Assistant(e) en charge de la Gestion Administrative du Personnel
Offre n° O074250716000244
Publiée le 16/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place de l'hôtel de ville - CS 20517, Thonon-les-Bains (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
15/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines, vous rejoignez une équipe engagée au cœur de la gestion RH de la collectivité. En tant qu’assistante en charge de la gestion administrative du personnel, vous jouez un rôle essentiel dans le pilotage du temps de travail, le suivi des absences, et la sécurisation des procédures administratives.
Véritable référente sur plusieurs volets RH transversaux, vous contribuez activement à la qualité du service public et à la performance sociale de la mairie. Vous travaillez en binôme avec un autre agent, garantissant une gestion fluide, rigoureuse et humaine des agents tout au long de leur parcours professionnel.
Véritable référente sur plusieurs volets RH transversaux, vous contribuez activement à la qualité du service public et à la performance sociale de la mairie. Vous travaillez en binôme avec un autre agent, garantissant une gestion fluide, rigoureuse et humaine des agents tout au long de leur parcours professionnel.
Missions / conditions d'exercice
L’Assistante en charge de la Gestion Administrative du Personnel est chargée de :
L’Accueil de la direction :
• Gestion du standard de la direction (réception et orientations des appels, prise de message)
• Accueil physique des agents et des publics
• Pré-information
Secrétariat de la direction :
• Assure le secrétariat et la gestion du courrier (saisie, transmission, classement…) de la Directrice des Ressources Humaines
• Gestion du courrier arrivée
• Départ du courrier du service DRH
• Classement des documents dans les dossiers individuels des agents
•
Volet "accidents de travail" et "maladie professionnelle" :
• Assurer le traitement et le suivi des accidents de travail et maladie professionnelle
• Remplir les différents formulaires relatifs à l’accident de service
• Constituer les dossiers pour la Commission de Réforme et assister à la réunion à Annecy
• Rédiger les arrêtés correspondants après réception des procès-verbaux
• Mettre à jour les dossiers de reprise de travail pour les agents titulaires et non titulaires en cas d’accident de travail + gestion des arrêtés suite aux accidents de travail
• Travailler en relation avec les partenaires (assureur Dexia-CPAM-Commission de Réforme-Médecins-Experts et Caisse des Dépôts).
• Assurer le suivi financier des remboursements dus par l’assureur
L’archivage des dossiers de la DRH (Correspondant archives)
• Recensement des dossiers à archiver de l’année n-1 du service
• Etablissement des bordereaux de versements, d’élimination
• Classement des bordereaux transmis
La Gestion des temps" : logiciel INCOVAR (en binôme)
• Création informatique des fiches agents
• Suivi du temps de travail et des anomalies
• Extraction de données en fonction des besoins des responsables de service
• Validation informatique des différents congés dans SEDIT ou INCOVAR
• Contrôler la gestion des congés des services décentralisés
• Formation des nouveaux utilisateurs à l’outil de gestion des temps
• Relais avec le service informatique et le prestataire en cas de difficultés avec le logiciel
La gestion des absences pour maladie :
• Les arrêts maladie : gestion des arrêts maladie du personnel et du comité médical
• Traiter les attestations salaire par net-entreprises
• Traiter les arrêts maladie suivant les procédures en vigueur
• Pour les non titulaires, attestation de salaire et reprise de travail à envoyer à la CPAM
• Renseigner et gérer les congés maternité
• Renseigner les services et les agents concernés sur les congés paternité
La gestion des absences sur autorisations : (en l’absence de l’agent chargé de ce volet)
• Calculs des droits à congés annuels et RTT
• Vérifications des droits et de l’éligibilité aux congés exceptionnels
Autonomie et responsabilités :
• Respect impératif de délai
• Garant de l’exactitude de la paie des agents par rapport aux arrêts maladie (maintien ou non du salaire). Les erreurs d'exécution peuvent avoir des incidences sur le suivi des dossiers leur validité juridique et des conséquences financières (états + arrêtés)
• Garant de l'image de la DRH et de la Mairie
• Garant des procédures administratives et statutaires en matière de gestion des accidents de travail et des maladies
• Autonomie relative dans l’organisation du travail et l’emploi du temps
Appui stratégique RH :
• Prévention de l’absentéisme
• Maintien dans l’emploi et reclassement
• Participation à la Commission préparatoire à l’emploi
Ce poste offre une dimension experte avec des responsabilités élargies :
• Référent(e) juridique du temps de travail :
Conseil, veille réglementaire, sécurisation des pratiques RH
• Référent(e) INCOVAR :
Paramétrage, accompagnement des utilisateurs, extraction de données, optimisation de l’outil
L’Accueil de la direction :
• Gestion du standard de la direction (réception et orientations des appels, prise de message)
• Accueil physique des agents et des publics
• Pré-information
Secrétariat de la direction :
• Assure le secrétariat et la gestion du courrier (saisie, transmission, classement…) de la Directrice des Ressources Humaines
• Gestion du courrier arrivée
• Départ du courrier du service DRH
• Classement des documents dans les dossiers individuels des agents
•
Volet "accidents de travail" et "maladie professionnelle" :
• Assurer le traitement et le suivi des accidents de travail et maladie professionnelle
• Remplir les différents formulaires relatifs à l’accident de service
• Constituer les dossiers pour la Commission de Réforme et assister à la réunion à Annecy
• Rédiger les arrêtés correspondants après réception des procès-verbaux
• Mettre à jour les dossiers de reprise de travail pour les agents titulaires et non titulaires en cas d’accident de travail + gestion des arrêtés suite aux accidents de travail
• Travailler en relation avec les partenaires (assureur Dexia-CPAM-Commission de Réforme-Médecins-Experts et Caisse des Dépôts).
