Gestionnaire état civil
Offre n° O074250902001128
Publiée le 02/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
A la fois rurale et urbaine, Vétraz-Monthoux est une Commune dynamique de plus de 10 000 habitants - 140 agents.
Avec une forte évolution démographique, elle fait partie intégrante de la communauté d'Agglomération d'Annemasse, composée de 12 communes à la frontière Suisse. Vétraz-Monthoux n'en a pas moins préservé d'importantes zones naturelles et agricoles qui comptent aujourd'hui pour plus d'un tiers de son territoire.
Avec une forte évolution démographique, elle fait partie intégrante de la communauté d'Agglomération d'Annemasse, composée de 12 communes à la frontière Suisse. Vétraz-Monthoux n'en a pas moins préservé d'importantes zones naturelles et agricoles qui comptent aujourd'hui pour plus d'un tiers de son territoire.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
2 Chemin des Erables, Vétraz-Monthoux (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la responsable du service population , l'agent d'accueil et d'Etat civil est référent pour les actes et procédures relatives à l’état civil . Il assure également le suivi des dossiers relatifs à l’état civil et aux affaires générales.
Missions / conditions d'exercice
Affaires générales : Accueil du public et réception téléphonique :
o Saisie des attestations de domicile et d’accueil aux étrangers
o Certificat de Vie
o Copie d’actes, copie certifiées conformes
o Légalisation de signatures
o Instruction des demandes de CNI et Passeports, Remise de titres
État Civil :
Naissance : Réception des actes sur la commune, transcription des actes pour les naissances hors communes
Reconnaissance : Réception des demandeurs, établissement immédiat des actes
Baptême civil : Accueil des demandeurs, constitution du dossier et contrôle des documents, rédaction de l’acte.
Mariage : Réception des demandeurs, Conception et contrôle du dossier, établissement des publications et des avis de non-opposition pour les mariages extérieurs, préparation des entretiens préalables pour les mariages, établissement des actes et tous documents annexes
Décès : Rédaction de l’acte, établissement des bulletins et actes de décès correspondant, rédaction des actes suite à réception des transcriptions si décès hors commune
o Rédaction des tables annuelles,
o Rédaction des tables décennales,
o Transmission trimestrielle des fiches de décès,
o Gestion de toutes les mentions marginales et rectifications sur les différents registres
o Contrôle de tous les dossiers d’état civil de l’année pour leur transmission au Procureur,
o Suivi de la reliure des actes d’état civil
o Transmission des bulletins à l’INSEE
PACS :
o Enregistrement des demandes de Pacs
o Gestion du suivi (modification, dissolution)
Changement de nom et de prénom :
o Gestion et suivi des demandes
Affaires militaires :
o Saisie des inscriptions et des attestations
o Etablissement, envoi et suivi du listing trimestriel et au centre de Varces.
Elections :
o En collaboration avec le service élections, prendre les inscriptions sur les listes électorales et participer aux élections (assurer le suivi administratif d’un bureau de vote, procéder au dépouillement et établir le PV).
Cimetière :
o Réception des personnes
o Gestion des documents pour acquisition et renouvellement des concessions et caveaux lors d’un décès
o Saisie des attestations de domicile et d’accueil aux étrangers
o Certificat de Vie
o Copie d’actes, copie certifiées conformes
o Légalisation de signatures
o Instruction des demandes de CNI et Passeports, Remise de titres
État Civil :
Naissance : Réception des actes sur la commune, transcription des actes pour les naissances hors communes
Reconnaissance : Réception des demandeurs, établissement immédiat des actes
Baptême civil : Accueil des demandeurs, constitution du dossier et contrôle des documents, rédaction de l’acte.
Mariage : Réception des demandeurs, Conception et contrôle du dossier, établissement des publications et des avis de non-opposition pour les mariages extérieurs, préparation des entretiens préalables pour les mariages, établissement des actes et tous documents annexes
Décès : Rédaction de l’acte, établissement des bulletins et actes de décès correspondant, rédaction des actes suite à réception des transcriptions si décès hors commune
o Rédaction des tables annuelles,
o Rédaction des tables décennales,
o Transmission trimestrielle des fiches de décès,
o Gestion de toutes les mentions marginales et rectifications sur les différents registres
o Contrôle de tous les dossiers d’état civil de l’année pour leur transmission au Procureur,
o Suivi de la reliure des actes d’état civil
o Transmission des bulletins à l’INSEE
PACS :
o Enregistrement des demandes de Pacs
o Gestion du suivi (modification, dissolution)
Changement de nom et de prénom :
o Gestion et suivi des demandes
Affaires militaires :
o Saisie des inscriptions et des attestations
o Etablissement, envoi et suivi du listing trimestriel et au centre de Varces.
Elections :
o En collaboration avec le service élections, prendre les inscriptions sur les listes électorales et participer aux élections (assurer le suivi administratif d’un bureau de vote, procéder au dépouillement et établir le PV).
Cimetière :
o Réception des personnes
o Gestion des documents pour acquisition et renouvellement des concessions et caveaux lors d’un décès
Profils recherchés
Connaissances :
• Maîtrise des logiciels bureautiques
• Connaissance de la réglementation en matière d’état-civil et de droit électoral
• Connaissance de l’organisation générale des services de l’administration
Savoir faire technique :
• Expérience souhaitée dans des fonctions similaires,
• Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
• Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
Capacités et savoir être :
• Sens de l’organisation, des responsabilités, du devoir de réserve.
• Qualités relationnelles,
• Polyvalence, rigueur, autonomie, esprit d’équipe et d’initiative,
• Neutralité et objectivité face aux situations - confidentialité
• Maîtrise des logiciels bureautiques
• Connaissance de la réglementation en matière d’état-civil et de droit électoral
• Connaissance de l’organisation générale des services de l’administration
Savoir faire technique :
• Expérience souhaitée dans des fonctions similaires,
• Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
• Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
Capacités et savoir être :
• Sens de l’organisation, des responsabilités, du devoir de réserve.
• Qualités relationnelles,
• Polyvalence, rigueur, autonomie, esprit d’équipe et d’initiative,
• Neutralité et objectivité face aux situations - confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
0450499496
Informations complémentaires
Rémunération Statutaire + 13ème mois + régime indemnitaire/CIA + chèques déjeuner 7€ + CNAS + Prise en charge cotisation maintien de salaire
Travail sur 36 heures hebdomadaires possible sur 4 jours avec 20 jours de congés + 6 jours de RTT
Candidature avec lettre de motivation INDISPENSABLE à adresser à
Monsieur le Maire – 2 chemin des Erables
74100 VETRAZ-MONTHOUX
rh@vetrazmonthoux.fr
Renseignements auprès du Service des Ressources Humaines – 04.50.49.94.96
Travail sur 36 heures hebdomadaires possible sur 4 jours avec 20 jours de congés + 6 jours de RTT
Candidature avec lettre de motivation INDISPENSABLE à adresser à
Monsieur le Maire – 2 chemin des Erables
74100 VETRAZ-MONTHOUX
rh@vetrazmonthoux.fr
Renseignements auprès du Service des Ressources Humaines – 04.50.49.94.96
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.