien avec la communication.
Gestion de la location des Salles Municipales ( en binôme avec le service évènementiel) Réservation et gestion du planning des salles municipales, rédaction et suivi des conventions de location.
Missions ponctuelles ou spécifiques :
- Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public.
Accueil de la Population : Accueillir, renseigner et orienter les administrés de manière courtoise et professionnelle, réceptionner les appels téléphoniques et les rediriger vers les services concernés, gestion de la boîte e-mail de la mairie et réponses aux sollicitations simples.
Instruire les demandes de cartes d'identité et de passeports : vérification des documents, prise de rendez-vous, saisie des informations, remise de cartes.
Secrétariat de Mairie : Traitement des demandes d'actes d'état civil (naissance, mariage, décès), réception, enregistrement et distribution du courrier, classement et archivage des documents administratifs, rédaction de courriers et documents divers, suivi des dossiers administratifs et relance des administrés en cas de pièces manquantes, enregistrement des dossiers d’urbanisme, gestion des archives communales, gestion du cimetière
Relations avec les Associations : Accueil et assistance aux associations locales : informations sur les démarches administratives, suivi des dossiers et des locations de salle , publication des manifestions en lien avec la communication.
Gestion de la location des Salles Municipales ( en binôme avec le service évènementiel) Réservation et gestion du planning des salles municipales, rédaction et suivi des conventions de location.
Missions ponctuelles ou spécifiques :
- Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public.
Profils recherchés
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Connaissance des procédures administratives (cartes d'identité, état civil, gestion des salles)
Capacité à utiliser les logiciels spécifiques à la gestion municipale
Sens de l'accueil et de la communication
Capacité d'écoute et d'empathie
Rigueur et sens de l'organisation
Discrétion et respect de la confidentialité
Dynamisme et réactivité
Esprit d'équipe
Diplômes : dans le domaine du secrétariat de la gestion administrative ou équivalent
Durée hebdomadaire : 35 heures
Contraintes éventuelles liées au poste :
Travail à temps complet
Télétravail non applicable.
Connaissance des procédures administratives (cartes d'identité, état civil, gestion des salles)
Capacité à utiliser les logiciels spécifiques à la gestion municipale
Sens de l'accueil et de la communication
Capacité d'écoute et d'empathie
Rigueur et sens de l'organisation
Discrétion et respect de la confidentialité
Dynamisme et réactivité
Esprit d'équipe
Diplômes : dans le domaine du secrétariat de la gestion administrative ou équivalent
Durée hebdomadaire : 35 heures
Contraintes éventuelles liées au poste :
Travail à temps complet
Télétravail non applicable.
Contact et modalités de candidature
Contact
0385367047
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature à l'adresse suivante: dgs@lachapelledeguinchay.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.