Assistant / Assistante Direction des Mobilités
Offre n° O074250731001840
Publiée le 31/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
8 membres :
- 5 Communautés de Communes
- 3 Communautés d’agglomération
47 agents au 1er juillet 2025
- 5 Communautés de Communes
- 3 Communautés d’agglomération
47 agents au 1er juillet 2025
Site web de l'employeur
Lieu de travail
15 Avenue Emile Zola, Annemasse (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
30/08/2025
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. B
Rédacteur
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre d’un congé de maternité, remplacement pour une durée d’1 an
1. Appui à la préparation budgétaire, suivi et clôture en lien avec les chargés de missions / chefs de projets : accompagnement de l’élaboration des différents budgets et des demandes modificatives en cas d’évolution (lien avec le service finances pour les DM, BP, BS, APCP) de manière coordonnée entre les différents responsables de crédits. Suivi en continu des crédits dépensés/engagés.
2. Suivi financier quotidien : contrôle, gestion des bons de commandes et paiement des factures, suivi du volet financier des marchés/conventions/ contrats de concession. Compilation des données financières et saisie de la prospective (PPI).
3. Suivi administratif : gestion de l’agenda institutionnel (coordination des agendas de la direction, des élus, des services), suivi et gestion de la boite mail générique de la direction (lecture, réorientation, tri et traitement des courriels). Réception du courrier entrant et ventilation auprès des services, pour les courriers sortants mise en signature des documents et enregistrement sur le tableau de suivi. Participation aux réunions des services, et en cas de nécessité sous l’accord du responsable concerné : aide à la prise de notes, formalisation du relevé de décision puis rédaction d’un compte-rendu si nécessaire. Elaboration et suivi des dossiers de demande de subvention et des délibérations.
4. Amélioration des processus : propositions visant à améliorer le fonctionnement des services, à simplifier le processus de saisie budgétaire et à améliorer la capitalisation des informations des projets sous forme synthétique. Aide à la structuration de l’arborescence de l’archivage numérique. Constitution et gestion de bases de données.
5. Représentation de la collectivité : Accueil physique et téléphonique de la direction en coordination avec l’autre assistante de la direction. Participation administrative et logistique aux éventuels événements
1. Appui à la préparation budgétaire, suivi et clôture en lien avec les chargés de missions / chefs de projets : accompagnement de l’élaboration des différents budgets et des demandes modificatives en cas d’évolution (lien avec le service finances pour les DM, BP, BS, APCP) de manière coordonnée entre les différents responsables de crédits. Suivi en continu des crédits dépensés/engagés.
2. Suivi financier quotidien : contrôle, gestion des bons de commandes et paiement des factures, suivi du volet financier des marchés/conventions/ contrats de concession. Compilation des données financières et saisie de la prospective (PPI).
3. Suivi administratif : gestion de l’agenda institutionnel (coordination des agendas de la direction, des élus, des services), suivi et gestion de la boite mail générique de la direction (lecture, réorientation, tri et traitement des courriels). Réception du courrier entrant et ventilation auprès des services, pour les courriers sortants mise en signature des documents et enregistrement sur le tableau de suivi. Participation aux réunions des services, et en cas de nécessité sous l’accord du responsable concerné : aide à la prise de notes, formalisation du relevé de décision puis rédaction d’un compte-rendu si nécessaire. Elaboration et suivi des dossiers de demande de subvention et des délibérations.
4. Amélioration des processus : propositions visant à améliorer le fonctionnement des services, à simplifier le processus de saisie budgétaire et à améliorer la capitalisation des informations des projets sous forme synthétique. Aide à la structuration de l’arborescence de l’archivage numérique. Constitution et gestion de bases de données.
5. Représentation de la collectivité : Accueil physique et téléphonique de la direction en coordination avec l’autre assistante de la direction. Participation administrative et logistique aux éventuels événements
Missions / conditions d'exercice
Dans le domaine de la gestion administrative :
o procédures (conventions, délibérations, concession de service public, marché, avenant, conventions…)
o secrétariat et assistance (organisation de réunion, de planning, rédaction de compte rendu, notes…)
Dans le domaine de la gestion financière et budgétaire : suivi de bilan d’opération, logiciel compta, nomenclature M57
Maîtrise des outils informatiques bureautiques et des outils liés au suivi financier et budgétaire
o procédures (conventions, délibérations, concession de service public, marché, avenant, conventions…)
o secrétariat et assistance (organisation de réunion, de planning, rédaction de compte rendu, notes…)
Dans le domaine de la gestion financière et budgétaire : suivi de bilan d’opération, logiciel compta, nomenclature M57
Maîtrise des outils informatiques bureautiques et des outils liés au suivi financier et budgétaire
Profils recherchés
Aptitudes à une forte autonomie au niveau financier et du suivi administratif des contrats et marchés
Capacité à apporter méthode et rigueur dans l’exécution et le suivi des tâches
Aptitudes rédactionnelles
Capacité d’autonomie dans la définition des priorités et dans la gestion des tâches et capacité à rendre compte
Aptitudes et à la prise d’initiative, au respect des délais
Capacité à faire preuve de polyvalence et d’adaptabilité (partenaires, planning), notamment en raison du partage du poste entre plusieurs services/responsables
Capacité de travail en autonomie mais également en équipe
Capacité à apporter du dynamisme dans le cadre d’un travail d’équipe ou partenarial
Aptitudes relationnelles
Capacité à apporter méthode et rigueur dans l’exécution et le suivi des tâches
Aptitudes rédactionnelles
Capacité d’autonomie dans la définition des priorités et dans la gestion des tâches et capacité à rendre compte
Aptitudes et à la prise d’initiative, au respect des délais
Capacité à faire preuve de polyvalence et d’adaptabilité (partenaires, planning), notamment en raison du partage du poste entre plusieurs services/responsables
Capacité de travail en autonomie mais également en équipe
Capacité à apporter du dynamisme dans le cadre d’un travail d’équipe ou partenarial
Aptitudes relationnelles
Contact et modalités de candidature
Contact
0450045405
Informations complémentaires
La candidature est à adresser à Monsieur Christian DUPESSEY, Président du Pôle métropolitain.
Un abonnement d’autopartage CITIZ, prise en charge de 75% de l’abonnement transports collectifs, remboursement des déplacements professionnels effectués en transports publics
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.