ADJOINT ADMINISTRATIF (h/f)
Offre n° O074250527001578
Publiée le 28/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
4 route des Eparis, Chapeiry (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + prime mensuelle (IFSE) + prime annuelle (CIA)
Descriptif de l'emploi
La commune de Chapeiry recherche, sous l'autorité de la secrétaire général de mairie et du maire, son adjoint administratif qui aura en charge l'État Civil - l'accueil du public - les affaires scolaires - le CCAS - la communication....
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES DU POSTE
* Assurer le suivi des dossiers d'État Civil
- Rédiger les actes de décès et les documents annexes, les actes de mariage, les actes de reconnaissance, la préparation des dossiers de mariage, enregistrement des avis de naissance
- Tenir à jour les actes (décès, mariage, divorce, nationalité, notoriété, PACS ....) & établir ou mettre à jour les livrets de famille
- Traiter les demandes d'actes, les demandes notariales
- Enregistrer les demandes de PACS - Changement de prénom ou nom
- Traiter les demandes de recensement citoyen - envoyer trimestriellement la liste des recensés via MAJDC
- Envoyer courrier suite à une naissance
* Assurer le suivi des dossiers liés au cimetière
- Délivrer des concessions, assurer le renouvellement, la gestion du fichier & la mise à jour des plans et des registres
- Gérer le cimetière via Berger Levrault
- Suivi des concessions
* Gérer les affaires scolaires : École - Cantine - Garderie
- Élaboration du planning de travail des agents & suivi mensuel des heures
- Vérification & suivi des dossiers d'inscription des élèves : cantine - garderie
- Établissement du planning périscolaire
- Facturation mensuelle service périscolaire, émission des titres & suivi des encaissements
- Gestion & suivi d'informations avec le fournisseur de repas
- Suivre le budget des fournitures scolaires & fournitures garderie
- Relations avec les enseignants
- Suivre le prix de revient cantine & garderie
- Gérer la convention du RPI : Établir les avenants suite aux commissions scolaires
- Suivre le décompte ATSEM
- Participer à l'élaboration du budget du service Périscolaire
* Assurer l'accueil du public physique & téléphonique
- Assurer simultanément l'accueil physique & téléphonique dans le respect des usagers
- Gérer les demandes de la population, faire des réponses adaptées
- Orienter le public vers les services compétents
- Gérer les situations de stress
- Assurer la constitution & l'enregistrement des dossiers : recensement militaire - PACS - changement prénom ou nom .......
- Assurer le suivi des demandes de location de salle
* Réaliser des tâches de secrétariat
- Préparer les éléments nécessaires pour répondre aux courriers ou proposer une réponse
- Assurer l'affichage public : arrêtés municipaux & préfectoraux - circulaires ministérielles...
- Organiser & assurer le classement papier & informatique
- Archiver les documents selon procédure
- Mettre en forme les divers actes administratifs
* Assurer le fonctionnement du CCAS
- Assurer le suivi administratif du CCAS : Suivi budgétaire - rédaction des délibérations - suivi des aides financières
* Assurer la communication
- Mise à jour du site internet & PanneauPocket
- Envoyer Chapeiry Info aux différents institutions
- Afficher les différentes actualités au tableau d'affichage
* Assurer la gestion du Centre Aéré "La Ruche"
- Établir la convention
- Assurer le lien des intervenants avec la collectivité concernant la mise à disposition des salles d'activité
- Préparer les fournitures : papier toilette - Essuie-mains
- Mettre à disposition la salle communale
- Préparer les badges
- Contrôler les liste des enfants pour subvention CCAS
- Afficher les différentes actualités au tableau d'affichage
* Assurer la gestion des badges : en binôme avec l'agent technique en charge des bâtiments
- Créer & mettre à jour les autorisations d'ouverture
- Faire signer la remise des badges
* Assurer le Plan Communal de Sauvegarde
- Convocation de la commission PCS
- Mettre à jour le PCS
CONDITIONS DE TRAVAIL & SPÉCIFITÉS LIÉES À L'EMPLOI
* Travail en bureau
* Horaires réguliers
* Disponibilité vis-à-vis des élus
* Pics d'activités liés aux échéances & aux projets de la collectivité
* Rémunération statutaire + prime mensuelle (IFSE) + prime annuelle (CIA)
* Participation employeur à la prévoyance "maintien de salaire" et à la mutuelle + actions sociales du CNAS
* Assurer le suivi des dossiers d'État Civil
- Rédiger les actes de décès et les documents annexes, les actes de mariage, les actes de reconnaissance, la préparation des dossiers de mariage, enregistrement des avis de naissance
- Tenir à jour les actes (décès, mariage, divorce, nationalité, notoriété, PACS ....) & établir ou mettre à jour les livrets de famille
- Traiter les demandes d'actes, les demandes notariales
- Enregistrer les demandes de PACS - Changement de prénom ou nom
- Traiter les demandes de recensement citoyen - envoyer trimestriellement la liste des recensés via MAJDC
- Envoyer courrier suite à une naissance
* Assurer le suivi des dossiers liés au cimetière
- Délivrer des concessions, assurer le renouvellement, la gestion du fichier & la mise à jour des plans et des registres
- Gérer le cimetière via Berger Levrault
- Suivi des concessions
* Gérer les affaires scolaires : École - Cantine - Garderie
- Élaboration du planning de travail des agents & suivi mensuel des heures
- Vérification & suivi des dossiers d'inscription des élèves : cantine - garderie
- Établissement du planning périscolaire
- Facturation mensuelle service périscolaire, émission des titres & suivi des encaissements
- Gestion & suivi d'informations avec le fournisseur de repas
- Suivre le budget des fournitures scolaires & fournitures garderie
- Relations avec les enseignants
- Suivre le prix de revient cantine & garderie
- Gérer la convention du RPI : Établir les avenants suite aux commissions scolaires
- Suivre le décompte ATSEM
- Participer à l'élaboration du budget du service Périscolaire
* Assurer l'accueil du public physique & téléphonique
- Assurer simultanément l'accueil physique & téléphonique dans le respect des usagers
- Gérer les demandes de la population, faire des réponses adaptées
- Orienter le public vers les services compétents
- Gérer les situations de stress
- Assurer la constitution & l'enregistrement des dossiers : recensement militaire - PACS - changement prénom ou nom .......
