ASSISTANT DU SECRETARIAT DES ELUS ET DU PROTOCOLE (H/F)
Offre n° O073250527000801
Publiée le 27/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de l'Hôtel de ville, Chambéry (Savoie)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
29/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la Responsable du Secrétariat des Elus et du Protocole, l'assistant.e du secrétariat des élus et du protocole porte en collaboration avec les autres membres de l'équipe, les missions destinées à faciliter l'action des élus et du cabinet du Maire. Il.elle participe directement à l'accueil physique et téléphonique. Il.elle est en charge de missions pour le protocole.
Missions / conditions d'exercice
Au titre du secrétariat du Maire et des élus :
- Gérer et suivre les agendas et les messageries des élus
- Préparer des dossiers, faire des recherches, rassembler des documents
- Organiser des déplacements
- Rédiger et mettre en forme des documents
- Contribuer à la gestion et à l'archivage des données, réaliser des recherches
- Participer à l'accueil physique et téléphonique
Au titre du service Protocole :
- Contribuer à l'activité du service par des missions de secrétariat : saisie de documents, mise à jour de tableaux de bords
- Etre en lien et faciliter l'interaction avec les services pour le suivi des réponses aux usagers ou partenaires
- Soutenir et s'impliquer dans évènements, veiller à la qualité des invitations, à la exactitudes des publipostages
- Organiser et la gérer l'archivage des dossiers
- Gérer et suivre les agendas et les messageries des élus
- Préparer des dossiers, faire des recherches, rassembler des documents
- Organiser des déplacements
- Rédiger et mettre en forme des documents
- Contribuer à la gestion et à l'archivage des données, réaliser des recherches
- Participer à l'accueil physique et téléphonique
Au titre du service Protocole :
- Contribuer à l'activité du service par des missions de secrétariat : saisie de documents, mise à jour de tableaux de bords
- Etre en lien et faciliter l'interaction avec les services pour le suivi des réponses aux usagers ou partenaires
- Soutenir et s'impliquer dans évènements, veiller à la qualité des invitations, à la exactitudes des publipostages
- Organiser et la gérer l'archivage des dossiers
Profils recherchés
Avoir des compétences rédactionnelles et relationnelles ;
Collaborer en souplesse avec les différents interlocuteurs internes et externes ;
Savoir prioriser et respecter les délais et les procédures ;
Alerter sa hiérarchie si des difficultés non résolues font obstacle à la réalisation des missions ;
Etre en capacité de rendre-compte et de partager les informations avec le cabinet ;
Etre force de propositions pour contribuer à l'amélioration du service ;
Etre en capacité de mener de front plusieurs tâches ;
Savoir gérer plusieurs canaux de communication ;
Faire preuve de rapidité, de réactivité, de courtoisie et d'empathie ;
Etablir une relation d'écoute ;
Faire preuve d'autonomie et de polyvalence ;
Etre rigoureux.se ;
Participer à la continuité du service assurée du lundi matin au vendredi après-midi par l'équipe du cabinet et du secrétariat des élus ;
Travail en binôme.
Collaborer en souplesse avec les différents interlocuteurs internes et externes ;
Savoir prioriser et respecter les délais et les procédures ;
Alerter sa hiérarchie si des difficultés non résolues font obstacle à la réalisation des missions ;
Etre en capacité de rendre-compte et de partager les informations avec le cabinet ;
Etre force de propositions pour contribuer à l'amélioration du service ;
Etre en capacité de mener de front plusieurs tâches ;
Savoir gérer plusieurs canaux de communication ;
Faire preuve de rapidité, de réactivité, de courtoisie et d'empathie ;
Etablir une relation d'écoute ;
Faire preuve d'autonomie et de polyvalence ;
Etre rigoureux.se ;
Participer à la continuité du service assurée du lundi matin au vendredi après-midi par l'équipe du cabinet et du secrétariat des élus ;
Travail en binôme.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Renseignements auprès de Karine MONTOYA au 04 79 60 23 67
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.