secrétaire à l'accueil
Offre n° O074250716000154
Publiée le 16/07/2025
Synthèse de l'offre
EHPAD DU VAL DES USSES
Lieu de travail
515 ROUTE DU TRAM, Frangy (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
15/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps non complet,
21h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
selon expérience professionnelles et diplôme
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre de la mission de l’établissement, l'Ehpad recrute un ou une secrétaire à temps non complet à 60%.
L’agent chargé du secrétariat d’accueil assure le secrétariat de l’établissement, l’accueil physique des personnes et l’accueil téléphonique. Il gère particulièrement le suivi administratif des résidents, la facturation de l’hébergement.
Par sa fonction d’accueil, il contribue au développement de l'image de marque de l'établissement et participe à développer un état d'esprit de sécurité, de tranquillité et sérénité au quotidien pour les résidents et leurs familles.
Vous serez placé sous la responsabilité directe du responsable administratif, vous serez en lien avec les membres du service administratif, de la direction, des chefs de service, du personnel, avec les résidents, les familles, les fournisseurs, les conseils départementaux, la cpam, les intervenants extérieurs (coiffeuse, pédicure....)…
La personne chargée du secrétariat d’accueil est garante de :
• la qualité du premier contact avec l'EHPAD
• le suivi du dossier du résident pour en optimiser la gestion administrative et financière (facturation au résident - aide sociale - aide financière pour le résident - ...)
• l’établissement des factures d’hébergement et dépendance qui soient justes et conformes
• la gestion rigoureuse des informations sous sa responsabilité (courriers, documents divers, présences, listes…)
L’agent chargé du secrétariat d’accueil assure le secrétariat de l’établissement, l’accueil physique des personnes et l’accueil téléphonique. Il gère particulièrement le suivi administratif des résidents, la facturation de l’hébergement.
Par sa fonction d’accueil, il contribue au développement de l'image de marque de l'établissement et participe à développer un état d'esprit de sécurité, de tranquillité et sérénité au quotidien pour les résidents et leurs familles.
Vous serez placé sous la responsabilité directe du responsable administratif, vous serez en lien avec les membres du service administratif, de la direction, des chefs de service, du personnel, avec les résidents, les familles, les fournisseurs, les conseils départementaux, la cpam, les intervenants extérieurs (coiffeuse, pédicure....)…
La personne chargée du secrétariat d’accueil est garante de :
• la qualité du premier contact avec l'EHPAD
• le suivi du dossier du résident pour en optimiser la gestion administrative et financière (facturation au résident - aide sociale - aide financière pour le résident - ...)
• l’établissement des factures d’hébergement et dépendance qui soient justes et conformes
• la gestion rigoureuse des informations sous sa responsabilité (courriers, documents divers, présences, listes…)
Missions / conditions d'exercice
Activités :
-Accueil général / secrétariat
-Faciliter la vie quotidienne et administrative du Résident
Entrée du résident
Réaliser la facturation mensuelle des hébergés et visiteurs
-Administrer les dossiers des Résidents
-Faciliter la vie quotidienne du résident dans le maintien de son respect
-Accueil général / secrétariat
-Faciliter la vie quotidienne et administrative du Résident
Entrée du résident
Réaliser la facturation mensuelle des hébergés et visiteurs
-Administrer les dossiers des Résidents
-Faciliter la vie quotidienne du résident dans le maintien de son respect
Profils recherchés
Compétences
Savoir être
• écoute - sens relationnel - attention - amabilité -
• patience - tolérance - respect - discrétion - calme - bonne distance
• diplomatie - bienveillance - douceur - générosité humaine - empathie
• autonomie - initiative - organisation - rigueur - responsabilité
• équité - honnêteté - adaptabilité - créativité - optimisme - maitrise de soi
• solidarité - disponibilité - discernement – intuition – travail en équipe - ponctualité
• et aussi sourire et présentation correcte
Savoir faire
• écrire et s’exprimer correctement à l’oral et à l’écrit
• établir et hiérarchiser les priorités dans son travail
• chercher, enregistrer et utiliser les données nécessaires à l’action
• mettre à jour et appliquer les procédures de travail du poste
• calculer des factures dans le respect qualité/délais
• s’adapter aux changements et créer de nouveaux outils, tableaux…
• détecter et analyser les dysfonctionnements puis les solutionner ou alerter
• prendre des initiatives et être force de propositions
Savoir - Diplôme et Formation requis
• Bac – Bac+2
• Secrétariat, aptitudes rédactionnelles et orthographe
• connaissance de la législation liée à la facturation en EHPAD ; comptabilité M22
• connaissance générale de la personne âgée dépendante et des spécificités de sa prise en charge - connaissance des pathologies des résidents pour communiquer avec eux de manière adaptée
Savoir être
• écoute - sens relationnel - attention - amabilité -
• patience - tolérance - respect - discrétion - calme - bonne distance
• diplomatie - bienveillance - douceur - générosité humaine - empathie
• autonomie - initiative - organisation - rigueur - responsabilité
• équité - honnêteté - adaptabilité - créativité - optimisme - maitrise de soi
• solidarité - disponibilité - discernement – intuition – travail en équipe - ponctualité
• et aussi sourire et présentation correcte
Savoir faire
• écrire et s’exprimer correctement à l’oral et à l’écrit
• établir et hiérarchiser les priorités dans son travail
• chercher, enregistrer et utiliser les données nécessaires à l’action
• mettre à jour et appliquer les procédures de travail du poste
• calculer des factures dans le respect qualité/délais
• s’adapter aux changements et créer de nouveaux outils, tableaux…
• détecter et analyser les dysfonctionnements puis les solutionner ou alerter
• prendre des initiatives et être force de propositions
Savoir - Diplôme et Formation requis
• Bac – Bac+2
• Secrétariat, aptitudes rédactionnelles et orthographe
• connaissance de la législation liée à la facturation en EHPAD ; comptabilité M22
• connaissance générale de la personne âgée dépendante et des spécificités de sa prise en charge - connaissance des pathologies des résidents pour communiquer avec eux de manière adaptée
Contact et modalités de candidature
Contact
0450631728
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre CV et lettre de motivation à Mme PERRET Florence, responsable administratif
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.