• Assurer le suivi financier des remboursements dus par l’assureur
L’archivage des dossiers de la DRH (Correspondant archives)
• Recensement des dossiers à archiver de l’année n-1 du service
• Etablissement des bordereaux de versements, d’élimination
• Classement des bordereaux transmis
La Gestion des temps" : logiciel INCOVAR (en binôme)
• Création informatique des fiches agents
• Suivi du temps de travail et des anomalies
• Extraction de données en fonction des besoins des responsables de service
• Validation informatique des différents congés dans SEDIT ou INCOVAR
• Contrôler la gestion des congés des services décentralisés
• Formation des nouveaux utilisateurs à l’outil de gestion des temps
• Relais avec le service informatique et le prestataire en cas de difficultés avec le logiciel
La gestion des absences pour maladie :
• Les arrêts maladie : gestion des arrêts maladie du personnel et du comité médical
• Traiter les attestations salaire par net-entreprises
• Traiter les arrêts maladie suivant les procédures en vigueur
• Pour les non titulaires, attestation de salaire et reprise de travail à envoyer à la CPAM
• Renseigner et gérer les congés maternité
• Renseigner les services et les agents concernés sur les congés paternité
La gestion des absences sur autorisations : (en l’absence de l’agent chargé de ce volet)
• Calculs des droits à congés annuels et RTT
• Vérifications des droits et de l’éligibilité aux congés exceptionnels
Autonomie et responsabilités :
• Respect impératif de délai
• Garant de l’exactitude de la paie des agents par rapport aux arrêts maladie (maintien ou non du salaire). Les erreurs d'exécution peuvent avoir des incidences sur le suivi des dossiers leur validité juridique et des conséquences financières (états + arrêtés)
• Garant de l'image de la DRH et de la Mairie
• Garant des procédures administratives et statutaires en matière de gestion des accidents de travail et des maladies
• Autonomie relative dans l’organisation du travail et l’emploi du temps
Appui stratégique RH :
• Prévention de l’absentéisme
• Maintien dans l’emploi et reclassement
• Participation à la Commission préparatoire à l’emploi
Ce poste offre une dimension experte avec des responsabilités élargies :
• Référent(e) juridique du temps de travail :
Conseil, veille réglementaire, sécurisation des pratiques RH
• Référent(e) INCOVAR :
Paramétrage, accompagnement des utilisateurs, extraction de données, optimisation de l’outil
Profils recherchés
• Expérience en gestion RH avec connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des règles statutaires et du droit social.
• Connaître les règles légales et les procédures applicables en matière de maladie (droit de sécurité sociale).
• Maîtriser les logiciels SEDIT et INCOVAR pour les absences, la maladie et arrêts de travail.
• Maîtriser la bureautique, Word, Excel.
• Savoir rechercher l’information et l’utiliser.
• Savoir faire un reporting régulier sur les difficultés rencontrées en proposant des solutions.
• Maîtriser les techniques de communication : être à l’écoute et savoir orienter et renseigner l’agent.
• Pratiquer les techniques de secrétariat ; règles de base en orthographe et grammaire
• Appétence pour le paramétrage d’outils et la veille réglementaire
• Connaître les règles légales et les procédures applicables en matière de maladie (droit de sécurité sociale).
• Maîtriser les logiciels SEDIT et INCOVAR pour les absences, la maladie et arrêts de travail.
• Maîtriser la bureautique, Word, Excel.
• Savoir rechercher l’information et l’utiliser.
• Savoir faire un reporting régulier sur les difficultés rencontrées en proposant des solutions.
• Maîtriser les techniques de communication : être à l’écoute et savoir orienter et renseigner l’agent.
• Pratiquer les techniques de secrétariat ; règles de base en orthographe et grammaire
• Appétence pour le paramétrage d’outils et la veille réglementaire
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
cv+ lettre de recrutement
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.