- Assurer le suivi des demandes de location de salle
* Réaliser des tâches de secrétariat
- Préparer les éléments nécessaires pour répondre aux courriers ou proposer une réponse
- Assurer l'affichage public : arrêtés municipaux & préfectoraux - circulaires ministérielles...
- Organiser & assurer le classement papier & informatique
- Archiver les documents selon procédure
- Mettre en forme les divers actes administratifs
* Assurer le fonctionnement du CCAS
- Assurer le suivi administratif du CCAS : Suivi budgétaire - rédaction des délibérations - suivi des aides financières
* Assurer la communication
- Mise à jour du site internet & PanneauPocket
- Envoyer Chapeiry Info aux différents institutions
- Afficher les différentes actualités au tableau d'affichage
* Assurer la gestion du Centre Aéré "La Ruche"
- Établir la convention
- Assurer le lien des intervenants avec la collectivité concernant la mise à disposition des salles d'activité
- Préparer les fournitures : papier toilette - Essuie-mains
- Mettre à disposition la salle communale
- Préparer les badges
- Contrôler les liste des enfants pour subvention CCAS
- Afficher les différentes actualités au tableau d'affichage
* Assurer la gestion des badges : en binôme avec l'agent technique en charge des bâtiments
- Créer & mettre à jour les autorisations d'ouverture
- Faire signer la remise des badges
* Assurer le Plan Communal de Sauvegarde
- Convocation de la commission PCS
- Mettre à jour le PCS
CONDITIONS DE TRAVAIL & SPÉCIFITÉS LIÉES À L'EMPLOI
* Travail en bureau
* Horaires réguliers
* Disponibilité vis-à-vis des élus
* Pics d'activités liés aux échéances & aux projets de la collectivité
* Rémunération statutaire + prime mensuelle (IFSE) + prime annuelle (CIA)
* Participation employeur à la prévoyance "maintien de salaire" et à la mutuelle + actions sociales du CNAS
Profils recherchés
SAVOIRS
* Connaissance du cadre réglementaire applicable au service : État civil - funéraire
* Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
* Connaissance des procédures administratives
SAVOIR-FAIRE
* Maîtrise des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs & de l'État Civil
* Maîtrise des outils bureautiques : Excel - Word....
* Connaître les logiciels métier : Berger-Levrault & E-TICKET
SAVOIR-ÊTRE
* Sens de l'organisation et des priorités
* Discrétion professionnelle
* Esprit d'équipe et qualités relationnelles
* Dynamisme, réactivité, autonomie et rigueur
* Capacité d'adaptation et de proposition
* Connaissance du cadre réglementaire applicable au service : État civil - funéraire
* Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
* Connaissance des procédures administratives
SAVOIR-FAIRE
* Maîtrise des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs & de l'État Civil
* Maîtrise des outils bureautiques : Excel - Word....
* Connaître les logiciels métier : Berger-Levrault & E-TICKET
SAVOIR-ÊTRE
* Sens de l'organisation et des priorités
* Discrétion professionnelle
* Esprit d'équipe et qualités relationnelles
* Dynamisme, réactivité, autonomie et rigueur
* Capacité d'adaptation et de proposition
Contact et modalités de candidature
Contact
0450681234
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à
M. Le Maire
4, Route des Eparis
74540 CHAPEIRY
mail : accueil@chapeiry.fr
M. Le Maire
4, Route des Eparis
74540 CHAPEIRY
mail : accueil@chapeiry.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.